会議時間を有効活用する為の効率的な会議の進め方ノウハウ

時間の無駄で何の有効性も感じられない会議を止めたいと思った事はありませんか？あなたがそう感じるのも無理はありません。実際に様々な会社で意味の無い会議は多く開かれているのですから。

でもまだ諦めるのは早いです。なぜなら、あなたに会議を有効な時間にする為、効率的に会議を進めるノウハウを7つお伝えするからです。

このノウハウを身に付けてしまえば、今まで止めたいと感じていた会議に抵抗が無くなり自信を持って積極的に会議へ関われるようになります。それではこのまま読み進めて下さい。

アジェンダが重要

アジェンダという言葉をご存知ですか？アジェンダとは会議進行表の事を指します。内容としては議題・会議名・参加者・時間・場所・ルール・配布資料・メモが記載されています。（作成者により内容には若干の違いはあります。）

アジェンダを会議前に参加者に配布しておけば会議に必要な情報を共有し、議題について事前に意見を用意してもらう事が可能になります。

そうする事で当日は、無駄な議論や時間を全て省けるので会議の効率化を図る事が出来ます。

資料は多ければ多い程、読んだり報告したりする時間が増えてしまい非効率。なので、会議中に配布する資料は最小限にまとめて効率化を図りましょう。資料の数を少なくするには3つの方法があります。

1つ目は全てデータ化する事です。紙で資料を作ると枚数がどうしても増えてしまい、さらにはプリントアウトにも時間が掛かります。データ化すればプリントアウトの時間が無くなり、枚数も関係が無くなるのでコンパクトになります。

2つ目は事前に資料を配布しておく事です。あらかじめ資料に目を通しておけば説明する時間が省けます。こうする事で、会議中は本当に必要な部分のみ資料として配布が出来るようになり数を減らせます。

3つ目は資料の内容を厳選する事です。余計な部分が多いと当然資料の数は増えるので重要な部分だけを資料には記載して下さい。さらに写真やグラフなど図解を加える事で文字の数を減らせ結果、資料自体も数が減ります。

参加者はその場に必要な人のみに絞る事で、発言や議論の回数が減り時間効率の良い会議にする事が出来ます。参加者以外には会議後に議事録を配布すれば特に問題はありません。

参加者を絞る事は時間効率以外にもメリットがあります。それは少人数の方が参加者は積極的に発言しやすく、参加者1人1人から意見を聞ける点です。このメリットにより会議の時間を内容の濃いものに出来ます。

よく会議中にPCやスマホをチェックしている人がいます。そのような人達には毅然とした態度でPCやスマホを触るのを禁止させて下さい。なぜなら、その人達のせいで無駄な会議となってしまうからです。

議論以外の事に気が向いていると議論だけに集中する事は不可能です。そんな状態では的外れな事や中身の無い議論となってしまい結局、「何の為に会議しているの？」となります。

時間も間延びしてしまい非常に生産性が無く非効率です。この会議では、PCやスマホは事前に全て回収というルールを強制的に定めてしまうのも1つの方法です。

全てのアクションの時間を数分や数十分刻みで細かく設定し、無駄な時間が一切出ないように時間管理を徹底して下さい。時間制限があると重要な事だけにフォーカス出来るので会議の効率と生産性がアップします。

時間管理を徹底する為には、開始時間に遅れる参加者や発言しない人は無視です。終了時間も最初に伝えます。進行役は制限時間を常に参加者達に伝えて、時間を意識させ議論へ集中するように促して下さい。

ユニークな方法として、椅子を無くし立ったままの状態で会議する方法もあります。立ったままでは辛いので会議を早く切り上げたい意識が働きます。その為、強制的に参加者は会議へ集中し効率良く短時間で会議が終了します。

時間を意識して会議を進める以上、無駄な論点に対する議論は不要です。本当に議論が必要な論点だけにフォーカスして会議を進行させましょう。

論点だけにフォーカスすれば時間や人数の関係から発言が出来ない人もいなくなり、効率的に会議を有効な時間とする事が出来ます。

また、無駄な論点が多いと参加者も何に対して会議をしているのか分からなくなったり時間が長引くため集中力を欠いてきます。そのような事を防止する為にも、必要な論点だけにフォーカスする事は重要です。

会議中や会議後には参加者から質問が出てきます。その回答を会議中に考えていては時間の無駄です。さらに焦りから的確な回答が出来ずに参加者に満足してもらえない結果になります。

回答はあらかじめ質問を想定して準備しておきましょう。準備をしておけば瞬時に回答が出来るので時間を短縮出来て、参加者にも満足感を与えられる効率的で有益な会議を行えます。

質問は会議前に様々な人に意見を聞いたり、過去の似たような論点の会議を参考に想定して下さい。