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仕事ができる人の効率良く仕事をするためのパソコンの使い方

スキル・キャリアアップ術

仕事ができる人の効率良く仕事をするためのパソコンの使い方

パソコン無しで仕事をする事はもう不可能だと思われるほど、パソコンに依存した仕事の仕方をしている私達です。

今では仕事だけではなく、日常的な生活にもパソコン無しでは不便な生活を送る羽目になりそうなほど、パソコンと私達人間とは切っても切れない関係になってしまいました。

そのパソコンを会社で使用していない方はほぼいないかと思います。言い替えてしまえば、このパソコンの使い方1つで、あなたの仕事の良し悪しも決められますし、仕事のスピードだって変える事もできるのです。

要は、パソコンの使い方次第で、あなたの働き方も変わるという事です。

では、どのようにパソコンを使えば、あなたにとって効率良く働く事ができるのでしょうか。ここではそのいくつかの方法を紹介したいと思います。

メールボックスは分かり易く分別しましょう

会社にいる間にずっとパソコンを使用しているかと思いますが、その使用時間の主な物にメールを取り扱う時間がかなり占めているかと思われます。

1日に一体何件のメールを送信し受信しているか分からないほど、ひっきりなしにメールというのは送られたり送ったりしていますよね。

そんなメールですから、放っておいたら大変な量になってしまい、メールボックスから探したいメールを見つけ出すのも大変な事になってしまいます。

仕事というのは、先の事を想定しながらしていかなければいけないものですから、このメールボックスを放ったらかしにしないでください。

放ったらかしにしておいたらメールが溜まりに溜まって、送信するのにも時間がかかりますし、受信ができなくなってしまう場合もあります。

ですから、まずは、取引先ごと、もしくは、お客様(個人)ごとにボックスを作り、そこにその人達のメールを振り分ける事から始めましょう。

そうすることで、例えばAさんと問題があった時に、過去のメールでのやり取りを見返す事になると思いますが、Aさんのメールボックスからそれを見つけ出せば良いだけですので、大分チェックする場所が絞られて時間の節約にもなりますし、早い対応だと相手にも思われる事でしょう。

その分類をする時に、不要なメールを削除してしまいましょう。その不要なメールを持っている事で、パソコンの容量が増えてしまい、それだけで仕事の効率、スピードが落ちてしまいますから、それを防ぐためにも、不要なメールは完全に削除しましょう

できれば、定期的にメールのチェックをして、定期的にメールを減らしていくようにすると、仕事の効率低下を防ぎ、パソコンを長持ちさせるためにも良いので、そうしましょう。

必要な資料は削除するか、ハードディスクに保存しておきましょう

人間というのは、何故だか過去の物を持っておきたがる癖があります。ですが、例えば10年以上前の資料を持っていて、あなたはそれを見返した事はありますか。

おそらく、ほとんどの人が無いと思います。過去の資料を見返すと言っても、せいぜい2年くらいがいいところでしょう。

ですから、不要な資料は削除することをお勧めします。古いものを持っていてもパソコンの容量を増やすだけですし、正直何の価値もありません。

「いつか見るだろうから」といって取っておくのは意味の無いことです。その「いつか」はほぼ来ないからです。

でも、やっぱり不安だから削除はできないという方は、ハードディスクを別途用意して、そこに保存して行き、パソコンの中からは削除してしまいましょう。そうする事で、パソコンに常にスペースを作っておく事ができるので、仕事の効率が下がる事はありません。

ハードディスクに保存する事すら面倒だという人は、全ての資料をかなり圧縮して、それらをまとめてファイルしてパソコンの中で保存しておきましょう。ですが、この場合、やはり、定期的に再度チェックして不要な物は完全削除するようにして行きましょう。

使用頻度の高いアイコンはデスクトップに貼り付けましょう

仕事をしていたら、大体毎日やる事は同じでしょうし、毎日パソコンを使う際に同じものを使っているはずです。例えば、メールは絶対に開くでしょうから、それは必ずデスクトップに貼り付けておきましょう

それ以外にも、会社で使っているシステム、それがいくつかある場合はそれも貼り付け、他にもどうしてもインターネットを仕事中に使用しなければいけない時にはグーグルのアイコンなり、インターネットエクスプローラーのアイコンなりを貼っておくのです。

そうする事で、いちいち毎朝出勤後、様々な場所からそれらを見つけ出す手間も時間も省けますし、探し出すストレスからも解消されるので、これはオススメです。後は、たまに使うのであれば、ワードやエクセルなんかも貼りつけておくと便利でしょう。

全てに自分が分かりやすいようにネーミングをしましょう

例えば、何か資料を作ったとします。その時に必ずやる事があると思いますが、何でしょうか。それは、それぞれのファイルに名前をつけるということです。これは、取引先などにメールで資料を送る際もマストなことですよね。

ですから、最初から自分がファイルをパソコンに保存する時にもこれをしておくのです。

そうすれば、どこにその資料を保存したか分からなくなってしまった場合、ファイル名を検索すれば1発で出てきますから、これも時間短縮に繋がりますし、ファイルを失くしてしまったかもという不安からも解消されますよね。

資料やファイルだけではなく、アイコンの絵だけでは、それが何のためのものなのか分からない場合は、それも名前をかえてしまい、自分用にパソコン内をカスタマイズしてしまいましょう。そうすることで、仕事の効率はぐっと上がります。

もちろん、パソコンは会社のものですが、あなたが働いている間は、あなたが今使っているパソコンはあなたがどう使いやすいようにしても良いのですから、思い切って自分なりのパソコンを作り上げましょう。

ただし、音楽や画像などを保存したり、プライベートに使うのはやめましょう。

パソコンの使い方さえ変われば、仕事の効率はぐっと上がりますし、ストレスも解消されますから、すぐにもこれらの方法を試してみて下さい。