伝わりやすいプレゼン資料作成のポイント～目的に合わせた資料作り～

プレゼン資料作成のポイント～目的に合わせた資料作り～

顧客に提示するための資料やフォーラムなどのディスプレイ、講演で映し出すレジュメなど、パワーポイントなどのプレゼンテーションソフトウェアを利用して、プレゼン資料を作成する機会は非常に多いものとなっています。

一説によると、会社が欲しがる社員のスキルは、英語よりもプレゼン作成能力であるというデータもあります。読者の方の中にもプレゼン資料作成が業務に含まれている人はたくさんいるのではないでしょうか。

ところで、プレゼン資料を作る時、いつも同じつくり方をしてはいませんか？　資料の作り方は、目的や用途によって変わります。目的を意識して、見る人に伝わりやすい資料はどのようなものかを考えてみましょう。

①　説明資料

従来はワードなどのワープロソフト・文書作成ソフトで作成していた説明資料も、最近は表や画像を資料の中に取り入れやすいという理由からプレゼンソフトを利用して作ることが多くなりました。説明資料の場合は、ドキュメントとしての側面が多いため、当然文字が多くなります。また、印刷して手元に配布して確認してもらうという使い方が多くなるため、印刷したときにわかりにくくなってしまうような表現は避けましょう。

例えば、「アニメーションを使用しない」「画像はシンプルなものを利用する」いった、印刷に配慮するポイント、「色を使いすぎない」「背景色はつけない」といった、印刷の中でも特に白黒印刷時に配慮するポイント、「製品名等は正確に記載する」「期日や調整事項等も明記する」「誤解を受けないような文章表現を心がける」など、調整資料として気を付けなければいけないポイントがあります。印刷した資料だけを読み返して内容が正しく伝わるか、確認してみましょう。

②　レジュメ資料

講演を行う際に、後ろに映し出す補助資料であるレジュメ資料は、講演の要点を端的に伝える必要があります。説明資料と異なる点としては、大きいスクリーンに映し出す資料であるため、文字を少なめにすることがあげられます。

ここに説明資料のように、細かい文字でびっしりと講演内容を書いてしまうと、聴講者はどうしても講演を聞くより文字を読むことに集中してしまい、肝心の講演を覚えていないというようなことになりがちです。人間は視覚優位の生物であるため、視覚情報と聴覚情報が同時に存在するとどうしても視覚情報を優先しがちなのです。

同じ理由で、アニメーションなども、視覚的に注意を喚起するものであるためあまり使わないことが望まれます。レジュメ資料は、キーワードとなる言葉をずっと示しておいて、話を聞きながらも意識してもらえるようにすること、または口頭の説明ではどうしても理解しにくい細かい数字の資料（グラフの内訳など）について、視覚的な補助が必要な内容を掲示することに徹しましょう。

レジュメ資料を聴講者に配布する場合は、資料だけを見ても聴講内容がわからないくらいで十分です。講演をちゃんと聞いていた人が、資料に書かれているキーワードや図を見て講演内容を思い出せる程度の内容が適切です。

③　ディスプレイ資料

フォーラム等で、ブースの入り口に展示しておくディスプレイ資料は、とにかく見た目のインパクトが大切です。わかりやすく見やすく興味を引く内容にして、ブースに足を運んでもらえるように、その資料をちらっと眼の端に収めただけの人が、なんとなくでも「続きの説明を見たい、細かい説明を直接受けたい」という気持ちになってもらえるように工夫しましょう。

例えば、明るい色合いや派手な（けばけばしいという意味ではなく、目を引きやすいという意味です）色を使用すること、文字は大きくクリアな書体を利用して、遠くからでも読み取りやすくすることなどがあげられます。他にも、視覚的なインパクトを重視して、アニメーションやイラスト・写真、模試可能であれば動画などもふんだんに取り入れて、見る人の興味を引きましょう。

最初に述べたとおり、ディスプレイ資料は自分たちのブースにお客様を呼び寄せるためのエサです。細かい説明は、ブースに来ていただいたお客様に直接お話させていただけばよいので、ディスプレイ資料に細かいことを書く必要はありません。

いかがでしたでしょうか。いずれにせよ、資料の目的は、資料を見る人にその内容を伝えることです。状況によって伝わりやすい条件は異なりますので、あなたの資料の使われ方を今一度考え直し、見る人にアピールできる、一味違う資料を作成できるように心がけましょう。