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思うように仕事が進まない。そんな時は一度外部をシャットアウト

会社生活が長くなると責任が増え、あれもやらなければいけない、これもやらなければいけないと仕事が多くなり、更に別の仕事が予定外に割り込んできたりすると結局何一つ出来なかったという事も多々あるかと思います。

もちろん自分に責任があるのでいずれは終了させないといけない仕事かもしれませんが、あれもこれもと頭を悩ませていては実働する時間が無くなってしまい結果的に本当にやらなければいけなかったことができなくなりますよね。

そこで今回はそういう事態に陥ったときどう行動するのが最善かをポイントに沿って紹介致します。

まずは全てやろうとは考えないこと

一番の失敗は全て自分がやろうとして何一つ出来ていない結果であったり、全てが中途半端に終わってしまうことです。現実的に考えて人間の能力には限界がありますので、自分の行動力の範囲内で最も効果的な成果を上げることが重要です。

一度全てをリセットする

まずは一旦落ち着きましょう。そして現在行っている作業を全て中断して、やらなければいけないことをリストアップします。それだけでも冷静になれば無駄なことや、実際は急がなくてもよい仕事などみえてくるでしょう。

リストアップした内容に優先順位をつける

やれなかった場合のリスクなどや周囲への影響などを考えて緊急度と重要度を加味した優先順位をリストアップした各作業につけていきます。

優先順位の順番で自分がやれそうなところまでをメインの仕事とし他を全てシャットアウトする

これは0か10かではなく、10全てをやれない事が前提であることから出来る限り10に近づいた成果を出す手順です。大量のタスクを開いていては処理速度が低下してしまうPCと同様にやれない仕事にまで頭脳の一部を割いていては効率的な処理はできません。なので優先順位の下位部分はシャットアウトしてしまうのです。

外部をシャットアウトする

現状の作業ですらままならない状態で外部にまで過度に気を配るのは得策ではありません。事前に重要な案件以外は持ってこないようにお願いしましょう。電話に関しても重要な人物以外は出ないほうがいいかもです。もし重要な用件なら2回目の着信があるはずなのでそこからの対応でも遅くないと思います。

過度なクオリティーを求めない

もちろん信頼される仕事というのはクオリティーがつきものです。しかし過度にそれを求めるのは必ずしも正しいとは限りません。上記で緊急度と重要度において優先順位をつけた時点で、まずは最低限クリアした状態の物をイメージして、その部分が完成した後から手を加えていくやり方のほうが効果的な場合もあります。

長時間悩み進まない場合は先に次の作業を進める

作業の内容にもよりますが、長時間思考を要する部分は思い切って飛ばして次に進んだほうが時間的ロスが減り実働作業量が増えます。それに改めて取り組んだときに意外とすんなり進むこともよくありますので、行き詰ったときに停滞してしまわないよう心がけましょう。

再度同じことが起きないよう対策をしておく

負荷オーバーで作業が思うように進まない場合はなにかしら原因があるものです。事前に進めておくことができなかったのかとか、他の人に回せる仕事を抱え込んでしまっていたのかなど反省の意味も含め今後同じような展開にならないよう、対策をしておきましょう。

完璧主義者ほどこのような事態に陥ったときにリスクが大きいといえます。無理な物は無理と割り切ることも重要ですし、ある程度被害が出るにしてもそれを最小限に抑えることが相対的にはプラスになるのではないでしょうか。会社生活においてこういった追い込まれたときの粘り強さを求められる時が何度かあることでしょう。