【新社会人マナー講座】ゼッタイおさえておきたい！ビジネス電話編

社会人の仲間入りを果たし、新しい生活に張り切ったり、緊張したりと、それぞれ十人十色の毎日を送っていることでしょう。

今回は、【新社会人マナー講座】の電話編です。ビジネスマナーの中でも、電話に関するものは苦手な人も多いもの。緊張して頭が真っ白になってしまうなんて人もいるのではないでしょうか？

そんなふうに電話口で緊張してしまっても、電話マナーの基礎がしっかり頭に入っていれば大丈夫！ここだけは押さえておきたい、電話マナーの基礎をご紹介していきましょう。

まずは、かかってきた電話に出たときから。

相手の名前は確実に聞く

電話をとったのはいいけれど相手の名前が聞き取れなかった…。よくあることです。でも、相手がどこの誰なのか分からないまま社内の人に取り次ぐわけにはいきません。必ず確認し直しましょう。

慌てずに「○○社の△△様ですね？」と聞き返したり、もう一度名乗ってもらったりしましょう。「恐れ入りますが、もう一度お願いできますでしょうか？」などと言えば大丈夫。

復唱の癖をつける

重要なことは必ず復唱して確認する癖をつけましょう。伝言を頼まれた場合などには復唱は必須です。とくに、相手の社名・所属・名前・電話番号や用件などは必ず復唱して、間違いのないようにメモしておきましょう。

かけた方から切る

電話は、かけたほうが先に切るのがマナーです。相手からの電話であれば、相手が切るのを待ちましょう。こちらからかけたのであれば、こちらが切らなければ相手も切れないことになってしまします。

また、切るときの受話器の置き方にも注意。「ガチャン」と相手に聞こえるようではマナー違反です。受話器を置く前に指でボタンを押して通話を切ってしまうのもひとつの手ですね。

保留は１分以内に

相手からの電話を保留にするときは、１分以内にとどめましょう。待たせるほうは気にならなくても、待つほうにとっては１分はとても長く感じられるもの。

さらに時間がかかりそうであれば、「確認しまして折り返しご連絡をさせていただきます」と伝え、相手の名前・電話番号を確認して一旦切りましょう。また、１分以内に電話に出られたときには、「お待たせいたしました」を忘れずに。

次に、あなたが電話をかけたとき。

名乗るときにはハッキリと

相手が出たら、まずは「○○社の××と申します」と名乗り、「いつもお世話になっております」と添えます。これは社会人の決まり文句です。このとき、自分の社名と名前は、とくにハッキリ言うように心がけましょう。慣れないうちはボソボソ言ってしまいがちですが、自信を持って名乗りましょう。

担当者に取り次いでもらうとき

自分の社名と名前を名乗ったら、担当者に取り次いでもらいますね。このとき気をつけたいのが、「△△様はいらっしゃいますか？」ではなく、「△△様をお願いできますでしょうか？」と伝えること。より丁寧で印象が良くなります。相手が「お待ちくださいませ」と言ったら、「ありがとうございます」「お願い致します」も忘れずに。

伝言は手短に

担当者が不在などで、電話口の相手に伝言を頼むときには「○○の件です」など、手短かにまとめましょう。長くなると相手を煩わせるだけでなく、伝わりづらくなります。

用件を伝えたら、念のためにもう一度自分の社名・所属・名前をつげます。電話を切る前に、用件を受けてくれた人の名前を「おそれいりますが、お名前をお聞かせねがえませんか？」と確認しておきましょう。

電話のやりとりでは、顔が見えない分、マナーが大切になってきます。マナーの基礎をしっかり身につけて、爽やかな電話応対を！