問題の少ない健全な職場にするための「見える化」とは？

あなたの職場は誰が来てもすぐにその状況がわかるようになっていますか？例えば職場の作業者において誰が何をしているのか、何処まで進んでいるのか、決められたことがやられているのか。もしくは例えば器具のメンテナンスにおいても何時やるのか、誰がやるのか、決められた手順でやられているのか、など誰がみてもすぐに把握できる状況にあることが「見える化」です。

問題が多く潜んでいる職場というのは、この「見える化」がされていない事が多いです。「見える化」とは常に正常な業務が運用される為のツールで、問題があればそれが即座に問題視され早期改善に繋がるメリットでもあります。　そこで今回、この「見える化」について詳しく紹介させていただきたいと思います。

自分の身の回りを注意してみてみれば「見える化」は多数存在する

例えばコンビニや各種ショップなどのトイレに清掃チェック表などが張られているのを見たことはありませんか？これも立派な「見える化です」。誰が清掃を行ったのか、いつ行ったのかや清掃部分など細かなチェック項目があり、誰が見ても問題なく清掃が行われていることがわかりますね。

これにはもし、清掃漏れや不備があった場合、清掃者が正規の作業を行っていなかったのか、もしくはチェックポイントに不備があるのかなど問題の摘出にも役立ちます。

その他に職場以外でも、例えば冷蔵庫の扉に小さなホワイトボードを貼り付け、冷蔵庫の中身や購入日、賞味期限などを記入して、電気代や食品の無駄がないよう家族の誰が見てもわかるようにしている人もいますよね。とても素晴らしい「見える化」です。

人を管理する

職場によっては、個々人がそれぞれ別の場所で作業したり、時間によって作業場所が変わったりすると管理が大変です。事務所には作業者別に、いつ、どこで、何をしているか、そしていつ帰着するかの予定を誰が見てもひと目でわかるようにしておくことが人の「見える化」です。

物を管理する

職場には様々な機器や器具が置いてありますよね。それらは専門的なものも多く良く知った人でないと何もわからないものも多く存在します。そこで最低限、誰が見てもすぐに連絡がとれるよう、管理担当者を明示しておくことが必要です。更には何に使用するのか、何時購入した物なのか、メンテナンスはどうなっているのかなど、細かに記されていると更に良い「見える化」になります。

器具の定期的な部品交換がされておらず、使用効果に問題が発生したり、本来の期間より早く壊れてしまったすることありますよね。そんな時誰に報告していいものやらわからないという経験がある方は、その職場は間違いなく「見える化」がされていないのです。

作業を管理する

例えばあなたが別の職場に出向いたとき、そこで作業をしている人をみて、その人が正しい手順で作業しているか、ルールを守って作業しているかわかりますか？その作業に従事していた人であれば知識として把握できているかもしれませんが、手順やルールは常に改善されていきますので何も明示されていなければ今の作業が正しいかはわかりませんよね。

最近は作業にも「見える化」している職場が増えています。誰が見てもある程度わかるよう、特に重要な部分を中心に作業の手順が掲示されていたり、ルール、使用道具などの一覧が目に付くようになっていたりします。これは作業の「見える化」であり、作業者の問題を早期に発見できるだけでなく、新人が早く作業を習得しやすいというメリットもあります。

「見える化」はリスクの低減、問題改善そして作業効率化の効果があるのは間違いありません。少なくとも、リスク低減の為には最低限、人、物、作業、あらゆる部分で問題が発生したとき、誰に連絡したらよいかわかるようにしておくことが大切です。少しづつでも「見える化」を実践すればより良い職場作りに繋がることと思います。