仕事を探す時、電話の段階で断られない電話応対の基本

電話応対も採用の時の大きなポイントです。言葉遣いや、かける時間帯のマナーを守って、印象の良い電話応対を心がけましょう。

電話の段階で不採用になってしまっては勿体ないですから。では、そんな電話での注意点として良い例と悪い例を紹介したいと思います。

電話する前

悪い例：電話する会社の事も良く調べず、電話をかけて雰囲気を確認してから会社の 詳細を調べる。

良い例：ちゃんとどういう会社かをしっかり下調べをしてからかける。

自分が受けようと思って電話する会社ですから、当然自分がこれから電話する会社の内容や詳細はキッチリ知っているはずですよね。会話のキャッチボールが成立するように事前に下調べをしておきましょう。

悪い例：聞きたい事は電話の最中に聞けばいい。

良い例：聞きたい事は事前にメモをしてスムーズに質問出来る様にする。

かけてから聞きたい事を思い出そうとしたり、結局聞き忘れたりという事の無いように、事前に質問はメモに書いておきましょう。また、話の内容をメモに書けるようにするのも良い方法です。

悪い例：自分のスケジュールが分からないままかける。

良い例：自分のスケジュールを把握出来ている、もしくは電話中にすぐ確認出来る。

いざ面接の話しになった時に、自分のスケジュールが分からなければ面接日の設定が出来なかったり、相手を待たせたり、また折り返しの手間をかける事になります。ちゃんと前もって確認、準備をしておく事が社会に出てからも重要になりますので、そういう発想でいましょう。

かける時のマナー

悪い例：相手の仕事に配慮して、仕事をしていない時間帯にかける。

良い例：休み時間を避けて、仕事時間にかける。

なかなか担当に繋がらないからと言って、お昼休みなどの休憩時間にかけるのはご法度です。相手の貴重な休憩時間を奪ってはいけません。採用の業務も立派な仕事ですから、ちゃんと仕事時間にかけましょう。また、意外にやってしまいがちなミスは、１５時頃にかけること。会社によっては１５時から１５時１５分まで休憩タイムにしている所もあります。その時間も避けた方が無難です。

悪い例：騒音の激しい所や、電波状態の悪い所からかける

良い例：相手が聞き取り安い静かな場所からかける。

これも良くある事ですが、大通りの騒音の激しい所からかけたり、電波状態を確認せずにかけたりして、会話が上手くいかずに後からかけ直す場合が有ります。しかし、相手は忙しいビジネスマンという配慮をしっかりしましょう。

電話中の応対

悪い例：言葉づかいよりも真心だと思ってぞんざいな言葉を使う。

良い例：言葉遣い自体が礼をつくす事だと思って丁寧に話す。

ちょっと面白い採用担当が相手だったりすると、ついつい気持ちを崩して電話をしてしまう人がいます。しかし、それも採用担当はチェックしている場合も有るんです。

決してぞんざいな言葉遣いは控え、無難でも良いので丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

電話の切り際で

悪い例：怪しい会社では無いのだから、相手の名前はわざわざ確認しなくても良い。

良い例：電話を切る前に相手の名前は確認する。

自分が受けようとしている実態の有る会社なんだからと安心して、電話に出た人の名前を確認せずに切る人がいます。しかし、何らかの連絡事項が発生した時にかけ直しをしないといけないかも知れません。その時に担当の名前を把握せずにかけたのでは悪い印象となってしまいます。ちゃんと相手の名前は確認しておきましょう。

その他

応募先の会社がフリーダイヤルの場合は、携帯電話から電話をしてもつながら無い場合が有ります。連絡事項などでやり取りしている時にそれを知らなければ連絡の遅延を起こす事にもなりかねませんから、配慮が必要です。

求人情報の保管もしっかりしておきましょう。電話をした会社の情報が分からなくなってしまう人もいる様です。電話をして面接の予約を取ったはいいけれど、どこの会社だったか管理不行き届きで、ごちゃ混ぜになってしまっている人。ちゃんと会社毎にファイリングや、求人情報サイトでの確認、また、面接に行く時にはその会社の資料は持っていきましょう。

以上の様に、大変基本的な所に意外な落とし穴が潜んでいる場合が有ります。もちろんここで記載した以外の所にも、失敗リスクが潜んでいるかも知れませんね。しかし、一つだけ言える事は、どの場合も先ず相手への配慮有りきだという事です。

相手目線で考え、どういう場合に迷惑となってしまうか、どうすれば事前にそれを回避出来るかを考えておけば、大抵の事は回避出来るかと思います。想像力を働かせて、電話でのプロセスをしっかりシュミレーションしてみましょう。