お客様の会社に訪問するときの目安が「５分前」である理由 - “働く”をもっと楽しく！仕事応援型ウェブマガジンJOBLY [ジョブリー]

お客様の会社に訪問するとき、時間を気にして尋ねていますか？遅刻はもってのほかです。１分であろうと、遅れる場合はかならずお客様に連絡をいれましょう。

今回は、遅刻ではなく、その逆で早く着いてしまったとき。早く着く分には問題ないだろうと思っていませんか。お客様にとってみたら、早く着くことだって迷惑なのです。

約束した時間に合わせて準備しているのですから。早く着きすぎてしまったからといって、そのままお客様の会社に訪問するのは止めましょう。

お客様のところへはあまり訪問しませんでした

筆者が会社員だったころは、あまりお客様の会社に訪問したことはありませんでした。ごくたまに、営業さんと一緒に打ち合わせに訪問することもありましたが、営業さんがもともと車で移動する会社でしたので、道路の込み状況によっては時間通りにつかないこともありました。

約束の時間よりも遅れそうな場合は、お客様に一報をいれ、お詫びしていました。しかし、思ったよりも道路が空いていて、早く着きすぎてしまったとき…

そんなこともたまにはありました。みなさまだったらこんなとき、どうしますか。

筆者たちはお客様の会社の近くの駐車場で、打ち合わせる内容を確認したり、お客様に渡す資料の整理をしたりしていました。そして、少し車の中で時間を潰してから、最適な時間である５分前につくようにしていました。５分前であれば、早すぎることもなく、お客様も準備をし始めるタイミングです。

なぜそれよりも前については迷惑なのか…。それは、お客様を出迎える側になればわかることです。もし、あなたのお客様が約束の時間よりも１５分も前に来社されたら、どう思いますか。

打ち合わせに必要な資料の準備をしている最中だったら…

他の来客の対応をしている最中だったら…

約束の時間よりも早くついたことに対して驚いてしまい、今している仕事を焦って終わらせようとしませんか。待たせてはいけないと、落ち着かなくなったりしませんか。あなたがもし、早くついてしまったら、お客様もそういう状態になってしまうのです。慌てて出迎えてもらっても、嬉しくないですよね。

そんな理由から、どうしても早くつきすぎてしまうこともあるでしょう。近くに時間を潰せるような場所がなければ困ったものです。会社の入り口で待っていても、不審者に間違えられてしまうかもしれません。

お客様の会社の周りに、時間を潰せるような場所がなければ、仕方がありません。１０分程度だったら、訪問してしまいましょう。そのときは、必ず一言お詫びをしましょう。「早くつきすぎてしまい、申し訳ございません」と言うだけで、相手の印象はだいぶ変わります。

公共の交通機関や道路状況などは何が起こるかわかりません。遅刻するのはもってのほかですが、それでも万が一のために早く会社をでてしまうと、お客様の会社に思った以上に早くついてしまうこともあります。

多少早くついたとしても、時間を潰せるような工夫をしましょう。書類の整理や打ち合わせる内容の確認などをしておき、いざお客様との打ち合わせが始まったときに、もたつかないようしっかり準備して臨みましょう。