営業職でなくても知っておきたい、商談における必須マナーとは？

名刺

商談の第一歩は名刺交換からです。営業マンでなくても、外部の人と接触する機会はあるもの。覚えておきたいマナーです。

名刺は基本的に目下のものから差し出します。役職にかかわらず仕事を受注した方が目下で、お金を出す会社や仕事を依頼した会社の人が目上にあたります。しかし　毎回「どちらが先に出すべきか」なんて考えるのは面倒。お互い名刺交換をする意思があるのなら　同時交換が主流です。

まず、右手で自分の名刺を持ち、左手で名刺入れを持ちます。相手も同じ手で持つはずですので相手の名刺入れを持った手の方へ自分の名刺を相手が読める向きで差し出し、「○○会社　××課の　田中太郎です」という具合にあいさつをしながら渡しましょう。

相手の名刺は名刺入れを持っている手で受け取ります。この時に、あいての会社名やロゴの上に親指がかからないように気をつけて下さい。相手の名刺は相手の分身。メモ帳にしたりと粗末に扱ってはいけません。名刺交換は　必ず立って行います。また、テーブル越しに行ってもいけません。自分が後から入ってきたのであれば　相手のすぐ前まで行きましょう。

商談中もすぐに名前を覚えられないようであれば名刺入れの上に相手の名刺を置いて机の左端に置きましょう。誤って手で落とすと大変です。さりげなく見える位置で手でひっかけない位置がベストです。交渉中に相手を個人名で呼んであげるとかなり高印象です。

初めて会う人とは　ほとんどの場合名刺交換をします。相手とあう前にすぐに取り出せるように準備しておきましょう。名刺入れを忘れたなんていうのは絶対にＮＧ。いつどこで特別な人を紹介されるのかわかりませんので　常に補充してすぐに出せるところに入れて持ち歩きましょう。

訪問

相手の会社に訪問する時には、できれば１５分ぐらい前に目的地に着き服装や髪形の乱れなどをチェックしましょう。特に汗や体臭、昼食後なら口臭なども気つけましょう。ただし訪問先のトイレでチェックするのはマナー違反です。訪問直前に済ませましょう。コートを着ている時には入り口で脱ぎ、裏表にして左ひじにかけます。ポケットの中身が出ないように注意しましょう。

受付か受付にある電話で訪問を知らせ、中に通されたら「こちらにお座りください」と言われ指示されたところに座ります。指示がなかった場合、訪問者は入り口より遠い上座に座ります。

上司と同席した時には　上司が上座の一番奥で、その隣に座ります。上司と同伴でエレベーターに乗る時には先にエレベーターに乗りボタンのある位置に付き、「開く」ボタンを押して上司を乗せます。出る時も同じで、開くボタンをして上司をおろしてからおります。

タクシーでは　運転席の真うしろが上司の席。続いて助手席の後ろが２番目。３番目は上色の真ん中か助手席に乗りましょう。降りる場所が違う時には早く降りる人を出口側にしないとかえって迷惑がかかりますので臨機応変に。

外出していても、緊急の電話はあるもの。携帯電話は欠かせないアイテムですが、商談中は留守電にして相手との交渉に集中しましょう。どうしても緊急の時には相手に断りを入れて、席を離れてから会話しましょう。

商談中、テーブルの上に携帯電話を置いておくのもマナー違反です。相手にとっても気持のいいものではありません。本気でまとめたい商談なのなら、電源はオフにしておきたいものです。

移動中などでも、駅や電車の中で大声で話すのはマナー違反であるばかりでなく、会社の機密情報を漏らす可能性もあります。何気なく社内で話している会話でもライバル企業が知ったら有利な情報だったりもするので注意が必要です。

手土産やカレンダーなど渡すものがある場合は、挨拶をして相手が椅子に座る直前がよいでしょう。紙袋に入れている場合は紙袋から出して渡すのが原則。紙袋は折り畳んで持ち帰ります。

２～３件あいさつ回りをするからと言って、他の人にあげる手土産も一緒に持ち歩かないこと。見えないような工夫をするか、どこかに預けましょう。余計なものは持ち込まないのがルールです。「買い物のついでに交渉に来たのか！」と思われたらショックですよね。

社外の人と会う時には、あなたが会社の代表です。あなたのなにげない行動が非常識だった場合、この会社の人は全員こういう人なんだと思われかねません。また、「自分の会社を馬鹿にしてるのか！」と相手に思われてしまうことも一大事。

細かいルールがありますが、すべて相手に敬意を表すジェスチャー。自然にできるように身につけましょう。とは言っても、全てのお客様がこのルールのもとに動いてくれるわけではありません。相手が間違えた場合、相手に恥をかかせないように合わせるのもマナーの一つです。会社と会社の商談は　担当者同士の心配りで成り立っているのだと思います。