コツさえつかめばすぐ出来る！成功するプレゼン資料の作り方

プレゼンの資料は、発表中に読むことがメインです。じっくり読むものではないので、探しやすく言いたい事がすぐに理解できるような工夫が必要です。個人的な趣味嗜好に偏らないよう注意し、シンプルに作る方が理解しやすく、言いたい事も強調できます。

プレゼンの背景を凝ったデザインにしたり、スライドで不必要な動画やアニメーションを多用するのも、発表に集中できないのでマイナス評価につながります。聞き手の立場に立って考えることが大切です。

デザインの注意

複数枚になるかと思いますが、全てのページのデザインは統一されていなければいけません。タイトルのつけ方、文字の大きさや種類、色の使い方や強調の時の表現方法等、最初に決めたら最後まで同じ書き方で統一します。

ページごとにデザインが変わると見づらく、聞いている人も疲れてきて、集中力が途切れます。「です・ます」口調で書いていても、途中で「だ・である」口調が混じってしまうことがよくあります。

１度決めたら、最初から最後まで同じでないといけません。最後に語尾の確認もきちんとしましょう。資料を確認しながら発表をする場合、聞いている人は途中でどの資料の事を言っているのか分からなくなることがあります。

複数枚になる時には、ページに通し番号をつけ、表やグラフにも通し番号をつけましょう。こまめに「何ページの表３３をご覧ください」という具合に指示を出せば、迷子になった聴衆を取り戻せます。

資料の並べ方

１番大切なことは、迷子にさせない工夫です。２つの表を比べる時には、１枚の紙に隣り合わせて載せましょう。１枚の紙に１つの資料を載せるのでは、見ている人もめくるのに忙しくなってしまいます。

関連性のあるグラフなどをまとめて４～５つ載せると、集中して聞くことが出来ます。「だったら全部の資料を１枚にまとめてしまえ！」というのは極論です。ごちゃごちゃしていて不親切。

大体１分間に１回ぐらいの割合で、ページをめくるのが最適だと言われています。また、原則である上から下、左から右に移るというルールから外れると、とても違和感を感じます。自然に話す順番に、目で追えるよう工夫が欲しいです。

箇条書き

説明を聞いている時に、長い文章を読むのは大変です。そんな時に使うのが箇条書き。重要な言葉を短い言葉で強調出来ます。「です・ます」形式でも、ここでは省いてＯＫです。目次の様に、出来るだけ短く適切な言葉を選びます。

ただし、ずらずらと並べても効果は低くなります。人間がぱっと見て一目で理解できるのは、せいぜい５～６個。重要なことを１０個も２０個も並べても、読み終わるころには最初の方の言葉なんか忘れてしまいます。

なるべく簡単な文章で書き、なおかつ重要な文字は太文字や色つきにするなど強調を使いましょう。それだけでは後で読み返した時に分かりづらい場合、下に小さな文字で説明文を付けます。

資料に選ぶ内容

大変な研究をしてきたことや、この企画の考えに至るまでの苦労話を入れたがる人も多いですが、アピ－ルポイントとは関係ないことが多く、マイナス効果です。まず最初に、この発表で理解してもらいたい本当の目的は何かという結論を考えます。

新しい企画の良さを知ってもらうことだとすれば、聴衆がどういう風に理解すれば成功になるのか、という完成図を頭に描きます。企画を立てるまでに苦労したから、賛成してくれるのかと言えば違うはず。

その企画が、どのように会社に利益をもたらしてくれるのか、社会に貢献するのか、利点はどこにあるのか、具体的な目的をしっかり定めます、それを立証するための資料を肉付けしていきます。

専門用語を多用した、ありのままの複雑な資料を載せても効果はありません。分かってもらいたい重要なポイント以外は、思いきって省きましょう。「本当はもっともっとたっくさんの実験や努力をしたのに～」と言う気持ちは分かりますが、無駄だった努力をアピ－ルしても意味がありません。

専門用語はなるべく一般的な言葉に言い換えます。それでも説明に絶対に必要な専門用語が入る時には、口頭で説明するとともに、今見ている資料の空いているところに注釈として載せておくと、聞き逃した人にも親切です。

また、プレゼンはあなたの意見を述べる場ではありません。アンケートや実験結果などによる数字をもとに説明し、理解してもらう場です。言いたい事や訴えたい事がある場合は、頑張って資料をそろえましょう。

逆に資料がたくさんある場合は厳選します。量より質が大切。最初に決めたプレゼンで訴える、具体的な最終目的の為の立証から外れていないかが選択のポイントです。理解してもらいたい目的がたくさんありすぎると、ピントもぼやけて、何が言いたかったプレゼンなのか分かりづらくなってしまいます。