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立案会議をスムーズに進めるコツ。まとまらないのは準備ミス?

新規業務の打ち合わせや社内イベントなどでもゼロからの立案会議が進まないことってよくありますよね?

期限に対して時間だけが過ぎていき内容がまとまらず焦ってしまったり、方向性すら定まらず全然見通しが立たないときなど、とても不安になると思います。そこで今回はゼロからの立案会議をメインにスムーズに進めるコツを紹介させていただきます。

進行役を明確にしておく

会議で失敗することの中で多いのが皆が好き放題言い合うことですね。これは進行役がはっきりしていなく誰がリーダーなのかもわからないような会議になってしまっていることです。発言も各自が言いたいときに言いたいことを述べていたり、議論の内容がコロコロ変わってしまうのは良くありません。進行役を明確にして、ある程度は発言をコントロールできるように仕切る必要があります。

同じ内容の討論を延々と続けない

会議が必要以上に長引くのは一つのことに対して異なる案や相反する意見で延々と討論することです。折り合いが付かない限り結論は出ませんので、多数決で決めてしまったり、次回に持ち越して次の内容に進むなりして停滞し続けることを避けましょう。

叩き台や草案は個人で考えておく

本当にゼロから皆で話し合うということはかなり難しいです。それこそ収集がつかなくなり、向かう先を見失いかねません。ですので叩き台や草案はある程度リーダーが個人で考えておくか、メンバーが各々準備してその中から一つ選ぶといったやり方のほうが会議自体はスムーズに進みます。そこから皆でアイデアを出し合い、肉付けするのが効率的だといえますね。

会議が始まってから考えるのは時間の無駄

会議が始まってからアイデアを考え出すのは時間のロスが大きいですし、いいものが生まれにくいです。前回の会議の終わりにいくつか考えておくことを決めておき、次回の会議で発言できるよう準備しておくことが重要です。

議事録はより詳細に

次回への会議に期間が開いてしまったり、長期に渡り会議が続いたりすると、議事録が重要になってきます。議事録がしっかりしていないと以前出た内容のことを再度討論してしまったり、不要な話し合いが多くなりがちです。詳細な議事録があれば過去出た内容を説明するのも楽になりますし、懸念事項や、重要事項を全員が正しく把握できるようになりますね。

鶴の一声

折り合いがつかない場合不毛な言い合いを避けるために会議メンバー以外あっても、より職責の高い上司に判断を仰ぐのも有効な手段です。第三者からの違った見え方もあるでしょうし、場を収める意味でも必要になってくることがあります。

重要メンバーの代理は極力避ける

会議での発言で常に重要なポジションにいる人が代理を立ててしまうとその時の会議が有意義なものでなくなってしまう可能性が大きいです。代理の方がその人と同じ役割をキチンと担えるのであればまだましなのですが、ただの連絡係にすぎないのであれば今回話し合った内容を次回またその人を交えて再度同じ話を持ち出さなければいけなくなります。

重要メンバーの不在により前回の話し合いは何だったのだと結果に終わることも多々あります。代理を立てるくらいなら会議の日や時間を変更したほうが良い場合もありますので気をつけておいてください。

ゼロからの立案会議はやはり入念な準備が重要だと思います。時間をかければかけるほど必ず良いものが出来上がるというわけではありません。進行役の方は話し合いを通して進めるように見せておきながらある程度一定の方向に導いたり、誘導したりする必要がありますね。