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残業とはさようなら!仕事の効率がアップする5つのコツ

残業とはさようなら!仕事の効率がアップする5つのコツ

あなたは溜め息とともに「はぁ、また残業だよ」と連日グチをこぼしてはいませんか?実はちょっとしたコツを掴めば定時に帰る事なんて簡単なんです。

定時に帰る事が出来れば、今まで失ってしまっていた以下のような「自分にプラスに働く時間」がたくさん増えます。

  • 恋人と楽しいアフター6を過ごす。
  • 早く帰って趣味に没頭する。
  • 習い事や資格の勉強をしてスキルアップに励む。

他にもあなたがずっと我慢していた、経験出来なかった事などありますよね?

それらを実現させるためこの記事では、あなたに「残業地獄から抜け出し毎日が定時退社」を当たり前にする仕事の効率がアップする5つコツをお伝えします。

非効率と汚いデスクは大親友

汚いデスクでは仕事の効率化には全くつながりません。散乱した筆記用具、いつのものか分からない書類の束、引き出しにはお菓子の数々…。

乱雑なデスクでは本当に使いたい物を使いたい時にスグ取り出すことは出来ません。例えば、何がドコにあるか分からない状態なので必要な書類を探すのに3分掛かってしまったとします。一度だけなら許せる範囲です。

しかし、それが10回続いたらどうでしょう?3分×10回=30分も探すだけの作業で時間を無駄に浪費してしまいます。これでは定時に帰るのは夢のまた夢です。

常に整理整頓を心掛け何がドコにあるのか分かる状態にしている事で無駄な時間の浪費を無くし、その分必要な事に当たれる時間が増えれば効率良く仕事を終わらせる事が出来ます。

また、キレイなデスクを維持する事はモノを失くしてしまうリスクが無くなる、気が散る事が無くなり集中力がアップするといった心理的な効果もあります。

期限が重要

人は期限がないとダラダラと非効率な行動を続けてしまう生き物。「あれ?もうこんな時間だ、また定時に帰れないよ」と、あなたは口から自然とこんな言葉が出てしまった経験はありませんか?

その理由は期限を設けていなかった事にあります。なので、今後は「資料作成10分以内」、「打ち合わせは30分以内で終了」、「取引先から帰社まで1時間以内」など全ての仕事に対して期限を設ける事を意識して下さい。

期限を設ける事でその間、集中して密度を濃く効率的に仕事に取り組む事が出来ます。例えば、「19:00」に友人と食事に行くから「18:00」には退社したい。と期限を設定します。

だから17:30までに○○を30分で終わらせて、17:00までに○○を1時間で終わらせる。というようにゴールを決めて過程を逆算していくと期限を設ける事が簡単に出来るようになります。

一点集中

もしあなたが、効率化のためと考えて多くの仕事を同時進行で行っているのであれば今すぐに止めてください。なぜなら、人は一度に複数の事を行うと集中力が分散され作業のクオリティが下がるからです。

中途半端、ミスとやり直しが多い、納期に間に合わないなどの問題を発生させてしまい逆に非効率な結果となってしまいます。

そうして自身や周囲に迷惑をかけてしまい残業を増やしてしまう負のスパイラルに陥ってしまうのです。ただ、優秀なあなたは同時に何件もの仕事を頼まれてしまうのではないでしょうか?

その場合は「A案件に30分取り組む、終わらなくてもB案件に1時間取り組み、再びA案件に戻る」という流れを繰り返して下さい。

いつも1つ1つの案件だけに時間を使うという事を徹底すれば効率的に仕事を片付けられます。

消去法のススメ

今、必要のない仕事を容赦なく消してください。そうする事で本当に今やるべき仕事が自然と浮かび上がってくるので、効率的に仕事を終わらせる事が出来ます。

たくさん仕事を頼まれてくると「今何が必要で何が必要ではないのか?」が分からなくなってきます。なので一度、現在抱えている仕事を全て書き出してください。

そして上から順番に優先順位を付けていき、優先順位の高いものだけを今日片付けてしまえば良いのです。優先順位の低いものは空き時間に終わらせるか翌日に残すという事になります。

しかし、本当に必要な仕事が終わっていれば同僚や職場に迷惑をかける事も、担当する仕事全体の進捗に影響が出る事も無いので問題ありません。この方法にはもう一つのメリットがあります。

頭の中で考えていた事を実際に書き出す作業をする事は、全体の仕事と詳細が把握し易くなり忘れていた事を思い出す効果があります。

「重要ではないと勘違いしていたことが重要だった」、「実は納期が差し迫っている仕事があった」などのミスや抜けを防止出来る方法でもあります。

昼寝が定時退社へのポイント

昼休みには必ず睡眠を取る事が大切です。人は午後になると午前中の仕事の疲れや、生理的なサイクルからどうしても眠くなってしまいます。

なので、昼寝をする事で集中力と疲労を回復させ作業効率アップへとつなげる事が出来ます。最近では昼寝を推奨している企業もあるくらいです。

では効果的な昼寝の方法とは? ①10分~30分がベストな睡眠時間 10分程度の昼寝でも十分に効果的を望むことが出来ます。個人差があるので長く寝たい場合は30分を限度にしてください。

30分以上の睡眠は深く寝入ってしまい、起きられない・起床後も眠気が続く・体に疲れが溜まり逆効果などの影響が発生します。なので長くても30分以内を目安に。

②習慣化が大切 昼寝の理想のタイミングは昼食後。出来れば毎日同じ時間に寝る習慣をつけてください。習慣にする事でより早く効果的な集中力と疲労の回復が見込めます。

③カフェインでスッキリな目覚め コーヒーなどに含まれるカフェインには覚醒効果と呼ばれる作用があります。 これはカフェインを摂ってから20~30分後に効き始めるので、昼寝の前にコーヒーを飲む事でスッキリ気持ちの良い目覚めをもたらしてくれます。

冴えた頭で午後の仕事を一気に片付けてしまいましょう。

④リラックス出来る環境が快眠の秘訣 あなたがリラックス出来る環境であれば昼寝する場所はどこでも構いません。 出来れば仮眠室で昼寝する事が理想ですが、備え付けの職場は多くありません。椅子、デスクの上はもちろん、トイレや待合室だって構いません。

リラックス出来る環境で眠ることで睡眠の効果をアップさせる事が出来ます。通販などで手に入るお昼寝グッズを組み合わせるとさらに効果的です。

未来の自分を想像して下さい

3分間だけ目を閉じて想像してみて下さい。同僚が必死の形相で残業する中、あなただけは仕事をテキパキと片付け定時にタイムカードをシュッと切り帰宅する姿を。 そしてあなた自身のプライベートな時間を謳歌する日常を。5つのコツを実践し仕事の効率をアップさせる事でそんな日常を手に入れる事も夢ではありません。 今までの「残業が当たり前」から「定時退社が当たり前」のこれからへ向け、今日から5つのコツをあなたの毎日に取り入れて下さい。