帳票管理は大丈夫？メンテされていないのは機能していないのと同じ

他職場の人に連絡しようと名簿を確認して内線入れたら、もうそこの職場には在籍していなかった事とかよくありますよね。

それ以外にも手順書やチェックシート、各種一覧表などの帳票をいざ活用したいと思っても全然メンテナンスされていなくてまったく役に立たなかったこととか。

こういう帳票類って内容に関してはわかりやすく、効果があるように作るときは色々考えて作成するんですけど、重要なリストでもない限りなかなか最初から管理メンテナンスまで考えては作らない人が多いです。そして大体１年くらいでつかわなくなっちゃいますよね。　そこで今回は帳票管理に関する重要なポイントを紹介させて頂きます。

メンテナンスがされない帳票は機能していないのと同じ

どんな帳票類でもちゃんとメンテナンスされていないと、使用する側がそれを渡されてもまったく役に立たなかったり、逆に混乱したりすることがあります。手順書なども作成した時と現在では手順が違っていたり、チェックシートなども作成時からチェック項目にないものが追加されていて、その項目が存在しなかったらミスを誘発したりしますよね。作成者はメンテナンスされていない帳票は機能していないのと同じという認識をしっかり持つようにしなければいけません。

作成時からメンテナンス担当者を決めておく

では何故メンテナンスされないのかを考えてみましょう。新しく帳票を作るときにその作業に人がいるわけですから、見込み作業時間というものを計算しますよね。どんな仕事でも新しい作業を起こすときそれらに必要な時間を人事監督者に報告し、作業者の人数を調整してもらいます。

その見込み作業時間にメンテナンスに必要な時間を入れていないので後々、誰がメンテナンスするのかという問題が発生し、結局余裕のある人がやるしかないという曖昧なものになってしまい、誰も触れようとしなくなるのです。早い話が、帳票作成時にメンテナンス担当者をキチンと決め、それに必要な時間まで計算して人事面を調整しなくてはならないのです。

帳票作成時にメンテナンスがしやすい仕様になっているかが重要

この点に関して問題が多いのは帳票作成者が自分しか弄れないように作ってしまっている場合です。例えばエクセルを使用してのリストやデータなどの帳票のとき、マクロや関数をやたら使っていて、他の人がメンテナンスしようと思ってもさっぱりわからないということが度々あります。

作成者がずっとメンテナンスを担当するのであれば問題ないのでしょうけど、長期で使用する帳票であればメンテナンスをしなければならない時に作成者が異動であったり退職であったり、その職場にいない可能性があるのです。したがって作成者は誰でもメンテナンスできるような帳票の作り方をしなければいけないのですね。

もうひとつはメンテナンスにスピーディーに行えるようになっているかどうかが大切です。メンテナンスに必要な時間が作成にかかった時間と同じ位の作業量があったならばそれはメンテナンスというより作り直しになってしまいます。

変更しなければいけない箇所を修正するのに変更しなくてもよい部分まで手を加えなければいけない作り方をしている帳票において多く見られますね。なるべく変更箇所のみを挿入できるような作り方を工夫してみてください。

帳票の定期的なメンテナンス

なぜ帳票が存在するのかというと、正しい作業を行うにあたり必要な物であるからです。帳票を使用することでミスが少なくなったり、効率的な作業が行えたりと、とても重要な物です。管理監督者はそれらがちゃんと定期的に更新されているか把握しなければいけませんし、そのように指導する必要があります。

職場において大きな問題が発生したときはそれに関する帳票を上層部に提出したり、関係各位に見せなければいけないことも多々あります。いざとなったときに困らないよう定期的なメンテナンスを続けてくださいね。