手帳活用術①「効率よい仕事を生むための手帳の選び方！」

秋も深まってきて、そろそろ来年の手帳を購入する時期です。手帳はビジネスパーソンにとって欠かせないアイテム。

いろいろな種類の手帳がありますが、仕事に役立てるためには、どのような手帳を選べばよいのでしょうか。ポイントとなる要素を５つお伝えします。

記入のスペースが広いもの

まずは何と言っても、記述のためのスペースが十分にあることです。状況によっては欄外の余白も貴重な記入スペースになりますので、まずはいろいろな物事をメモするのに十分な領域があるかどうかが一番のポイントとなります。

様々な仕事に関わっている人であれば、例えば領域の右上はA業務に関わる内容を、左上はB業務に関わる内容を、というように、記述の場所と仕事の内容を紐つけて記載を行うというような使い分けもできます。

丈夫な紙・見やすい色の物

仕事で使うということは、雨の日や出張、通勤ラッシュでも常にその手帳を持ち歩くということです。紙、特に表紙や背表紙の紙がしっかりした強度を持っていないと、折れ曲がったり破れたりして使えなくなるという可能性があります。

また、記載内容を即時に確認できるよう、カラフルな紙は避け、白や薄いパステルカラーなど、目に優しく見やすい色の紙を用いている手帳を選ぶようにしましょう。濃い色の紙の手帳はファッショナブルですが、記述に特殊な色のペン（ミルキーペンなど）が必要となり、外出先で即座にメモを取りたいときに不適など、ビジネス手帳としてはあまりよい選択とは言えません。

ビジネスの場にふさわしい装丁の物

そのほかにも、ビジネスで使うのですから、たとえ持ち主が若い女性であってもキャラクター入りの手帳や芸能人がプリントされた手帳などは避けた方がよいでしょう。また、いくら良いものだとしても、あまりにも高級感のあふれる手帳というのも考え物です。あなたの職種や立場にふさわしく、シンプルで使いやすく、相手にも失礼にならない様なデザインの手帳を選ぶべきです。

せめて一週間見開きレベルのもの

記述スペースが存分にあるからと言って、見開き２日（１ページ１日）のような手帳は、分厚くなってしまい軽快なフットワークを妨げます。また、長期的な予定を確認する際には何ページもめくって確認しなければならなくなり不便です。

たいていの手帳には、冒頭に一年間の通しスケジュールを記載するページ、あるいはマンスリーのページが設けてありますが、転記ミスにより予定がダブルブッキングしたり、見落としてしまったりすることを避けるためにも、なるべくならデイリーの領域ですべてのスケジュールの管理をしたいものです。

そのためには、広い領域も大切ですが、せめて一週間程度は見開きのページに収まり、一瞥しただけで把握できるようなページ構成になっていることが望ましいでしょう。

時間のメモリがあって、グラフ上で予定を書けるようなもの

このあたりになると完全に好みなのですが、手帳の限られたスペースで効率的な記述を行うため、時間軸のメモリが入っている手帳をおすすめしています。線と単語で予定を効率的に把握することができるため、ビジネスパーソンには人気が高いです。手帳の記述に文字だけを使っていたという人は、簡単な絵を取り入れてみると良いかもしれません。

いかがでしたでしょうか。手帳は身近な、しかしビジネスには欠かせないアイテムです。手帳の選び方一つをとっても、あなたの仕事への姿勢、あるいは仕事の仕方が透けて見えてしまいます。手帳をよりよくビジネスシーンに活かすために、どのような工夫ができるのか考えてみましょう。次回は筆者の身近なところから、手帳活用術の例をお届けします！