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意外と知らない!履歴書を封筒で送る際の書き方の注意点

意外と知らない!履歴書を封筒で送る際の書き方の注意点

就職活動中に企業にエントリーをしていると履歴書を郵送で送る場面に一度は出会います。でもいざ考えてみると履歴書を郵送した経験なんてない人がほとんどではないかと思います。私も就活生の頃はそうでした。

履歴書を送る時には何に気をつければ良いんだろうか…そもそも封筒にはなんて書くべきなんだろう?宛名の書き方ってどうすれば良いんだっけ?今回はそんな履歴書を郵送する際のチェックポイントを皆さんにお伝えします!

まずは準備から!

履歴書を郵送で送るように企業から指示をされたらやるべきことが2つあります。1つは締切日の確認、もう1つは郵送のための準備です。「当たり前じゃないか」と思ったそこのあなた!意外とこのチェックが重要になります。

就活中は説明会への参加、ES・履歴書の作成などやるべきことがたくさんありとても忙しいです。連絡を受けたらすぐに確認して準備をすることで、時間に余裕を持って対応ができるようになり、慌てずに行動することができます。

締切については後述するとして、ここでは郵送の準備について話します。まずは履歴書、そして履歴書用の証明写真を準備しましょう。特に証明写真は撮影にも時間や手間がかかるので、できるだけ前もって準備しておきましょう。

封筒は大学指定のものを使用するべきです。受け取った方にも「この子は○○大学の学生なんだな」ということがすぐに伝わりますし、無地の封筒より見栄えも良いです。大学の生協などにありますので機会があれば購入しておきましょう。

宛名は送り先ごとに使い分ける!

今回は「履歴書の郵送」ということで郵送する際に一番困る封筒の書き方について詳しくお伝えします。履歴書も書き終わって後は封筒に入れて送るだけ…そんな時に悩むのが送り先、特に宛名の部分ではないでしょうか?

社会人のマナーとして「相手を敬うこと」は皆さんもよく知っていると思います。会話や文中で敬語を使用するように、手紙などの宛名にも相手を敬うために敬称を用います。一般的には「様」「御中」などが使われます。

この敬称に悩まされた就活生の方も多いのではないでしょうか?様と御中を使えば良いのは分かったけど、どう使い分ければ良いの!?そんな時は送り先が「個人」か「組織」かで判断しましょう!

「様」は皆さんも普段から使っているように人、特に個人が対象の敬称です。一方御中は会社、部署などの組織や団体への敬称です。つまり送り先が個人だったら様組織だったら御中を使えば良いのです!以下にそれぞれの例を載せます。

○  △△株式会社 採用ご担当者様 ○  △△株式会社 人事部 □□様 ☆☆様 ○  △△株式会社 人事部 部長 ◇◇様 ○  △△株式会社 人事部御中

宛先担当者の個人名が分からない場合には採用ご担当者宛にしましょう。ここで注意したいのが様と御中は併用しないということです。また相手の役職に様をつけることや、複数の方が担当者の場合にまとめて様をつけるのも誤りです。

×  △△株式会社 □□様御中 ×  △△株式会社 人事部 □□・☆☆様 ×  △△株式会社 人事部 ◇◇部長様

以上がダメな宛名の例になります。一見難しいようにも思えますが送り先が「個人」か「組織」か、そしてその個人や組織を敬うように敬称をつけることを意識すれば間違えにくいですよ!

細かいポイントにも気を付けて印象UP

その他、封筒に宛名や住所を書く際には気をつけたいポイントがあります。細かいポイントにもなりますが、封筒は企業の方が最初に見ることになる書類の顔なので出来る限り印象アップを目指しましょう!

封筒は縦書きなので送り先住所の番地は算用数字(1、2、3…)ではなく漢数字(一、二、三…)を使いましょう。会社名も(株)、(有)と略さずに株式会社、有限会社と正式名称を書きましょう!

宛先を記入したら封筒の表面の隅に赤のサインペンなどで「履歴書(採用書類)在中」と記載して、内容物を分かりやすく伝えましょう。封筒の裏面に自分の氏名や住所、提出日なども記入して誰が、いつ送ったのかを示すことも大事です。

また細かいポイントですが履歴書をクリアファイルに入れて送ると配達の途中で書類が折れ曲がったり、汚れたりしてしまう心配がなくなります。受け取った人にも丁寧な印象を伝えられるので余裕があれば準備しておくと良いです!

最後に当たり前ですが、封筒に宛先などを書く際には下書きを必ずしましょう!履歴書では書き間違えをしなかったけど封筒の宛名を間違えて、もう残りの封筒がなく郵送できない…そんな失敗をしてしまっては元も子もありません。

締切日にも要注意

冒頭でも話した締切日ですが、これを確認しておくことで事前に「いつまでに郵送・履歴書の準備をすれば良いのか」を逆算することができ、その後のスケジュールに余裕を持って行動することができます。

特に郵送の場合には準備や手間に必要以上に時間を取られてしまうことも珍しくありません。せっかく履歴書を書き終えたのに締切を過ぎて郵送することができなかった…なんて事態に陥らないように常に締切日は頭に入れておきましょう!

郵送の場合には「消印日」「受取日」など締切が企業によって異なることも多いです。特に受取日が締め切りの場合には配達日数の都合上、余裕を持って郵便配達の依頼をする必要があります。この点も忘れずに確認しておきましょう。

以上の点さえ守れば履歴書の郵送の準備は万全です!郵送した後は確認や修正ができないので履歴書の内容チェック、内容物の確認もしっかり行っておきましょう。提出し終えたら面接の対策も怠らないようにしてください!