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必見!社会人1年生のためのビジネスマナー講座【メール編】

社会人1年生のためのビジネスマナー講座メール編のご紹介です。今の学生からしたら、メールの操作はお手のもの!かもしれません。しかし、社会人になってからのビジネス上のメールは、学生時代の友達とメールをするのとは訳が違います。

その辺を履き違えて友達に送るようなメールを送信してしまうと、あなたの社会人としての評価は驚くほど下がってしまうのです。これから社会人になる人、既に社会人になった人も、メールのビジネスマナーには気をつけましょう。今回は、メールのビジネスマナーを4つの項目に分けて、ポイントと注意点をご紹介したいと思います。

携帯メールはNG

学生時代の友達とメール交換をする時は、ほとんどの人が携帯メールを利用することでしょう。しかし、ビジネスの世界では、大切なメール連絡に携帯を使うのは基本的にNGです。

仕事の重要な情報をやりとりする場合も、上司との連絡も、得意先やクライアントへのメールも、パソコンのメールアドレスに送るのが常識です。特に、お礼のメールや謝罪のメールを携帯のアドレスに送るのは、非常識な行為なので絶対にやめましょう。

必ず届いているとは限らない!?

ちゃんとマナーを守ってパソコンメールに送信したからといって、相手に必ず届いているとは限りません。仕事用のアドレスともなれば、数十人数百人の関係者から、メールが連日のように届いているかもしれません。あなたが送ったメールがその大量のメールの中に紛れ込んでしまえば、もしかしたら読んでもらえないかもしれません。

メールがしっかりと届かなければ、相手に気持ちが伝わっていないのと同じです。自分はしっかりとメールを送った場合でも、後日、電話連絡か直接会って、メールを送った旨を確認する作業を忘れないようにしましょう。

特にお礼のメールや謝罪のメールは、翌日にはちゃんと届いているか確認しておくのが無難でしょう。1つのメールが届かなかったことで、仕事を失ったり、その人との関係が悪くなったりすることもあるので注意しましょう。

絵文字や顔文字は論外なのに・・・まさか!?

こんなことをビジネスマナーで言うのは論外だと思いますが、ビジネスのメールで絵文字や顔文字を使ってしまう若者が実在するので注意しておきます。恐らく、メールを送っている本人に悪気はないのでしょう。メールで感情を伝えるのは非常に難しいことですが、そういった意味では所詮メールなのです。

メールで感情を伝えるために絵文字や顔文字を使うのは、非常識中の非常識です。絶対にやめましょう。感情を伝えたいなら、直接会うのが1番です。直接会うことができないなら、メールではなく電話で気持ちを伝えるようにしましょう。

とにかく、ビジネスのメールは学生時代の友達とメール交換をしているわけではないので、そこを履き違えないようにしましょう!1度のメールで信用を失ってもらいたくないのです!信用を築くためには驚くほど長い時間と努力が必要ですが、信用を失おうと思えば、1度のメールで簡単に失ってしまうのです。

緊急の場合は携帯メールもアリだけど・・・

緊急性の高い連絡をする場合は携帯メールもアリですが、文字数には気をつけましょう。いくら緊急に伝えなければならない内容でも、200文字や300文字にもなる長いメールを送るのは非常識です。

自分が長文のメールを携帯に送られた時の気持ちを考えてみましょう。読むのも嫌気がさしてしまいますよね?やはり携帯メールで送ってよい文字数は、100文字以内に留めておくのが無難です。それ以上長くなるようなら、直接電話で伝えたほうが良いでしょう。