ストレスを減らし、効率化する仕事術！ここで差を付ける！

私の仕事術といっても、たいした仕事も出来ないごくごく普通のサラリーマンでしたが、少しばかりの経験を述べさせていただきたいと思います。

一般に、普通の事務職の方や、営業職の方、技術者の方も机でパソコンに向かって仕事を行ってるケースが大部分でしょう。毎日押し寄せるメール、会議、打ち合わせ、定型の業務、電話対応などで下手をすると、あっという間に仕事が溜まってしまうことも在るかもしれません。

メールの処理対策

一つ目は、最も厄介なメールの処理でしょう。ドンドン押し寄せてくる仕事、会議や打ち合わせのなかでメールの対応をされているはずです。

これらをストレスなく、と言ってもストレスがなくなることなどありませんが、できるだけストレスをためない方法、対策をこれから述べてみたいと思います。

まず、メールが来たらすぐ読むような習慣をつけることです。その為には、メールが来たらポップアップするようにメーラーで設定をする必要があります。そしてすぐ読むことです。

もちろんその時点で、返信ができれば返信します。返信ができなければとりあえずストックしておきます。重要なメールであれば、フラグなどをつけておくべきでしょう。

緊急度、重要度が高いメールなら、「いついつまでに回答する」といった内容の返事を一旦しておきます。これを行うことで、相手はまず「メールを読んでくれた」という安心感を持ちます。

これがないと、相手は本当に読んでくれたのかどうなのか心配になり電話をしてくるかもしれませんし、近くなら、机の席まで確認しに来るかもしれません。読んでいない、読んだが後回しにされている、無視された等と勘ぐるかもしれません。

もちろんメールをすぐ見るということは、今やっている仕事を一旦中断することになります。これは意外に習慣をつければ、特別つらい事ではありません。

まずはすぐ読む習慣づけすることでしょう。私も､過去に面倒なメールはほとんど後で、まとめ読みしておりました。ところが、メールをしてきた相手から、「この件なんだけどどうする」等と直接言われるのです。

つまりこちらは、メールを読んでいないので、相手と話が合うはずがなく、何となく取り残された感じを受けたものです。

後で、まとめ読みするタイプの人とは全く話が通じないことになります。まして緊急のメールの時などはそうでしょう。意外と数多いメールでも、よく見ると、単なる目を通すだけで済むメールも多いものです。

所謂､参考メールです。ですのでそれ以降、私はメールが来たらすぐ読むということを習慣にしています。

二つ目の仕事術ですが、基本的には、メール同様すぐやるということに尽きるでしょう。これは先程、述べた様にストレスが減ります。

普通なら、「今忙しいから後でやるよ」ということはよくありますが、習慣づけてすぐやるように行動することが、良いでしょう。

例えば、自分の仕事が忙しい時でも、同僚から何か頼まれたら、有無を言わずすぐやることです。この場合、勿論仕事の中身にもよりますが。

三つ目の仕事術ですが、メモをこまめに取ることです。

普通みなさんは、手帳などを使ってメモを取る方が多いのかと思います。私も、当初手帳をいろいろ試しました。特にいろいろ枠のある記入箇所が決まっているシステム手帳などを試しましたが、枠内に入れると言うことが煩わしく止めてしまいました。しかも高額です。

最後にたどり着いたのが、ノートと言うことになりました。私の場合は、手帳など小さすぎて使っておりません。スケジュール管理は別にしていますので。従って普通のA４サイズのノートを使うことにしてます。

本当ならノートが一杯になると、また新しいものが、必要になります。過去に書いた事を、探しづらいこともありますがこれは手帳でも同じでしょう。

やはり、手書きのメモにこだわっています。中には、パソコンでテキスト形式で打ち込む人もいるかと思いますが、それはテキストが羅列されるだけで、イラストや、相互関連図がなかなか書けないということがあります。なので私はいつも、ボールペンとノートは必須携帯品となります。

四つ目は、会議や打ち合わせ対策です。基本的に会議などに出席しなければならない時でも、私は会議や打ち合わせはできるだけ参加しなくても済むような努力をしています。

つまり参加する必要があってもなくてもいいのならまず参加しない方をとります。いずれ議事録などが回ってくるはずですからそれを見れば、概要は把握出来ます。従って、会議の主催もできるだけ避けるようにしています。

仮に主催しなければならない場合、会議時間は１時間程度に抑えるようにします。そのためには、少し事前準備が必要ですが。

会議終了後の議事録等は、清書したことはありません。可能な限りホワイトボードのコピーか、ｐｄｆ化してメールで送るかです。場合によっては、ホワイトボードの写真を撮ってその画像を送ることもあります。

以上要点を纏めると、

メールは着信したらすぐ読む。

依頼されたちょっとした仕事はすぐやる。

メモは、手帳よりノート。

会議、打ち合わせは最低回数、最低時間にする。