上司や部下が電話に出ない？同僚と連絡をとるためにするべきこと - “働く”をもっと楽しく！仕事応援型ウェブマガジンJOBLY [ジョブリー]

どうしても同僚と電話連絡をしたい、というシチュエーションはビジネスシーンで頻繁に起こります。

取引先からの電話を替りにとった時、はたまた役員が「上司を探せ」と命令してき時、あるいはあなたが外出中で至急確認したいことがある時など…。

その場に不在の相手と連絡をとる必要がある場合、社内外問わず相手の携帯電話を呼び出すことになりますが、そういう時に限って相手が電話に出ないケースが多っかたりしませんか？特に呼び出し音が鳴るのに電話に出てもらえない場合、もどかしい思いが強くなることと思います。

そこで今回はそういうケースにおいて、あなたが取るべき対処方法をご紹介したいと思います。

（１）相手のスケジュールを確認する

社員のスケジュールをクラウド上で共有している会社は多いと思います。まずは相手が今何をしているかを確認しましょう。

「自分はＩＴは弱いから」と思い込んでいる方や、ご自身がスケジュールをきちんと入れていないヒトには意外に思いつかないことのようです。特に事業所やフロアが異なる相手や、自分が外出先にいるときには、まずこの作業をすることをお薦めします。

スケジュールを共有していない場合は、他の同僚やスケジュールを把握していそうな相手をみつけて探したい相手のスケジュールを確認することが重要です。

相手が電話に出られるタイミングを把握することで、連絡を取りたい取引先や役員などに事情を説明することができますし、あなたご自身が相手を捕まえるためにずっと受話器を持ち続ける必要もなくなります。

（２）留守番電話やショートメッセージを残す

（２）を行う背景として、相手が誰からの電話なのか分からない場合があります。相手が必ずしもあなたの携帯電話番号や会社からの発信電話番号を電話帳に登録しているとは限りません。

つまり自分が電話に出れない時にかかってきた電話が誰からのものか分からないから連絡しない、というケースです。特に携帯電話にかかってきた発信先不明の不在着信は誰もが折り返しの連絡を敬遠するものです。

にもかかわらず、会社やあなた自身からの電話になぜ出ない、とイライラするのは意味がありません。そこであなたからの電話であることをきちんと伝えることが必要です。

相手が留守番電話サービスを利用しているのならメッセージを残しましょう。仮に相手がこちらの番号を登録していることを分かっていたとしても、目上の相手の場合は着信履歴だけを残すのではなくきちんとメッセージを入れておくべきだと思います。

相手が留守番電話サービスを利用していない時には、携帯電話のショートメールを使いましょう。この場合、電話番号だけではあなたからのメッセージであることが分からないケースもあるので、必ずメッセージ内に自分の名前を入れることが重要です。

同じようなケースで、メールやＬＩＮＥのようなサービスで連絡を付けようとする方も多いと思いますが、これは連絡が届かないリスクを伴います。なぜならメールやＬＩＮＥなどはインターネットにつながっていないと利用できないサービスだからです。

皆さん自身ご経験があると思いますが、通話ができるのにネット回線がつながりにくい、というケースはよくあります。またwifiルーターなどでネット回線を確保している方はwifiが使える環境にない状況にあるかもしれません。

しかしながらショートメールは「通話」と同じ回線を使うので、通話ができる環境なら相手に届くのです。「呼び出し音が鳴るのに電話に出ない」という場合、通話ができる通信環境であることはほぼ間違いないのですから。

最低この二つの手段をまずは試してみることをお薦めします。

なお、逆にあなたの携帯に電話帳に登録されてない電話番号からの不在着信があった時、それも何度もあった時には仕事関係の電話だと理解してあげることも大切です。

一般回線からの電話ならば、ご自分の名刺にある会社の局番と同じかどうか、市外局番が異なるならば会社の支社・事業所と同じかどうかを確認してみましょう。会社によっては複数回線を使って発信するケースがあるので記載されている番号と異なることもありますが、大抵同じ局番であり下４桁の数字も近いものからの発信であるはずです。

もし外出先で仕事関係のメールが閲覧できるのであれば、メールの「検索」機能を使って、その番号を検索してみて下さい。最近はメール末尾の署名欄に会社の電話番号のみならず携帯電話番号も記載してある方が多くなってきているので、該当する番号が見つかるかもしれません。

携帯電話が普及したことで、連絡を取り易くなった一方で、つながらない時の相手のイライラはより大きなものとなっているのは間違いないのですから。