• RSS

新入社員必見!電話応対マナーで仕事がデキる度アピール

新入社員としての最初の仕事は「電話応対」の場合が多いですよね。まだ会社の事をよく知らないのに、大切な取引先からの電話に出るのはとても不安。受話器の向こうの人からすると、あなたも立派な社員です。

でも、しっかりマナーを覚えて応対すると先輩社員はあなたの事をいち早く覚えてくれ、自分の仕事に集中できるので今後の仕事に協力してくれるかも。失敗しても新入社員と呼ばれる期間なら、まだ許してくれます。どんどん電話をとる為のポイントをまとめました。

1.電話に出る準備

新入社員に直接用があり、電話をしてくる相手はいません。着任当初はもっぱら「取り次ぎ」の電話となります。取り次ぐのにモタモタしていると、電話の相手に失礼になりますのでスムーズに取り次ぎたいもの。

座席表や内線電話一覧があるはずですから、必ず「顔」と「名前」「役職」などを覚えておきましょう。会社のビジネスフォンの転送方法も覚えておきましょう。転送方法が分からず、操作によっては最悪電話が切れてしまう可能性があるからです。できれば1~2度テストしておくと心強いですね。

2.ビジネスで「もしもし」「さん付け」は厳禁

普段使っている「もしもし・・・」はビジネスでは使えません。電話に出る時は「お電話ありがとうございます。●●(会社名)△△(自分の名前)が承ります。」と明るい声でとりましょう。

既存の取引先であれば「いつもお世話になっております。」新規の取引先ならば「ご連絡頂きありがとうございます。」と付け加えましょう。

また、社外の人から電話を受けた時は「▲▲さん」などの「さん付け」も厳禁です。「▲▲ですね」と先輩でも苗字を呼び捨てにしましょう。たとえ社長宛ての電話でも「社長の▲▲」と呼ぶ様にしましょう。

3.わからない時はいい加減な返事をしない

電話をかけてくる人は、あなたが「新入社員」とは思っていません。簡単な質問なら答えられる、と思って質問をしてくる場合があります。

自信を持って答えられれば問題ありませんが、少しでも不安な際は答えない様にしましょう。「担当の▲▲から折り返しご連絡を差し上げます。」と言って先輩に取り次ぎましょう。

4.いつも手元にメモを!復唱も忘れずに

取り次ぐ相手が不在の時、用件をメモしておく必要があります。メモする内容は「日時」「相手先」「おおまかな用件」「電話番号」をメモしておきます。そして必ず電話の相手に内容を復唱する様に心がけましょう。

復唱をせず、自分が聞えた音だけでメモを残すと全く違った内容だった場合があり、トラブルの元になる可能性があります。また、メモは見やすくして取り次ぐ先輩に渡しましょう。

会社によっては用件を社内ポータルサイトなどに入力する事がありますが、内容は変わりありません。

5.電話を切るタイミングは相手が切ってから

電話をかけてきた相手より先に電話を切る事はやめましょう。なぜならば、相手が電話を切る際に他の用件を思いつく場合があります。必ず「ツーツー」という切断トーンを確認してから受話器を置きましょう。

ちなみに電話に出るタイミングは1コール~3コール以内を心掛けましょう。

電話応対は立派な会社の代表としてのお仕事です。丁寧な電話応対は会社の信頼を厚くし、先輩社員のサポートになります。あなた自身も入社した会社の仕事を少しづつ覚える事ができます。「今度の新入社員はなかなかいいね」と言われたいですね。