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【コレで完璧!】仕事中のミスを徹底的に防ぐ7つの方法

仕事のミス・リカバリー方法

【コレで完璧!】仕事中のミスを徹底的に防ぐ7つの方法

仕事をしていれば誰にでもミスは起こります。あなたも必ず1度は経験があるのではないでしょうか?

ミスをしてしまうと大きなトラブルの原因になったり、同僚達へ多大な迷惑を掛けてしまったりと当たり前ながら良い事なんて1つもありませんよね。ミスが続くと自信喪失してしまい仕事が手につかなくなってしまいます。

「ミスをしたら改善をすれば良い」なんて言葉を言う人もいますが、結局はミスを未然に防止するのが一番です。本日は仕事中のミスを徹底的に防ぐ方法を7つに分けてお伝えします。

実践すれば必ず効果が方法なので、この記事を読んだらすぐに試してみて下さい。

集中すればミスは起こらない

ミスを防ぐ為には、「どれだけ目の前の仕事だけに集中出来るか」という点が重要になります。

気が散ってしまっては意識が他に向いている為、当然の事ながらミスが起こり仕事自体のクオリティも下がってしまいます。では、どうすれば目の前の仕事だけに集中出来るようになるのか?それはたった2つの方法を取るだけです。

1つ目は電話・メールをしない事です。長電話やメールの送受信は仕事を中断させ集中力を分散させます。1つの仕事に取り組む前に電話・メールは済ませておき、仕事完了後に再び再開するという流れにしましょう。

2つ目は整理整頓です。デスクの上や周辺が汚いと視線が様々な方向に向いてしまい気が散ります。さらに、必要な資料や道具を探す事にも気を取られて集中力が乱れます。

常に整理整頓を心掛ければ余計なモノは視界に入らず、必要なモノだけを捉える事が出来るので自然と目の前の仕事だけに集中する事が出来ます。

慣れはミスの原因

一番ミスが多発するのは経験を積み仕事に慣れてきたころです。慣れてきた事によって手順を省略する、確認を怠る、集中しなくなるなどの油断が生じてきます。

その油断がミスを誘発し大きな損害へと繋がるきっかけとなってしまうのです。 なので「初心を忘れるべからず」という言葉があるように、どんなに経験を積み慣れた仕事でも初めて仕事を覚えた時の様に常に緊張感を持って臨んで下さい。

「手順に誤りや抜けが無いか?」「本当にチェック漏れは無いか?」と丁寧に1つ1つの項目を潰していけばミスが起こる事はありません。慣れる事は大変良い事です。ただ慣れた仕事こそ気を引き締めて取り組む意識を強く持ちましょう。

どんな事もメモを取る

記憶に頼らず、どんな事でもメモとして残す習慣を身に付ける事がミスを防ぐ為に非常に有効な手段です。どんなに自分は記憶力が良いと思っていても意外と記憶出来ていない事の方が多いからです。

仕事の進捗、アポのスケジュール、指示された内容、疑問点、ミスした事、成功した事など些細な事でもメモに書き残しましょう。そうする事で記憶違いや忘れてしまった事によるミスを防ぐ事が出来ます。

ポイントは適当にメモをしておくのではなく後で見返した時に内容が正確に分かるようにメモをしておく事です。また、指示を出す際にも口頭ではなく紙に指示内容を書き出して相手に渡しましょう。

紙に内容が書いてあれば「言った・言わない」というトラブルや指示の聞き間違えによるミスを防ぐ事が出来ます。

重要な仕事ほどダブルチェック

仕事内容にミスがないか1人でチェックしてはいませんか?残念ながらそれではミスを防げません。1人でチェックしていてはミスを見落としてしまう事もあるからです。

そうならない為に必ず2人でダブルチェックを行って下さい。1人が見落としてしまったミスをもう1人が発見してくれるので、ミス徹底的に防ぐ事が出来ます。

時間的には1人でチェックする時よりも多く必要になります。しかしミスによって重大なトラブルや会社に損害を与えてしまう事を考慮すれば、ダブルチェックの時間は必ず取るべき必要な時間です。

理想は全ての仕事にダブルチェックをする事ですが、勤務時間にも限界があるので中々そうも言っていられません。

そこで「ミスが許されない重要度の高い仕事のみダブルチェックを導入し、その他の仕事は導入しない」方法を取れば、時間が圧迫される事が無く効率的に仕事を消化していく事が出来ます。

マニュアルを順守

1つの仕事に対して明確な手順を示したマニュアルを作成し、その手順を順守する事でミスを防ぐ事が出来ます。

人はそれぞれ仕事に対して独自の考えや進め方に違いがあります。その違いが仕事の内容にバラつきを出しミスの原因になります。なので違いを無くし、統一を図る為にマニュアルに沿って仕事を進めて行く事は必須になります。

細かく状況を想定した具体的で正しい手順のマニュアルがあれば、いつ誰がその仕事をやっても結果は同じでミスが出ません。チェック項目もマニュアルに記載すれば、その通りにチェックしていくだけなので見落としもありません。

あらゆる情報を共有する

あらゆる情報を職場の全員がいつも共有している状態であればミスを防ぐ事は容易です。

誰がドコで何をしているのか?○案件の進捗状況は?準備は完了しているか?などを全員が把握し密に連絡を取り合う事で、どんなに仕事が増え複雑化しても伝達ミス、確認漏れ、余計な誤解で生じるトラブルは無くなります。

特に重要なのはミス・失敗事例を共有する事です。過去のミス・失敗事例を共有し原因を把握していれば、同じ様なミス・失敗を自分が繰り返す事はありません。

さらに、他の人の仕事に対しても事前にミス・失敗を予測し指摘が出来るようになるので職場全体の生産性向上につながります。

ミスは休息を取れば無くなる

もし、あなたが「休息を取らない事が熱心や真面目の象徴」と考えているのであれば非常に危険です。休息を取る事はミスを無くす為に絶対に必要な行為であり、休憩を取らない事で逆にミスが増え生産性が落ちます。

精神的・肉体的に疲労が蓄積すると気持ちにゆとりが無くなったり、判断力の低下を招き100%の確率でミスが起こります。そして疲労が回復しない限りミスは続きます。

長時間の残業も疲労を蓄積させ、集中力を失わせミスを誘発する原因です。しっかりと休息を取っていれば、疲労は緩和され精神的・肉体的に充実した状態になれます。

そしてモチベーション、集中力、判断力などを高く維持したまま仕事に臨めるのでミスは必然的に無くなります。なので仕事中は適度な休憩を挟む、休日が取れるスケジューリング、残業を無くす為の進捗管理を意識し行動しましょう。