知って損はない、丁寧なビジネスメールの書き方とは

今は手紙やハガキなどではなく、メールを使うことが多いと思います。便利ですし、わざわざ郵便局に行く必要もありません。自分の字に自信がない人も助かりますよね。

しかし、一歩間違うと、とてもそっけない印象を残してしまうことにもなりかねません。会話はスムーズなのに、メールの文章は読みにくい、なんて人はいませんか。

だらだらと長い文章では、何が言いたいのか分からなかったり、短すぎると愛想がないと言われたり、メールの文章は意外と気をつかうものなのです。

では、分かりやすいメールとは何なのでしょう。まずは、読み手の立場になって考えてみることが大切です。

相手が仕事で忙しい時もあるはずですよね。メールで徹底すべきは「見やすさ」にあります。開けば画面いっぱいに出てきますから、見にくかったら読む気が失せてしまいます。

ということで、１つの文章には、１つの内容だけ書くようにしましょう。そして、段落のあとは１行開けて、見やすくすることもポイントです。

加えて、１文はだいたい３０字程度が目安です。必要のない修飾語や接続詞などは除いて、簡潔にすることが重要だと言えます。無駄に長い１文は、結果的にメールの内容を分かりにくくさせてしまいますので。

また、用件は最初の段階で書いておきましょう。読み手に、これが何のメールであるのかということが伝わります。仕事か、招待か、謝罪か分かることによって、相手も返事を優先すべきかどうか判断できるのです。

用件の内容については、次の段落に箇条書きにしてまとめれば、目にも見やすいですね。相手の理解も早いでしょう。

そういえば、文章の中で、あいまいな表現を使うこともＮＧです。特にメールでは問題が生じるもとになりかねません。日付や時間などは、はっきりと書いておきましょう。

「早めにご連絡ください」よりは「○日の×時までに」と加えたほうが、分かりやすくて的確です。読み手もスケジュールを管理しやすいことでしょう。

以上のことに気をつけるだけで、内容も伝わりやすく、読みやすい文章ができるのではないでしょうか。

さらにメールでよく使う慣用句について。社内では許されても、社外といった立場の違う、もしくは目上の人に対しての場合、失礼にあたることがあります。

「了解しました」は通用しません。「承知しました」、「かしこまりました」と相手に不快感を与えないように気をつけることが、最も大事です。

直接会ってやりとりをしているわけではありません。相手の表情が分からない限りは、ネガティブな発言はやめましょう。「なにそれ」と反感を買わないようにしてください。

「できません」と言い切るのではなく、「難しい状況です」などと言い方を変えます。メールは一度送ってしまうと、取り返しがつきませんからね。

「取り急ぎ」という言葉も、使わないほうが賢明です。おおざっぱですし、あわてている様子も浮かびます。自分だけが忙しいわけではありませんよね。

結びの言葉は、丁寧な印象を与えるものです。「お問い合わせください」や「追伸」などで相手の体調を気づかうなどの、まめな気配りを欠かさないようにしましょう。

メールは簡単です。だからこそ気配りが必要なのです。出先から携帯電話でパソコン宛てに送る時なども「携帯電話のため、短文で失礼します」といった配慮があれば、誠実さが伝わると思いませんか。

自分の信用問題にもなりかねません。忙しくても、相手への気づかいを忘れないメールを心がけてくださいね。