知らない間にやってない？ビジネスメールのＮＧ・非常識５つ - “働く”をもっと楽しく！仕事応援型ウェブマガジンJOBLY [ジョブリー]

メールを一本も送らない・受け取らない日はほぼ無いと言っていいだろう。それほどメールはビジネスの中に浸透している。

しかし、誰もが使っているからといって、皆が洗練されたメールを書けている訳ではない。見落とされがちな、細かいＮＧ、落とし穴をチェックしてみよう。

名乗り・署名無しはＮＧ

冒頭で名乗っているだろうか？もちろんアドレスを見れば差出人は分かるはず。しかし、見えない相手と文字だけでコミュニケーションをとるのだから、まず自分が何者なのかはっきり伝える必要がある。

署名は、名刺と同様の働きをする。メールの内容について電話で問い合わせたいと考えた顧客が、署名を見てすぐに電話番号が分かれば、ビジネスチャンスにつながるかもしれない。それだけに、誤記に充分注意して正確な情報を記載しておこう。

「取り急ぎ」を簡単に使っていないだろうか？文字通り、急いでいるので丁寧な返事が書けない、という意味だが、度重なると「丁寧な返信を書くほどの価値が無い」というメッセージともなり不快な印象を与えかねない。気心の知れた上司や同僚以外には使わない方が安全だろう。

ただし「取り急ぎ」が効果を発揮する場面もある。親しい取引先で、急ぎの案件だが、早急に答えが出せない、というのであれば、メールの受領とできるだけ早く回答する旨を知らせ「取り急ぎ」で締めて送れば、相手は安心するだろう。

宛名に敬称をつけるのは当然だが、使い方は間違っていないだろうか？「御中」は団体や組織宛に送る場合に使う。担当者個人に宛てるのなら、肩書き部分の団体名、組織名には敬称は不要だ。個人名には「様」をつけるのが一般的だろう。「殿」はあて先が目下である場合、もしくは事務的・公的な文書の場合に使われる。

リスケ、ASAP、NRなどの略語や業界専門用語などは、社外でも理解されるかどうか把握できない以上、分かりやすい言い方に変更する配慮が必要だ。意味が分からないだけでなく、不快に感じる相手も多いだろう。

「一応ＣＣに入れておこう」と気軽に上司をＣＣに入れていないだろうか？また、自分宛のメールをそのまま部下に転送していないだろうか？送信する前に、相手の立場に立って考えてみて欲しい。

一応ＣＣされた上司には、コトの流れは把握できるだろうか？意味不明なメールで上司のメールボックスを一杯にしてしまうのは、仕事の流れを滞らせる効果しかない。

何の指示もなくただメールを転送された部下は、どんな意図で転送されたか理解できるだろうか？顧客の指示に対応して欲しいのか、単なる情報共有なのか、はっきりさせるために転送メール本文の上に自分の意図を説明する記載が必要だ。

ほんの少しの配慮で、顧客の信頼を損ねるリスクを減らすことができる。メールの技術向上は仕事力アップにつながるはずだ。