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仕事のデキる人が実践する計画的なスケジュールの立て方

仕事のデキる人が実践する計画的なスケジュールの立て方

仕事がデキる人は計画的にスケジュールを立てる事が非常に上手です。スケジュールを立てるのが上手だから効率よく仕事をこなせ、生産性が上がり、休みも取れます。

そのような人が職場にいると何か特殊な方法でスケジュールを組んでいるのでは?と気になってしまう程です。でも、実はそんな事はありません。誰でも実践出来る方法でスケジュールを立て、それを徹底しているだけなのです。

この記事では、仕事がデキる人が実践している計画的なスケジュールの立て方を7つに分けてお伝えします。あなたの仕事が今以上に計画的に進むようになる為、集中して読み進め知識を蓄えて下さい。

ゴールから逆算

まずは達成したいゴールを決めて下さい。年間、月間、週間どれでも構いません。ゴールを決めたら達成するまでのスケジュールを逆算し今日から何をするべきかを考えていきましょう。

「どの仕事を誰がいつまでにどの程度終わらせる」といった具体的な内容を決め作業に掛かる時間、優先順位、その他の仕事の兼ね合いも考慮しながら無理のないペースでゴールに向かえるよう計画的にスケジュールを立てて下さい。

必要な時間を知る

「この仕事は○分で終わる」というように1つの仕事を終わらせる為に必要な時間を正確に把握して下さい。これが計画的にスケジュールを立て、無理なく自分ペースで消化していくポイントです。

正確な時間を把握する為に、仕事中は常に時間を意識する事が大切です。1つの仕事が終われば都度、終わらせるまでに掛かった時間と仕事内容をメモしましょう。

また、時間をメモしておく事で再び同じ仕事をした時に「前回よりも早く仕事を終わらせるようにしたい」という意識が芽生えます。そして時間を短縮する為に工夫をするので、結果的に仕事の効率を上げる事につながります。

仕事は優先順位が高いものから

舞い込んでくる仕事に片っ端から手を付けていては、いくら時間があっても足りませんし計画的とは言えません。なので納期が短い仕事、重要な仕事などの優先順位が高い仕事を先に終わらせるようにスケジュールを立てて下さい。

優先順位が高い仕事ほどじっくり時間を掛けて取り組むべきなので、確保出来る最大限の範囲内で時間を確保しておく事がポイントです。

優先順位が高い仕事さえ先に終わってしまえば、後は気持ちにゆとりを持って残った仕事に取り組めるので精神的にも非常に楽になります。

日時を明確に決める

実行する日時・終了する日時をスケジュールごとに決めておくと、納期前に慌てたり納期に間に合わないといった事が無くなり計画的に消化していく事が出来ます。

納期が長い仕事などは、ついつい「来週から取り組もう」「3日以内に終わらせよう」と適当に実行する・終了する日時を決めてしまいがちです。これでは必ずと言っていいほど納期が迫って来て慌てる結果になります。

なので実行する・終了する日時を明確に決め、前倒しする形でスケジュールへ組み込んでしまえば、時間を確保しているので確実にその日にやらざる得ない状況となり納期前に仕事を終わらせておけます。

詰め込み過ぎは禁止

スケジュールはぎっしり詰め込み過ぎないように注意して下さい。進行中のスケジュールに遅れが生じた時やトラブルに見舞われた時に、他のスケジュールを別の日時にズラす事が出来なくなってしまいます。

そうなってしまうと納期遅れなどが発生し新たなトラブルを生んでしまいます。また、詰め込み過ぎたスケジュールはいつも時間と仕事に追われる状況を作る為、精神的な負担を増加させます。

こちらもミスやトラブルの大きな原因になる為、スケジュールは詰め込み過ぎずにある程度の余裕を持たせるようにしましょう。

具体的に把握する

曖昧にスケジュール内容を把握していると期限遅れ、納品数の不足、商談に遅刻などといったトラブルを引き起こす原因になります。必ず細かく具体的に内容を把握しスケジュールを立てるようにしましょう。

「1月1日15時が期限」、「A商品を10個B店へ納品」、「A会社B様と11時に商談」のように細かく具体的に内容を把握すれば前述したようなミスやトラブルを避けられます。

さらに計画性も高まり、次に何をすべきか?がすぐ判断できるので無駄な時間の削減にもつながります。

空き時間を入れる

あえてスケジュールに空き時間を入れて下さい。なぜなら、空き時間は様々な事に有効活用する事が出来るからです。

例としては数分で終わる優先順位の低い簡単な仕事を片付ける、先のスケジュールの前倒し、休憩にあてるなどの事に活用が出来ます。また、空き時間の分だけスケジュールをズラす事も出来ます。

急遽別のスケジュールを入れたり、重要なスケジュールに取り組む時間を増やしたりと臨機応変に対応がしやすくなります。