あなたは大丈夫？データの保存は解りやすい方法を心がけよう

上司や担当職員からの依頼で大量のデータや文書を作成する毎日・・・。そのデータ、あなたはどのように保存していますか。保存をクリックしたとき自動的に開く使用したアプリケーションが稼働するCドライブやマイドキュメントの中？まさかデスクトップに次々と保存していたりしませんよね。

データ保存はセンスと要領

「おい、先月もらったあのデータ、もう一度出力してくれ」と上司に依頼されて即座に文書を提出できる人がいれば、探しても探しても見つからず場合によっては作成し直しになってしまうような人もいます。その違いは一体なんなのでしょうか。

すぐに対応できる人は、ズバリ、文書管理のセンスがいいのです。データを作成したとき要領よく仕分けされているから、どれだけ月日の経ったデータの出力や修正を突然依頼されても、探す手間なく対応することができるのです。

では、データはどのように仕分け・保存するようにしたら良いのでしょう。

データ保存はDドライブを利用する

何かのデータを新規作成したとき、保存をクリックするとCドライブのどこかが開くのが基本です。アプリケーションによってはそのソフトが保存されているフォルダが開いたり、Windowsの場合、多くはマイドキュメントやデスクトップが開きます。これらはすべてCドライブの中にあるのです。

Cドライブは主にパソコンを動かすための役割を担っています。そのため最初から搭載されている様々なアプリケーションは、すべてCドライブに保存されています。メモリ容量が増え、保存データのためにシステムの動きが悪くなるということは減りましたが、それでも可能性はゼロではありません。

パソコンの稼働力への圧迫を避けるためにも、作成データはDドライブに保存することをオススメします。

文書はフォルダに分類するように癖づけましょう。このとき、『エクセル』『ワード』など、作成したアプリの名前別にフォルダを作る人がいますが、これは褒められたセンスではありません。

データは出力してしまうと、どのアプリで作成したものか一見して区別することができません。紙ベースで出力を依頼された場合、最悪すべてのフォルダを探さなくてはならなくなるのです。

複数部署からの依頼で仕事をしている人ならまず『部署別』フォルダを作成し、その中に『業務名』や『依頼者名』など細分したフォルダを作成するとスッキリします。取引先が複数あるなら、『会社名』フォルダ→『担当者名』フォルダ→『月』フォルダとするのも良いでしょう。

これらは、年度が変わったら新たに『年度』フォルダを作成し、まとめて移動しておくようにしましょう。大元の保存フォルダを開いた直下には、現在稼働している文書を解りやすく分別しておくのが理想的です。

また、一定業務だけを行っているならば、『年度』フォルダ→『月』フォルダに分類するだけでも記録を遡りやすくなります。

いちばん末端（奥）のフォルダにデータを保存する際に気をつけなければならないのは、同じデータを別名で複数保存してしまうことです。何らかの修正変更を経たデータは、見た目にとても似かよっています。

このようなデータが複数あると、どれが最新のデータなのかが解らなくなってしまいますよね。日付が新しいものが目安になるとはいえ、過去データを確認した際何かの手違いで保存をクリックしてしまうというのもよくあることです。

もしあなたが病気になったりしたとき、ほかの人が探しても迷うことのないよう、経過変更のあるデータほど最新版を区別しておく必要があります。

筆者の場合、データ名にハイフンやアンダーバーに続けて日付を追加するようにしたり、データ名の最後に『rv2』や『vir2』など、経過の回数を併記するようにしていました。文書名別にデータを並べ替えたとき、もっとも大きい数字のデータが最新版となるわけです。

また、一番の対策は「古いデータは残さない」ことです。不安があれば『old』など、古いデータを一時保存しておくためのフォルダを作成しておくようにすれば良いでしょう。

ほとんどペーパーで文書保存をすることがなくなってしまっても、パソコンという書棚の文書管理は、その人の仕事ぶりがうかがえる重要なポイントです。効果的な仕分けを日常的に意識して、上手なデータ保存を心がけましょう。