スマフォとパソコン、仕事で絶対に共有しておきたいマストアイテム

仕事の効率化を語る上で「時間の節約」は最大のテーマであると私は思います。

では「時間の節約」をするための手段とは？と考えた時に、一番手っ取り早いのは「場所を問わずに仕事ができること」ではないでしょうか？

特に外出先における上司の命令や取引先からの依頼などで、一旦会社に戻らなければならない状況に陥ることは大きなロスになります。特に定時以降にそれが発令されてしまうと、残業を強いられることになり心身ともにダメージを受けるケースも少なくありません。

ここで活躍するのがスマートフォン（スマフォ）。会社のパソコンとスマフォで情報を共有しておくことが「場所を問わずに仕事をする」ための、ひとつの解決策になるのです。

そこで今回は、スマフォとパソコンで共有させておきたいマストアイテムを２つご紹介したいと思います。

１）メール

当たり前過ぎるとも言えますが、最低限これは共有させておきたいですね。会社アドレスに受信したメールを携帯電話アドレスに転送するサービスを利用される方も多いですが、できれば転送でなくて共有する方がベターです。

会社のメールサーバの仕様にもよりますが、大抵はクラウド系のメールサービス（例えばGoogle）で利用可能です。実際には「転送」スタイルをとっているのですが、携帯電話アドレスへの転送との大きな違いは、 これらのサービスを利用することで転送されてきたアドレス（恐らくあなたのプライベートアドレス）を晒すことなく、そのメールに返信できるということです。

もちろんメールの履歴も残せますので、アポイントメールを確認することも可能ですし、電話帳に入れていない相手の連絡先を受信したメールの署名で確認することもできます。

さらには、携帯キャリアで提供されるメールアドレスへの転送だと添付ファイルが重いものだと受信できません。送信した側も送信エラーがメッセージされてしまい、本来のメールアドレスには受信されているのに転送できなかったことでエラーが表示されることで送信相手に要らぬ心配を与えることにもなります。

ガラケーの場合はやむを得ないですが、スマフォを既にご利用の方は是非「共有」スタイルに変更してみてはいかがでしょうか？

２）直近で利用している書類

営業系、企画系の職種の方は、取引先に対するプレゼンテーションやプロモーションでは企画書やセールスシートといった「書類」で使って行っていると思います。

そうすると「あの時の書類、メールしてくれます？」といった急な依頼が飛び込んでくることが良くあります。依頼された書類をメールするには会社に戻るしかない、そのために予定変更したり残業したりするのはあまり効率が良いとは言えないでしょう。

こういった場合に備えて、直近3カ月程度のご自分が利用している書類は、すべてPDFにしてクラウドサービスの共有サーバに上げておくと便利です。できればファイルはPDF形式にして格納しておきましょう。ファイルの出し入れの負荷が軽くなるとともに、改ざんのリスクを避けることができるからです。

共有サーバを会社側で契約しているケースもありますが、そうでなければGoogleやDropboxといった無料サービス、またマイクロソフトやアップルでもＯＳと連動したサービスを利用すれば共有させることが可能です。

最後に「場所を問わずに仕事をする」という趣旨とは異なりますが、スマフォとパソコンで共有させておきたいものとして「スケジュール」があります。

スケジュールはスマフォで管理している、っていう方も多いと思いますが、ただパソコンと共有しているか？というとまだ少ない方もいるかもしれません。また「手帳」を使うという方もまだまだ多いと思います。

パソコンでスケジュールを管理することの最大のメリットはスケジュールを入力するのに便利だからです。これは文字入力のことだけではありません。

最大のメリットは訪問先の住所をネットで検索して、その住所や情報などをマウスひとつで貼り付けることができることでしょう。手帳では書く手間がかかりますし、スマフォだとマルチタスクだメニューコマンドだとかで苦手に思う方も多いはず、パソコンで記入してスマフォで閲覧するスタイル方が断然効率的なのは間違いありません。

既に会社側で共有型のスケジューラーを導入しているところも多いと思いますが、そうでない場合はGoogle等の共有型のスケジューラーを利用することをお薦めします。スマフォにプリインストールされているアプリにはパソコンと共有できないものもあるのでご注意下さい。

なおお勤めされている会社のルールによっては情報の共有化を禁止しているケースもあります。その場合は今回ご紹介したものは利用することはできませんのであらかじめご承知おき下さい。