オフィスの雰囲気を改善する業務外の工夫「４つの『あ』」

お客様から急な要望があった、納品前なのに作業が終わっていない、発注ミスがあっててんやわんや……普段からどんなにタイムマネジメントをしっかり行っている職場でも、どうしても忙しさの波というものは発生します。

そして仕事が忙しくなってしまうと、どうしても目の前の作業や緊急度の高い作業に追われ、優先度が低いと考えられる作業やあとから取り返しがつくと考えられがちなことはおろそかになりがちです。

例えば優先度の高い作業は、期限が迫っているものや対外的（お客様など）な存在への対応であり、後回しにされる作業は社内の連絡や同僚とのコミュニケーションです。

優先度が高い作業やミスした場合の影響が大きい作業から取り掛かることはもちろん正しいのですが、あまりにも社内のコミュニケーションをおろそかにしすぎると、オフィスの空気がギスギスしてしまい、仕事へ向かう気持ちも引きずられて悪化していってしまいます。

そうなると、ちょっとした口論が発生したり、作業でミスが増えたりと、仕事の内容そのものにも悪影響です。今回は、作業の負担にならない程度のちょっとした工夫で、オフィスの雰囲気悪化を回避する方法をお伝えします。

１．「あ」いさつを交わそう

挨拶はコミュニケーションのもっとも初歩的なものです。挨拶を交わすだけで、「あなたの存在を認めています」「あなたに敵意を持っていません」という、対人関係に最も重要な２つのメッセージを伝えることが出来ます。

それだけでなく、言葉を発することが、人間の脳を活性化させ、活動的にしてくれることもわかってきています。「積極的に声を出すことで気持ちが前向きになりやる気もでる」というのは、単なる精神論ではないのです。

２．「あ」やまるときは素直に

伝言を忘れてしまったり、なにかミスをしてしまったりして、あなたが誰かに謝罪する必要があるという場合は、やってしまったことに対して素直に謝罪しましょう。 あなたがミスをしてしまったのには何か理由があるのかもしれませんが、皆忙しくて気が立っているときにぐずぐず言い訳をされたくなんてありません。

それはあなたが謝罪を受ける立場になったときのことを想像すればなんとなくわかるでしょう。言い訳したくなる気持ちはとてもよくわかりますが、まずは「今はとても忙しい」ということを思い出し、やってしまったことへの謝罪と、早急なフォローだけを行いましょう。

３．「あ」まいものをシェアしよう

疲れているときには甘いものが一番です。脳が疲れているときには、糖分は脳のエネルギー源ですから、もちろん甘いものは有効に働きます。また体が疲れているときにも甘いものは有効です。疲労感を回復してくれる役割があるからです。

一口大のチョコや飴玉などを配って、皆の疲れを取ってあげましょう。もちろん「お菓子をどうぞ」「ありがとう」というやり取りが、甘いもの以上にメンバーの心をほぐす効果があることは言うまでもありません。

４．「あ」かるい笑顔を振りまこう

目先の作業に夢中になると、どうしてもそれに集中してしまいがちです。そういう時には、つい眉間に皺が寄り、怖い表情になりがちです。そういう時こそ、明るい笑顔を心がけましょう。

人間の笑顔には、それを見る人をリラックスさせる効果があります。意外かもしれませんが、 人は緊張しているときよりリラックスしているほうが高いパフォーマンスを上げることが出来ると言われています。つまり、笑顔でいたほうが作業の効率も上がるし、ミスも少なくなるし、気分よく仕事が進むということなのです。

また、ミラーリングという脳の作用により、笑顔の人を見る人もまた笑顔になります。あなた一人が笑顔でいれば、いつの間にか他の人も笑顔になっているのです。全員がしかめっ面の職場よりは、皆が笑顔の職場のほうがいいと思いませんか？

いかがでしたでしょうか。ここに挙げた４つの「あ」は、特にコストもかからず、大変な負担になるものでもありません。このちょっとした工夫で作業効率があがり、仕事が楽に感じられるのであれば、試してみる価値はありますよ！