YESマンを脱出！カドを立てずに仕事を断るコツとは？
就職して2年3年と経過すると、仕事も出来るようになり、社内で頼られることも何かと多くなります。頼られるのは嬉しいことですが、「アレもコレもやって」とたんまり仕事を依頼されては身が持ちません。
でも、上司やクライアントから仕事を依頼されると、断れずに結局は引き受けてしまう。そして仕事に忙殺される悪循環にハマっていませんか？その悪循環を抜ける為に、時には断る勇気が必要です。
でも、断ったことで人間関係にヒビが入ったり、あなたの評価が下がっては元も子もありません。そこで、この記事ではあなたに、カドを立てずに仕事を断るコツをお伝えします。
若手社員の内に仕事を断るコツを身に付けておけば、仕事まみれのサラリーマン人生を送らずに済みます。尚且つ、仕事を断っているのに、あなたの評価が下がることはありません。
知識を吸収して、すぐに職場で試してみましょう。
断る時の実例と「注意点」
まず、大前提として、あなたに注意してもらいたいポイントがあります。それは、「仕事を断る時は態度」です。
キッパリと「無理」や「出来ない」と完全に拒絶する言葉と態度を取ってしまった場合、依頼した側は非常に不愉快な気持ちになります。
このような態度を繰り返していると、いずれ、誰からも何の仕事も頼まれない人になってしまいます。
仕事を断る時にはキッパリ断らずに、まずは「申し訳ない」と謝罪の一言を添えて、「引き受けたかったことを匂わす言葉」と「断ることが苦渋の決断だったことを示す態度」を相手にアピールすることが正しい選択です。
具体的には、
- 「本当は断りたくないですが」
- 「ありがたいお話しなのですが」
- 「○さんの依頼だから、ぜひ仕事したかったんだけど」
といったような言葉になります。
これに肩を落とし、低いトーンの声、唇を噛み締めて真剣な表情を加えれば、残念でならないという態度を相手へ印象付けることが出来ます。
あなたが仕事を断った後も、仕事を断られた人との人間関係は続きます。断ること自体は何ら悪いことではありません。
ただ、良好な人間関係を維持する為にも、相手への最低限の気遣いは決して忘れてはなりません。
明確な理由を述べる
仕事を断る時には、相手が納得せざるを得ない明確な理由を述べましょう。理由があって断られるのであれば、相手も気分を害すことなく諦めてくれます。
ここでは、よくある2つのシーンについてご説明していきます。
スケジュールがパンパンである事
まず、納期が迫っている仕事を複数抱えていて、スケジュール的に余裕が無い場合。このような時に、新しく仕事を受けてしまうと、元々の仕事のスケジュールを圧迫し納期遅れを発生させてしまいます。
さらには、新しく受けた仕事も結局は手に付かなくなり、こちらも納期に間に合わないという事態が発生します。複数の仕事を同時進行する精神的負担も重なり、クオリティの低下やミスを誘発する結果にもつながります。
依頼主へは上記のような、あなたが仕事を引き受けることで、依頼主が被るデメリットを説明して下さい。そして「スケジュールに余裕が無い」と伝え、遠慮せずに断りを入れて下さい。
自分の能力に見合っていない案件は素直に伝える
次に、依頼された仕事が、自分の能力を超えるような難しい仕事だった場合。このような時は、見栄を張って無理に仕事を引き受けてはいけません。下手をすればトラブルの原因になります。
素直に、
- 「私では能力的に適任ではないので成果を出せない」
- 「別の適任者へ仕事を依頼した方が、満足いく仕上がりになる」
と、仕事を引き受けることが依頼主に迷惑をかける事態になると伝えて断りましょう。
いずれの場合も重要なのは、依頼主に発生するデメリットを断る理由と合わせて説明することです。
デメリットをきちんと伝えれば、依頼主は「自分のことをしっかり考えてくれている」と断った場合でも好感を持ってくれます。
そうすれば、「今回は残念だったけど、次も仕事を頼んでみよう」という気持ちになってくれるので、仕事の依頼が無くなる可能性も低くなり、カドも立ちにくいです。
別の選択肢を提案する
仕事を断る時は、「相手が納得せざるを得ない明確な理由を述べる」ということを先程お伝えしました。実はそれに加えて、ある提案が出来ると完璧なビジネスマンと言えます。
「可能な範囲で自分が対応出来る別の選択肢」
これを提案出来るとより完璧に近づきます。
例えば
- 「○案件は時間的に出来ないけど×案件なら出来る」
- 「今すぐは無理だけど○月×日からなら出来る」
- 「○さんの方が適任なので、私から仕事を依頼してみる」
といった具合です。
仕事を断ったと同時に、必ず相手にメリットのある提案をするのがポイントです。
依頼主は仕事を断られて不安な気持ちになっています。その不安を解消する配慮として、新しい選択肢を提案をしてあげるのです。
依頼主は、提案された新しい選択肢に沿うことも、依頼主側からあなたに別の提案をすることも出来ます。
ただし、間違っても他人に仕事を押し付けるような選択肢だけは提案しないで下さい。押し付けられた人は、大迷惑にしかなりません。人間関係も悪化し、あなたの評判を落とすだけの結果しか招きません。
単純に断るだけではその場で話が終わってしまいます。その後のことも考えた、「誠実な対応を取る」姿勢を見せることで、依頼主は安心して何度もあなたに仕事を依頼出来るのです。
