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データ管理術の基本はフォルダをこまめに作る習慣から

スキル・キャリアアップ術

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社会に出たてのフレッシュな新入社員さんや経験の浅い新米ビジネスマンは、まだまだこれから仕事を覚えていくという段階で、本当に効率の良い仕事術や無駄のない管理術は身についていない人も多いでしょう。

むしろ今まさに自分の経験の無さからくる仕事上の失敗やミスにぶち当たっているはずです。

「取引先の人との約束を忘れてしまった」「取引先に納める納品物をなくしてしまった」「パソコンに保存したデータがどこにあるかわからない」など新米社会人にありがちなうっかりミスは、周囲の人のためにも、取引している会社のためにも克服してもらう必要があります。

簡単なことからはじめられるタメになるデータの保存方法、効率アップが可能なデータ管理術を紹介します。

デスクが散らかっている人はPCの中身もごちゃごちゃ

ビジネスマンにとってパソコンは必須のアイテムです。営業の企画書や見積書をつくるのもパソコンが必要です。

IT関連の会社ではパソコンで作りあげたモノそのものが納品物になります。どんな会社においてもPCデータというものは適切に管理されるべきです。

しかし経験の浅い若輩者にとっては、このデータ管理がうまくできません

こんな経験はありませんか?

仕事上で過去に扱っていた請求書のデータが必要になり、パソコンを開けて一生懸命探してみるけれど、一向に見つからない。そういうときパソコンの中をよく見ると汚い部屋のようにごちゃ混ぜ状態になっているのです。

エクセルデータ、パワポで作ったデータ、内容がよくわからないPDFデータなどさまざまなものがズラリと画面いっぱいに並んで、一つずつタイトルを眺めることが嫌になってしまうことがあります。

原因は保存するときが適当

これはデータ管理がうまくできていない人の特徴で、原因は保存するときに保存する場所に気をつかっていないことにあります。

例えば取引先の人に、「この資料を見ておいてほしい」と依頼されデータをダウンロードしたけれど、デスクトップに保存したままそれっきりとか…。

こういうことを続けていると漠然と頭の中に蓄積しているつもりでも、いずれデータの保管場所がわからなくなり、あとで面倒なことになります。改善点は難しいことはなく、最初の保存が肝心ということとフォルダをこまめに作るということです。

パソコンは作業をするというよりも、保存することを重要視した方が効率が上がります。

「ちょっと計算してみよう」「ちょっとパワポのあの部分だけ修正してみよう」など自分のイメージを膨らませる場として考えるのではなく、ビジネスにおけるデータやツールの蓄積所と考えることです。

必要なことを適宜、記録して保存し、必要なときにすぐに取り出せるようにすることがなによりも仕事の効率化につながります。

「会社名」フォルダの中に「案件名」フォルダを作成

ワードやエクセルで何かを作りかけて、その時は重要でないと考えても後ですぐに必要になるかもしれません。

作業をやりかけて途中でやめるときも、適当に「文書1」などの名前で適当にデスクトップなどに放置せずに、そのドキュメントがどこの取引先に関係したデータで何の案件のデータなのかを明確にして保存することが大切です。

そのためにはこまめにフォルダをつくることです。もっともダメな保存の仕方はマイドキュメントに案件も時系列も関係なく、ランダムに保存してしまうことです。これがデータを管理できなくなる一番悪い例です。

データを適切に管理するためには、まず取引先の企業ごとにフォルダをつくることが第一です。そしてそのフォルダの中に、さらにその取引先との個別の案件、プロジェクトごとのフォルダをつくることです。

これだけの仕分けをするだけでもデータアクセスの効率が格段に上がります。

「新川製薬の革命ドリンク販促のあの請求書だ!」と思えば、パソコンを開き、「新川製薬」というフォルダをクリックし、「革命ドリンク」のフォルダを開けば割りとすぐにたどりつけるでしょう。

このようにフォルダを小分けにすることでデータアクセスの時間短縮が実現し、確実に仕事の効率が上がります。

今急いでるから後で…が効率を悪化させる

ここまで読んで、「なんだそんな簡単なこと…」と思われた方も多いかもしれません。しかし、現実に日々の業務の追われていると、日ごろの小さなことはすぐに後回しにしてしまいがちになります。

送られてきたメールにファイルが添付されているけれど、ダウンロードに時間がかかりそうだから後まわしにしていたら、すっかり忘れてしまい、読んでおくべき資料を読んでおかず後になってひんしゅくを買ったり…

今、最優先しなければならないことが目の前にあるので、このデータは適当なところにつっこんどけ…という心理に陥ってしまいます。

若い時分というのは、どうしても未来があるので、時間がたくさんあるように感じてしまいがちです。

しかしその時のひとつひとつの怠慢が後になって自分の首を絞めるということに気づくのは、それなりの社会経験が必要です。

そうはならないための転ばぬ先の杖としてこれを読んでくれれば、同期の社員から一歩リードできる有望社員になれるはずです。