必見！社会人１年生のためのビジネスマナー講座【電話編】

社会人デビューした方、必見！ビジネスマナー講座、電話編のご紹介です。社会人になると電話をかけたり受けたりする機会が多くなります。

しっかりと電話に関するビジネスマナーを身に付けておかないと、恥をかくことになるので注意しましょう。今回は、電話におけるビジネスマナーのポイントを、４つに分けて詳しくご説明したいと思います。

初対面の人は要注意！

「名刺をもらったから、人づてに紹介されたから」という理由で安易に考えて、初対面なのに、いきなり電話をしてしまう若者もいますが、そのような行為は非常識なことなのでやめましょう。１度でも面識があるなら、電話しても問題ありませんが、１度も面識がなく、まったくの初対面なら、先にアポをとるのがビジネスの常識です。

特に携帯電話への連絡は避けるようにしましょう。どうしても電話で連絡をとらなければいけない状況なら、その人の会社にかけるのが常識です。最初に、受付を通してかけるなら、初対面でも少しはマシだからです。時間がない場合でも、あらかじめメールでアポをとってから、都合の良い時間を聞いて連絡するのが常識です。

そのためには、緊急で連絡をしなければならないような事態は避けること、また、普段から仕事で関わりを持つことになりそうな人への挨拶を欠かさないことが重要です。１度でも挨拶をしておけば、何かあった時に電話ができますし、助けてもらうこともできるのです。社会人になると、とにかく人脈がものを言います。

どれだけ優秀なビジネスマンになる素質がある人材でも、コミュニケーション能力に問題があると、スムーズなキャリアアップの妨げになってしまうのです。１人でできる仕事なんて限られているのです。

大きな仕事になればなるほど、人の助けが必ず必要となるのです。人とのつながり、信頼関係を大事にするためには、最初の印象が肝心です。最初の印象をよくするためには、電話でもメールでもビジネスの常識を身に付けておくことが大前提となるのです。

自分の都合だけ考えない！

社会人１年生の若者の中には、自分の都合だけを考えて電話をかけてしまう人もいます。朝や夕方の忙しい時間に自分の都合だけで電話をかけてしまうのは、非常に失礼なことです。できるだけそのような時間帯は避ける配慮が必要です。また、電話をかける時の第一声にも注意が必要です。

必ず、「今、お時間は大丈夫でしょうか？」などと相手の状況をうかがいましょう。場合によっては、かけ直すことも必要です。相手が遠慮をして「大丈夫です・・・」と言っても、空気を読んでかけ直すくらいの配慮が必要です。ビジネスで電話をかけるということは、メールやファックスをするよりも気を遣うのです。

電話をかけた時、相手が何をしているか予測はつきません。商談中や重要な会議中かもしれません。また、有給休暇をとっているかもしれません。そのような可能性は否めないので、まずは、携帯ではなく会社に電話してみるのが無難です。会社に電話すれば相手がどのような予定なのか、だいたい予測がつくからです。それでも問題がなければ、初めて、携帯電話にかけてみればよいのです。

名を名乗れ！

他のことは配慮できていても、自分の名前を名乗ることを忘れてしまう若者が多いです。電話をかける側は誰にかけているかもちろん分かっているので、話が通じますが、あまり関わりもない初対面に近い人なら、いきなり名前を名乗らずに用件を言われても困惑してしまうのです。

そのような電話をしてしまうと「失礼な人だ・・・」という最悪の第一印象となってしまうのです。相手の携帯電話に登録されていることが明白な場合でも、最初に名前を名乗るのが常識なので注意しましょう。

お礼の連絡は電話がベスト！？

お礼の気持ちを伝える時は、メールよりも電話のほうが相手に伝わります。ただ、電話がベストではない場合もあります。相手のタイプによっては、葉書や手紙などのほうが効果的な場合もあります。

お世話になっている顧客やクライアントにお礼の連絡をする時は、是非とも葉書か手紙でトライしてみましょう。メールでスピードと効率を重視した連絡方法が当たり前の社会になっているからこそ、葉書や手紙を出すことで相手に気持ちを伝えることができるのです！