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上司や同僚と円滑に仕事をするための報告・連絡・相談の方法

報告・提出書類の書き方

上司や同僚と円滑に仕事をするための報告・連絡・相談の方法

仕事を上手にこなしていくには、自分自身の能力を発揮することはもちろん、周囲の協力者である上司、同僚などといっしょに連携を図って仕事を行うことが何よりです。

ですが、最近はそれがうまくできないと困っている人が多いのも現実です。それも、困っているのは当事者である本人ではなく、周りの上司や同僚が、マイペースな社員に手を焼いている現状なのです。

もし、あなた自身が「周りとうまく仕事ができない」と思っているなら、同じことを回りの上司や同僚も思っていると考えても、過言ではありません。

そんな悩みを抱えているのであれば、ぜひこの機会に「報告・連絡・相談」について、見直してみることをお勧めします。

案外誰もができていない「報告・連絡・相談」

「報告・連絡・相談」は、新入社員に対して上司や先輩が強く指導する項目ではあるのですが、案外そんな上司や先輩が「報告・連絡・相談」をできていないことも多いのです。

また、最近の新入社員世代は、いわゆる「ゆとり世代」ですから、どちらかと言えばマイペース。言われるまでしない、言われたことしかしないというのは当たり前のこと。

そこで、改めてそれらの重要性について、その意義を考えてみると、以下のような事が重要ではないかと考えられます。

  • 報告は自分の価値を高めるため
  • 連絡は自分の存在を伝えるため
  • 相談は相手の立場を尊重するため

「報告・連絡・相談」は、自分のためにするだけではなく、相手のために欠かせないアクションでもあります。

それぞれのアクションについて、もっと掘り下げて、その意義を考えてみたいと思います。

報告は「自分が持つ情報」の存在を相手に伝えること

報告とは、自分が持ち得ている情報を同僚や上司に伝えることです。そこで忘れてはいけないのは、自分が情報を持ち得ているという事実です。

自分の情報が、誰よりも一番に知り得た情報であったとき、あなた自身は周りの人々から注目される存在になります。

報告とは、つまり「私はこのような情報を持っています」ということを、上司や同僚に知らしめる行為でもあるのです。

よく、自分の持っている情報を出し惜しみする人もいますが、情報は時間がたつと新鮮味が失せるので、結果的に出し惜しみすることで、あなたの存在が埋もれているともいえるのです。

情報を持ち得ている存在=今後も情報を提供してくれる存在、そう自分自身を位置づけるだけで、セクションの中で自分の価値観が向上することにも目を向けてみましょう。

連絡は自分の言動を追認してもらうための儀式

最近の若い社員が連絡をしない、連絡ができないという性質が多いと、上司の世代から批判されていることが多いです。ですが、若い社員の立場になると、連絡をしたくない気持ちも芽生えるはずです。 というのも、上司や同僚に対して連絡をしても、連絡した内容が活かされなかったり、連絡が黙殺されたりすることがあるからです。

そんなことが繰り返されるようでは、連絡をしろと言われても、したくなくなるのは当たり前です。

でも、連絡という行為には「自分の言動を追認してもらう」という意味があります。容認してもらえればいいのですが、いわば追認とは「事後報告」という意味合いが隠されています。

連絡をしなければ、何かトラブルが起きても「何も聞いていない」と、上司や同僚がトラブルの原因をすべてあなたのせいにしてしまうかもしれません。

でも、連絡をしておけば「自分は連絡をした」という状態になり、上司や同僚もトラブルを未然に防ぐことができなかったのか、と責任を問われる状態になります。

怒られることを恐れて黙っているよりも、何らかの形で報告をすることが、あなたの身を守るお守りにだってなりえるのです。

相談は相手の立場を強化する意味もある

相談の意味を考えてみると、たいていの場合は「自分の悩みを解消してもらう」という一面だけがクローズアップされますが、もう1つの面も忘れてはいけません。

それは、相談された相手の立場が強化されるということです。相談をされた気持ちになってみれば、その意味が分かります。

人間は誰しも、頼られたり相談されたりすると、非常に嬉しいもので、親身になって対応することが多いです。つまりこれは、人に頼られることで「自分の存在」を再認識できるからです。

つまり、上司として相談をされれば、「面倒見のいい上司」「部下思いの上司」など、上司としてもかなりのメリットがあるわけです。

同僚だってそうです。同僚として相談を受けると「優しい自分」「チームワークを尊重する自分」を確認できますから、同僚だってメリットが生まれます。

それに、同僚同士が相談をしあえるということは、困ったときはお互いさまなわけですから、何かあったときはお互いにフォローしあえるメリットだって確認できるのです。

自分が困っていないから相談をしない、というのもわかりますが、相談されることであなた自身の味方が増えるという一面があることも、知っておくことをお勧めします。