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報告や決裁で上司に反対されないために、あなたがとるべき3つの方法

会社という組織に所属して働く以上、絶対に避けられないもの。それは上司への報告や決裁でしょう。一般社員であればもちろんのこと、管理職の方でもその上位レイヤーの方への報告・決裁伺いは必ず必要になります。

これら「報告・決裁」は、多くの人が苦手としているはずです。ほとんどの理由は「反対される」ことを恐れているからに他なりません。あなた自身がどうしても通したい決裁はもちろんのこと、日頃の報告や指示を仰ぐお伺いであっても「反対」されたり「叱責」されたりするのは、誰だって嫌なものです。

ところが職場の様子を見ていると、この「報告・決裁」を首尾よく通してしまうヒトと、そうでないヒトに分かれることがあります。また同じヒトが同じような内容での「報告・決裁」でも、何事もなくクリアする場合と烈火のごとく叱責されて、すごすごと退くこもあるようです。

そこで、私自身の会社生活での多くの場数、そして「報告・決裁」を受ける上司の立場の両方の経験から、報告や決裁伺いにおいて、あなたが「反対されないため」にするべきことを3つご紹介しましょう。

(1)自信の持てる報告・決裁を準備すること

あなたが自信を持てていないことや後ろめたい気持ちを抱いていることは、上司にその気持ちを見抜かれています。もちろん話術やハッタリが巧いヒトもいるとは思いますが、ほとんどのヒトはその気持ちは見抜かれてしまうと思っていいでしょう。

ですから「反対されない」という自信を持って、上司の前に立つことが重要です。報告であるなら言いたいことや伝えたいことが整理できているかを自問自答することは最低限のことであり、話術が苦手なヒトは事前に発言を練習するくらいの努力は必要だと私は思っています。

決裁等の場合は、自分自身がその内容に絶対的な自信をもてるまで「煮詰めて」いるかどうかが大事です。手抜きした状態では反対されるどころか叱責されるのがオチでしょう。

自信を持って上司の前に立てるまで、報告や決裁の内容を準備することが大切です。

(2)結論が先、質問されるまでは言い訳・状況説明はしない

話し方次第で、話している内容の印象が変わることも少なくありません。そして悪い印象になるほとんどの理由が質問される前から「言い訳」や「状況説明」をしているケースです。

上司側の立場では「結果」までが長い報告や決裁伺いだとすると、自己保身や上記(1)のような自信のない報告・決裁伺だろうという「先入観」を持つものです。つまりハナから悪い印象を持って聞くのですから反対されたり叱責されたりする可能性は自然と高くなってしまいます。

日頃から自己保身の強い方は、無意識の「癖」となっているケースも多く見られます。どうしても癖が抜けない場合の対処方法として、上司から質問されるまで「結論」以外は話さないというのも方法です。つまり上司が「どうして?」とか「理由は?」といった発言まで我慢するのです。例えば…

あなた「●●商事のプレゼン負けました」

上司 「負けた理由はなんだ?」

あなた「理由は…(ここから始める)」

悪い例はこんな感じです。

あなた「●●商事のプレゼン、時間が無かったのもありますし、競合先に■■がいたので厳しいと思っていましたが、やっぱり負けました」

上司 「言い訳するな!」

これでは反省レジュメを書けとか言われかねません。癖があると思う方は是非一度お試し下さい。

(3)ベストな報告のタイミングを計る

上司だって人間ですから、機嫌の良いときと悪いときでは対応が異なるのはやむを得ないでしょう。判断そのものが間違ってはいけないでしょうけど、その判断も精神状態に影響されるのは避けられないのですから。

ですから、できる限り上司の精神状態が良好なときを狙った方が得策です。特に(1)が解決できない状態で臨む場合は尚更だと思います。特に上司が以下のような状況では絶対に避けた方が良いでしょう。

  • 上役/得意先に叱責された後
  • 忙しくデスクワークをしている時

誰も予想できるシチュエーションだとは思いますが、それでも果敢に報告や決裁伺いに挑む方も少なくありません。恐らく「自分の都合」だけを考えて、報告・決裁伺いをしようとしているのが実情でしょう。

タイミングを待つ時間はない緊急のケースは当然あります。ただ私の経験上、切迫した状況でもなく、思いついたから、とか上司を見かけたから報告する、といったタイプのヒトが多いように思います。

どうしても急ぎたい場合ならば「今よろしいですか」の質問の後のリアクションをみてから、内容に入るのがベターでしょう。決して「●●の件ですが」と具体的な話から入るのは危険だと思います。

以上3つのすべきこと、是非明日からでもトライしてみて下さい。