会社で使う最新ソフトウェアの便利機能が持つ落とし穴！【署名編】

もはやオフィスに一人一台のパソコンは当たり前の時代となり、スケジュールや部内連絡などの事務作業もパソコンとソフトウェアを使って管理されるようになりました。

世の中には仕事につかえるソフトウェアがたくさん出回っており、それらは便利な機能を最初から備えています。

特にパソコンやソフトについての詳しい知識がなくても、また説明書とにらめっこしながら難しい設定をしなくても、ソフトウェアをインストールしただけでそれらの便利機能を利用することが出来ます。

しかし、それらの機能には、簡単に使えるようになったからこそ見落としてしまうようなデメリットや問題が潜んでいることもあります。今回は「署名」にまつわる落とし穴のお話です。

事例……この記事を書いたのは誰？

Ａ社の営業事業部では、情報共有と連絡のため、社内掲示板を利用しています。ある日掲示板にこのような投稿がされていました。

「全社教育未受講者に通達／教育受講期日は今月中です。期日内に教育の受講が終わらない人は、今週中に連絡をください／営業一課　川辺」

今月は地方出張で教育の受講が出来ない山田さんは、これを見て川辺さんのところへ行きました。

山田「川辺さん、掲示板に上げていた教育の件ですが」

川辺「何のこと？　私はそんな記事は上げていないけど」

山田「えっ。受講が終わらない人は連絡をくださいって……（パソコンを操作）ほら、これです」

川辺「本当だ。でも、この記事を投稿したのは私ではないよ」

山田「それなら誰が」

川辺「うーん」

自動でされる署名にご注意

情報共有のため、グループウェアや社内wiki、社内掲示板などを利用している会社・部署は非常に多いと思います。そういうソフトウェアは、自分のパソコンからソフトを立ち上げると、パソコンの認証機能と連動して、自動でユーザの認証をしてくれます。そのため、利用者はソフトを使うたびにユーザＩＤやパスワードを入力する手間が省け、簡単にソフトを利用することが出来て非常に便利です。

そのようなソフトには、書きこみを行った場合、認証しているユーザＩＤから自動的に署名を付与してくれる機能がついています。つまり、掲示板に投稿する場合、わざわざ手入力で署名をしなくても、自動的に投稿に署名がくっついて表示されるのです。とても便利ですね。

しかし、それをただ漠然と利用していると、冒頭の事例のような問題が起きてしまいます。例えば「個人ＩＤではなく、部内共通のＩＤでログインする場合」は、署名が「営業一課」などの共通のものになってしまい、個人が特定できません。

また「別の人のパソコンやＩＤでログインしている場合」は、実際に記入している人が竹内さんでも、川辺さんのパソコンを借りて書き込みをしたなら署名は「営業一課　川辺」になってしまい、竹内さんが書いたことはわからなくなってしまいます。

いつも自分で署名をしていればそういうミスは起きませんが、ソフトが勝手に署名をしてくれるとなると、署名欄を気にする習慣がなくなってしまい、結果書いた人と署名がずれていることにも気が付かなくなってしまうのです。

問題を防ぐために心がけたいこと

自動的に付与される署名が実際に記事を投稿した人と異なってしまう問題を防ぐには、大きく二つの手段があります。

まずは、「必ず自分のＩＤでログインする」こと。個人に対し一台のパソコンが支給されている場合は基本的には自分のＩＤでログインする習慣になっていると思いますが、途中から他人の端末を引き継いだり、部署に共用のパソコンしかなかったりするような環境だと、自分のＩＤではないＩＤでログインしていることがあります。ソフトウェアは当然「ログインしているＩＤで署名をする」わけですから、ソフトを使うときは必ず自分のＩＤで使う用にしましょう。

次に、「ソフトの署名を信用せず、記事に直接署名をする」こと。せっかくついている機能を使わないのはもったいないような気もしますが、「連絡してください」のような重要な記事だけでもよいので、読んだ人が困らないように本文の最後に記載者の名前を署名する習慣をつけましょう。

記名が面倒くさいというのであれば、せめてソフトウェアによって付与された署名が確実に自分の名前であるかどうかチェックすること。時間にして一分もかからないくらいのちょっとした作業ですし、それで困る人が少なくなるのであればもうけものです。

いかがでしたでしょうか。便利なソフトウェアも使い方を間違ってしまえば混乱の元です。楽をするために導入したソフトウェアに振り回されないよう、気を付けてどうにかなることはまめに気を付けていきたいですね。