見やすさ伝わりやすさ満点のプレゼン資料を作る7つのコツ

プレゼンの場で誰しもが必ず見る事になる資料。どんなにトークが上手く出来ても、資料の出来が悪いとプレゼンが台無しになってしまいます。ましてや上司やクライアントに渡す場合は完璧な資料を用意しなければいけません。

なので、毎回必死になって作って用意するものの評判が良くない。なぜだと思いますか？それは、あなたが作っている資料は本当に見る側にとって、見やすく内容が伝わってくる資料になっていないからです。

この記事では、誰でも見やすく内容が伝わりやすいプレゼン資料が作れるコツを7つに分けてあなたにお伝えします。7つのコツを知り、次のプレゼンでは大好評の資料を作りましょう。

過去の資料を参考にする

自分で1から資料の構成やデザインなどを考えると非常に苦労し時間が掛かります。しかも、資料作成に慣れていない場合「見にくい」、「伝えるべき事がまとまっていない」といった状態の資料が完成してしまいます。

これでは労力の無駄遣いです。なので無理に1から考えて作ろうとせず過去の資料を参考に作り込んでいきましょう。過去の資料といっても適当に選んではいけません。

評判の良かった資料やあなたが読んだ時に、見やすく内容をすぐ理解出来た資料を参考にして下さい。ただし全てそのまま参考にしては盗作です。良い点を徹底的に分析し、あなたの言葉に置き換えて資料に反映して下さい。

フォントの使い方によって資料の印象はガラリと変わってしまいます。まずは見る側へどのような印象を与えたいのかを考えましょう。例えばインパクト重視ならゴシック体、美しさ重視なら明朝体といった考え方になります。

書体は1種類、色も1色にすると統一感が出て見やすくなります。特に重要な部分は太字にする事、文字間を詰め過ぎずに適度に空けた状態にする事も必須です。また、資料で使う文字はポイント数を上げて少し大き目にして下さい。

文字を大きめ目にする事で、読みやすく目が疲れにくい・印象に残りやすいというメリットが生まれます。

資料には、ページ番号や資料番号を忘れずに入れて下さい。番号を入れる事でページや資料を探しやすくなり、見る側が該当箇所を探す時のストレスを大きく軽減する事が出来ます。

通常、資料は数ページから数十ページに及びます。必要に応じ別紙として補足資料を用意する事もあります。これらを何の番号も入れずにプレゼンで使用したとしましょう。

出席者へ項目を説明する場合やページや資料を交互に参照する場合に、「○○の資料をご覧下さい」、「○○と書かれたページをご覧下さい」と言わなければなりません。

これでは漠然としていて見る側は言われた該当箇所を探すのに手間取ります。ですが番号を入れるだけで「○番の資料をご覧下さい」、「○ページのグラフをご覧下さい」と一発で見るべき部分が伝わります。

資料に番号を入れる事は基本的な事なのですが、うっかり抜けてしまう事も多いので注意して下さい。

目次を資料の冒頭に入れる事で、見る側に今から説明する事の内容と流れを一気に理解してもらえます。つまり、何を伝えたいプレゼンなのかを明確に示す事が出来るのです。

なお、目次には通常スライドごとに付けるページタイトルを記載します。見る側の興味を惹くページタイトルを付けていれば、目次部分を見せるだけで資料に一瞬で引き込む事が可能です。

目次を入れる効果はもう一つあります。それは資料を読み進めている最中に、今は資料のどの部分で後どのくらいで終わるのだろう？という見る側の不安を解消する効果もあります。

プレゼンの際にイメージを伝える為イラストを挿入する場合があります。確かに文字や口頭だけよりも相手に伝わりやすくはなりますが、イラストだと簡易的で見栄えが良くありません。資料の質を落としてしまう恐れもあります。

そこで解決策としてイラストの代わりに写真を挿入して下さい。実際の被写体を撮影している為、イラストより見栄えも良くなり現実感も出て説得力を持たせる事が出来ます。

また、データを示す際は数値などをまとめたグラフを作成し資料に挿入すると、見る側へ内容が見やすく分かり易く伝わります。あまり複雑なグラフではなく単純な折れ線グラフや棒グラフで十分です。

重要な事は何のデータを示したグラフなのかが一目で分かるようにする事です。

あなたは資料を作る時に見た目を良くしようとして多くの色を使っていませんか？実は多くの色を使ってしまう事で、逆に見ている側の目がチカチカして疲れたり、乱雑な印象になり資料の雰囲気を悪くしてしまいます。

そんな事を避ける為に使う色は、①文字に使う色・②文字以外に使う・③②を薄めた色の3色を目安に使いましょう。また、強調部分などで新たに色を追加する事はありません。

背景よりも文字を濃い色にしたり、枠で囲ったりすればしっかり強調された印象になります。なるべく似た色合いを組み合わせる事で統一感を持たせる事が出来て資料が見やすくなります。

多彩な色使い、豊富なアニメーション、文字や背景の装飾、分厚いページ数など凝りに凝った資料は一生懸命に作ったんだなと褒められます。しかし、残念ながら見る側からはゴチャゴチャして見づらい上に内容が伝わってきません。

資料は質が重要です。本当に伝えるべき内容を目立たせる為に、余計な部分を無くしてシンプルに作る事を意識して下さい。シンプルに作り込む事でプレゼンの時間も短くなります。

短時間で効果的なプレゼンが出来る人材となれば、あなたの評価は今よりもグッと上がります。