読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる
  • RSS

仕事の基本はメモにあり!正しいメモの取り方7つの心得

仕事の基本はメモにあり!正しいメモの取り方7つの心得

メモを取ることは仕事の基本とよく言われています。確かにメモを取れば、大切なことを忘れない、覚えるべき内容を後で何度も読み返し再確認出来るなどのメリットがあります。

ですが意外と、正しくメモを取れている人は少ないものです。そこで、本日は正しくメモの取り方を7つお伝えします。早速、今から実践してメモを上手に使いこなし、仕事をよりスムーズに進めて行きましょう。

1冊1テーマ1ページを守る

使うメモ帳は「1冊だけに絞り」、「1つのテーマや案件につき1ページを使って」メモを取りましょう。

まず、「使うメモ帳を一冊に絞る」のはとても単純な理由です。複数メモ帳を持っていると、紛失する可能性も高くなります。また、内容ごとにメモ帳が分散してしまう為に、後で読み直す時に非常に手間になるからです、

一冊に絞れば、紛失することも無く、メモを取ってある場所が一つにまとまっているので内容が散らばる心配もありません。

次に、「1つのテーマや案件につき1ページを使う」のは、複数のメモ内容が1ページの中に混ざりゴチャゴチャになるのを避ける為です。内容が混ざってしまうと後で読み直した時に混乱してしまいます。

また、読み間違えたり、読み忘れる危険もあります。それではメモを取った意味がなくなってしまうので、必ず「1つのテーマや案件につき1ページを使う」ことを守りましょう。

要点を絞ってメモを取る

話の内容やスケジュールを一言一句全てメモに取る必要はありません。要点となるキーワードを含めた、短い文章で取るようにしましょう。

例えば、「10日に出席者へ配布するプレゼン資料を用意する」というスケジュールをメモしたいと考えています。この場合、「10日にプレゼン」「配布資料を用意」といった取り方になります。

「10日」「プレゼン」「配布資料」だけのようにキーワードだけを書いてしまうと、後で見返した時に意味が分からなくなります。その為、必ずキーワードを含めた短い文章にすることが大切です。

また、メモを取る内容を要点だけに絞ることで、筆記のスピードは上がります。筆記のスピードが上がると話の最中でも、話のスピードに合わせスラスラとメモが取れます。

これにより、話のスピードが速くて「メモを取るのが追い付かない」という事態が無くなります。

5W3Hを明確してメモする

情報が濃く正確で、後で読み直しても一瞬で内容が把握出来るメモを取る為に、必須のポイントがあります。それは文「5W3H」を明確にしてメモを取るということです。

「5W3H」とは下記の項目になります。 What(何を) When(いつ) Where(どこで) Who(誰が)、(誰と) Why(なぜ)

How(どのように) How Much(いくら) How Many(いくつ)

これらをメモする内容と照らし合わせながら、臨機応変に変化させてメモを取っていきましょう。どれか一つでも書き漏れると、一気にメモした内容が分かりにくくなります。

書くべき項目が多いので、慣れていないと大変かもしれません。しかし、後の事を考えれば、必ず書かなければならない項目です。普段から「5W3H」を意識してメモを取っていれば、自然に習慣化してクセになります。

クセになれば無意識のうちに、「5W3H」に当てはまるメモが取れるようになるので、それまではとにかく繰り返したくさん書いていきましょう。

文字を見やすく工夫して書く

メモを取る時には、見やすくなるように「キレイな文字で書く」「色分けをする」「文字の大きさを変える」などの工夫を凝らしましょう。

メモを取るのであれば、後で読み直した時に、書いた内容がきちんと把握出来なければ意味がありません。

しかし、大抵は走り書きで文字が汚くなり、「何て書いてあるのか分からない」という状態になることが多いです。加えて、黒色だけのように単色で文字を書いていると、余計に何が何だか分からなくなります。

分からない状態を解決する為に、冒頭でお伝えした、「キレイな文字で書く」「色分けをする」「文字の大きさを変える」といったことが必要になります。

最低限、自分が読める範囲のキレイな文字で書く努力をして下さい。色分けは、例えば通常は黒色、緊急の内容は赤色、疑問点は青色という形式にすると、一目で書いた内容の選別がしやすくなります。

文字の大きさは、色分けと関連して緊急は大きな文字で、その他は普通の大きさで書くなど、メリハリをつけることで視認性を高めてくれます。

ここで述べたのはあくまで一例なので、自分なりに工夫を凝らして、見やすい文字を書いていきましょう。

間違えずに正確にメモを取る

メモには、固有名詞(地名・人名など)や数字(日、金額、時間など)を必ず忘れずに書きましょう。なぜなら、内容に具体性と正確性が増すからです。

例として、「早急に成果報告をする」というメモであれば、「早急」の部分を「○月○日○時」として、「誰に」が抜けているので「課長」「部長」というように人名を加えましょう。

ここで、注意しなければならないポイントがあります。メモを取る時は急いで文字を書く時が多いので、固有名詞や数字を間違えて書いたり、聞き違えて書いてしまう場合もあります。

固有名詞や数字を間違えて書くと具体性が無くなり、何のことを書いたメモか分からなくなります。さらに、人名や金額・納期・時間を間違えて書いていることになるので、最悪は大きなトラブルに発展することにもつながります。

時にはビジュアルを利用する

メモ帳を文字の羅列だけで埋め尽くしてしまうと、内容が伝わりにくくなり、結局何の為に書いたメモか分からなくなる時があります。

そのようなことを避ける為に、イラスト・写真・グラフ・記号などのビジュアルをメモに加えましょう。

ビジュアルを加える事で、内容が分かり易く整理され、メモ帳の視認性が非常に良くなります。後で見返した時にも、当時の状況をすぐに思い出せるきっかけにもなります。

また、話の流れや全体像は、文字で書くだけでは理解しきれない場合が多いです。そのような場合にも、ビジュアルを利用して自分なりに内容を可視化すれば、より深く理解することが出来ます。

あえて余白を作る

言われたことだけ、聞いたことだけを書くのがメモではありません。あえてページに余白を作り、自分の疑問、発言、感じたこと、アイディアなども書き加えましょう。

疑問を書けば、空き時間にいくらでも質問が出来ます。発言を書けば、こちらの発言と相手の意見を同時に把握出来るので、メモを書いた当時の状況が分かり易くなります。

自分なりの解釈で感じたことを書けば、メモした内容に対してより理解が深まり ます。アイディアを書き溜めておけば、そのまま提案することも、書き溜めたアイディアをきっかけに新しいアイディアを生み出すことも可能です。

上記のこと全ては将来、自身を成長させる為に役立つことばかりです。メモは単に、物事を忘れない為に言葉を書くだけのツールではありません。使い方次第では、あなたに有益な強い味方になってくれるツールなのです。