忙しくてなかなか捕まらない人と確実に連絡・報告をする４つの方法
あなたが誰かに用事がある時、その人がその辺をうろうろしていてくれればとても話は簡単です。その人の所へ行き、用事を口頭で伝えれば済むのですから。しかし、残念ながらそのようなことはあまり多くないと言わざるを得ません。
大抵の場合、あなたが用のある人はあなたのそばにはおらず、あなたは何らかの媒体を使ってその人に「伝言を残す」必要があります。では、どのような媒体を使って伝言を残せば、用のある人に確実に用件を伝えることが出来るのでしょうか？
オフィスでよく利用される４種類の媒体について、それぞれの利点と欠点を述べながら、どういったタイプの人への伝言に有効なのか考えてみましょう。
１．メモ用紙・ふせん
オフィスでもっともよく使われる伝言ツールがメモ用紙あるいはふせんではないでしょうか。特に電話がかかってきたときに取り次ぎ相手が不在だと「電話メモ」に氏名や時間、用件を書いて相手の机に置いておくというのは、どこのオフィスでも見られる光景ではないでしょうか。
メモ用紙やふせんのいいところは、机の上に紙が置いてあるため、戻ってきたら確実にその存在に気づいてもらえるという点です。また伝言の内容が短いため、一読して用件が伝わるという利点もあります。一方で、置いておいたメモが飛ばされてしまったり、他の書類に紛れてしまったり、ゴミと間違えられて捨てられる危険もあります。
特に相手が長時間離席しているとその傾向は高まります。トイレ休憩や煙草休憩のように、短時間の離席である場合はとても有効です。出張や会議など長時間の離席の場合は、無くなってしまう危険を防止するため、他の媒体を選んだほうが良いでしょう。
２．人づて
用件のある人と同じチームの人や、同じ会議に出席する予定がある人などに伝言を頼むのが有効である場合があります。他の３つの手段は、伝言を残したものがあるところに人が見に来るのを待つ必要がありますが、この手段を利用すると、人のいるところに伝言（を持つ人）が行くという違いがあります。
伝言を頼んだ人にも伝言の内容が伝わるため、物忘れの激しい人や責任を取りたがらない人（つまり、ちゃんと連絡したにもかかわらず「聞いていない」と言いがちな人）に対して、確実に伝えたという証人を得ることが出来ます。
一方で、伝言をお願いした人が伝えるのを忘れてしまうこともありますし、関係者以外に漏らしてはいけない情報を伝えてもらうことはできません。伝言をお願いした人を100％信じ切るのは仕事の上では危険なことですので、他の手段との併用が望ましいでしょう。
３．メッセ・メール
メールなどの媒体を使って伝言内容を送信するやり方です。CC（同報メール）の機能を用いて第三者にも同時に通知することが出来るため、連絡をしたという証拠を物理的に残すことが出来ます。この手段の一番の利点は、なんといっても文章が残ることでしょう。
伝言の内容を後から読み返すことが出来ますし、メモや口頭では伝えにくいような細かい内容も確実に伝えることが出来ます。一方で、メールを相手が読んだかどうかがわからないことも多いです（LINEのように開封すれば「既読」マークがつくアプリもありますが、開封しただけなのか中身まできちんと読んだのかまではわかりません）。
また、差出人名を見て「この人からのメールなら後でいいか」とスルーされることもあります。メールを送った後で、直接確認できる機会を設けたほうがいいでしょう。
４．ホワイトボード・掲示板
プロジェクト用の掲示板やホワイトボードが設置されているオフィスもあるかもしれません。そのような環境で、多くの人に同時に同じ内容を周知したい場合には、せっかくあるホワイトボードを活用しましょう。大勢のメンバーに一度に用件を伝えることが出来ますし、必要な間は書いて（掲示して）おいて、不要になったらすぐに消す（外す）ことも出来ます。
一方でスペースが限られており、必要な情報がどれなのかわからなくなってしまったり、見てほしい人が見ていないことがあったりすることもあります。ホワイトボードを使う場合は、「プロジェクトの重要な連絡事項はホワイトボードに書きます」ということを伝え、何かあったらホワイトボードの内容を確認するということを習慣づける必要があります。
また、メッセージを更新した人は「ホワイトボードを見てください」と呼びかけることも大切です。毎日出社時にホワイトボードを確認するという習慣がメンバー全員に根付けば、これほど確実で楽な手段はありません。
いかがでしたでしょうか。伝言というととにかく手近なメモを使いがちですが、シチュエーションや相手の状況に合わせて適切な手段を選択すれば、それだけ伝言が確実に伝わるようになります。連絡漏れによるトラブルを少しでも防げるよう、最適な手段を選んでください。
