新人が効率アップのために心がけておきたい仕事術 - “働く”をもっと楽しく！仕事応援型ウェブマガジンJOBLY [ジョブリー]

新人が効率アップのために心がけておきたい仕事術

大きな夢を抱いて社会人としてのスタートを切る新入社員。毎年職場にとてもフレッシュな風を吹き込んでくれます。

しかし、つい最近までは学生として最上級生の立場であった彼らが、社会人一年生という全く正反対の立場で、しかも勝手のわからない環境ですからいろいろと戸惑うことも多くあります。

そこで社会人として船出した彼らが少しでも新しい世界に順応できるよう、少しアドバイスを送りたいと思います。

1）時間を有効活用しよう

社会人になると、学生時代とは一変して、時間の制約のある中でいかにして責任をきちんと果たしていくかを考えなければなりません。そのためには、たとえ5分でも無駄にしないような姿勢で仕事をこなしていく必要があります。

出勤して席について、エンジンがかかるまでに30分ほどかかっているようでは仕事になりません。席についた瞬間からすぐ仕事に取りかかれるような準備が出来ていなければならないのです。

まず、大切にしてほしいのは、通勤時間です。車を運転していようが、電車に乗っていようが、考えることができますので、その日一日のスケジュールをイメージして、どんな仕事をどのような順にこなしていくのかを頭の中で整理していくのです。

もっと言えば、前日に退勤する際、翌日出勤時にすべきことをメモ書きして机の上に置いておくのです。そうすれば、仮にやるべきことを忘れたとしても、メモを見ればすぐに思い出せます。

そうすれば、出勤して席についた時点からすぐに仕事に取りかかることができるのです。

例えば、家にいるときに、ふと仕事のことを思い出したとします。あるいは帰宅途中の電車の中で仕事に関するアイディアが浮かんだとします。

さらに、明日話すべきこと、原稿に書かなければならないことがふと頭に浮かんだときに、すぐメモ書きしたり手帳に書き込むのもよいでしょう。

しかし、タブレットやスマホを使うことで、ノートに入力しておけば、ＷＩＦＩなどを利用して、職場でもパソコンからそのファイルを開くことが可能です。

つまり、クラウドを利用することで、職場でも自宅でも出張先でもシームレスに仕事をすることができるのです。こうして、せっかく浮かんだアイディアなどを無駄にしないようにできます。特に若い世代の方々であれば、抵抗なくできるはずです。

例えば明日に行われることを前日になって初めて取りかかるという人はいないでしょう。しかしここまで極端でなくても、間際になって慌てて取りかかる人は意外に多いのではないでしょうか。

それで仮に乗り切ったとしても、細かい部分ではミスがいろいろあったり、配慮が足りなかったりすることが多々あるものです。

そこで、半年ほど先の仕事にまず取りかかっておき、大ざっぱでよいので資料等も作成し、プランニングを済ませておくのです。

それをクリアファイルなどにはさんでおき、同時にメモなどもはさみ、その仕事に関して思いついたことがあればすぐ、そのメモに書き込むようにするのです。

こうして半年間、そのプランを寝かせておくことで、少しずつアイディアを付け加えながら、完成度を高めていくのです。そうすれば、直前になってバタバタすることも少なくなり、完成度の高い仕事ができるのです。

新人であれば、多くの仕事は初めてということもあるでしょう。これまで、見たこともなく、イメージのわかない仕事を突然任されても困ってしまいますよね。

でもそういう時は、とりあえず、前回までのやり方を踏襲し、本番をこなしながら、気づいたことをどんどん覚え書きに追加していくのです。

その中には、次回このような点を変更しようと思う点なども書き込んでいけば、この次行う際、とても参考になるのです。

ともかく、初めての仕事ですから、間違いがあったり、失敗したりしてもそれはある意味当然かもしれません。ですから、その失敗をよい経験として、できるだけ多くの情報を引き出しておいて次回につなげるのです。

そして、できれば、その仕事が終わったら、すぐに次回のプランニングもしておきましょう。そうすれば、次回、準備に取りかかろうとしたときにとても助かります。

一流の調理師は、料理をしながら、同時に洗い物を片付けていくといいます。つまり、仕事を進めながら、次の仕事の準備を同時進行で進めているのです。これは仕事を効率的かつ継続的に行うためには不可欠なプロセスといえます。

同じ事がデスクワークの作業にもいえるのです。気持ちに余裕がないときは、机の上にたくさん資料や物を広げてしまい、どこに何があるかわからなくなってしまう人もよく見かけます。そのようなときに限って、仕事をしている途中で別の仕事が入って来てしまうのです。

もうそうなればパニックです。ただでさえ余裕がないときに、別件の仕事が入ってくるともう何が何だかわからなくなってしまいます。

このようなときに少しでも心に余裕を持って対応できるよう、常に仕事を進める一方で、片付けながら整理整頓を進めるのです。そして退勤する際には机の上は何もない状態になっているのが理想です。本当に仕事のできる人というのは仕事の仕方が非常にスマートなのです。

会社は、新人を少しずつ育てていこうとしてくれます。そのため、少しずつ仕事に慣れてきたら、次第に大きな仕事を任せるようになってきます。

時には、そんなことを新人の自分にできるのかと思うような大きな仕事である場合もありますが、尻込みするのではなく、そういう時こそ、自分にとってのチャンスだと思うようにしましょう。

仕事で成功する人に共通しているのは、常にポジティブに物事を考えるということです。愚痴や文句を言わずに、何事も自分のためと思って前向きに取り組むようにしましょう。

以上のように、新入社員は、とかく周囲に迷惑をかけながら仕事を覚えていくものです。

しかしこれは誰にもあることですから、失敗しても、反省すべきところは反省しながら、そこから何を自分が得られるかということを大切にして、少しずつ立派な社会人として胸を張ってやっていけるよう成長してもらいたいものです。