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流行りの単語「タイムマネジメント」。時間の有効活用方法とは?

よく本屋で平積みになっている仕事術の本に、「タイムマネジメント」「時間管理術」なんてタイトルが見られます。

タイムマネジメントと時間管理は、基本的にイコールな言葉ですが、つまりどういう意味なのか?タイムマネジメントなんて言葉で言うと、聞き覚えがない人には、一瞬「え?」と思う言葉かもしれませんが、漢字にすると分かりやすいですね。

つまりどういうことかと言うと、読んで字の如くですが、「時間」の管理、コントロールです。「時間に追われる」という表現がありますよね。時間は有限であり、その時間を上手く使えていないと、仕事等が間に合わず、あるいはギリギリでバタバタしたりして忙しい、といった意味です。

最近言われる「時間管理」は、こういった状態や、心境をなくそう!と提唱しているものです。すなわち、有限な時間をいかに有効活用できるか、ということです。

時間管理をやる意味とは?

結論から言うと、時間管理を行う理由は、仕事の効率化や空き時間の確保、仕事によるストレスの軽減が主です。時間管理なんて、スケジュール帳が埋まるだけで面倒なもの、と思う方も多いのではないでしょうか。受験生の夏休みの予定のように、何時から何時まで数学、何時から何時までは科学、のように休む時間がどこ?!という具合に詰め込まれたスケジュールを思い出したりするでしょうか。

今回の場合、そんな詰め込んだスケジュールをとったりはしません。というか、社会人になって、時間を目一杯使うようなスケジュールを立てるのは不可能に近いのではないでしょうか。

全ての仕事には、遅かれ早かれ〆切があります。1日単日ではなく、仕事が決まってから〆切までの流れを念頭に置いた上で、他の仕事と折り合いをつけ、余裕を持ったスケジュールを立てる必要があります。これが、仕事の効率化による空き時間の確保に繋がるものです。

1が終わったら2に手をつけ、2が終わったら3、と順番にやって、仕事がおそろしく早い人なら、それで済む時期もあるかもしれません。しかし、自分1人で完結しない場合はそれでは済みません。

部下や後輩に任せた筈が、期日までにできていない、ということは多いにありえます。その場合にも、きちんと時間管理をしていれば、期日の数日前にチェック機能を持たせることができます。ストレスの軽減に繋がるのではないでしょうか。

簡単な時間管理から。欲張ると自滅すると心得て

時間管理ツールは多く存在しますが、どれを使うかは人それぞれ好みや合う合わないがあります。あるいは、自前のスケジュール帳に持っている仕事を書き出すだけの人もいますし、それだけでも効果はあります。

しかし、多くの人に言える事は、たとえスケジュールに組み込んであるにせよ、始めからギリギリを想定したタイトなスケジュールを組むのは辞めた方が懸命です。2時間で終わるタスクだからといって、ぴったり2時間しか取らず、全てその感覚でタスクを詰め込んだら、イレギュラーな仕事が入った場合に全てのスケジュールが崩れます。

基本は、全てのタスクをいつやるか、を決めること。ルーティン業務や毎週のミーティングなど、時間が動かないタスクはスケジュールに組み込みやすいですね。逆に、〆切だけ決まっていて、間に合えばいつやっても良い仕事。これを〆切に間に合うよう、余裕を持って時間配分。

職種や仕事環境にもよりますが、イレギュラーなタスクは「入ったら仕方ない」ではなく、入る事を想定して毎日のスケジュールを組みましょう。1つ1つのタスクに1、2時間必要だと思われるだけの余裕を持たせる事も大事です。

仕事が入ったら全て、即書き込み!

とにかく、全てのタスクを書き出すこと。スマホでの時間管理アプリなども数多くあるので、手書きが面倒ならそちらを上手く活用しましょう。まずはタスクを書き出し、それを曜日や時間に振り分けます。ダブルブッキングしないよう、いつイレギュラーなタスクが入っても動けるよう、多少の余裕を持たせましょう。

そして新しいタスクが入ったら、すぐに書き込む。これも大事です。後で「忘れてた!」と慌てなくて済みます。また、全てのタスクをスケジュールに組み込んでおけば、その日にやるタスクが可視化されるのはもちろん、他の余計なタスクに心をすり減らさなくて済みます。

しっかり仕事を曜日時間別に配分できていれば、心にも余裕を持って行動できます。

余裕を持ったスケジュールを立てれば、残業を減らす事もできますし、仕事の事に気を揉まれずに休みを楽しめるのではないでしょうか。