新人でもミスを防ぎ信頼される、とっておきの仕事術！
ベテランの社員であっても、仕事でミスをすると落ち込みます。もちろん上司に注意はされるし、同僚にもやっちゃた～と内心で思われ、取引先を巻き込むことにでもなれば、それこそ出社拒否したくなることも・・・。
ましてや新人のうちは、尚更ですね。そもそもどんなことがトラブルになるのかさえ経験してないことも多いため、何に気をつければよいのかわからない、ということもあるでしょう。
そこでとっておきの、新人でもミスを防ぎ、信頼される仕事術をお教えします。
１タスク＝１ファイル
たいてい仕事は、上司からの指示書や、見積書、企画書、営業日報やコピーを依頼された原稿など、指示ごとに書類が分かれます。
さらにそれぞれ、指定された期日もまちまちです。その日中に仕上げなければならないもの、1週間以内のもの、長期に渡るプロジェクトのもの・・・。
こんな時、書類をクリップで留めるだけの状態でどんどん上積みしてしまうと、何かの弾みでクリップが外れたり、うっかりお茶をこぼしてしまったり、間違えて他の書類と一緒に渡してしまったり・・・なんていうトラブルの元になりかねません。
もしそうなってしまったら、こんな基本的なこともできないのかとすっかり信用を失ってしまうことでしょう。
作業は１タスク＝１ファイル
をモットーに、必ずファイルで管理するようにしましょう。
A4サイズの透明のクリアホルダーがありますよね。Lの字に2方向が閉じられていて、残りのLの字部分が開口している、書類を１～数枚、さっと挟めるアレです。これをとにかく多用することをおすすめします。
自分専用のマイクリアフォルダーとして、100枚セットくらい常備しておけば完璧です。会社が用意してくれなければ、最初のうちは自分への投資だと思って、そのくらい自腹を切ってしまいましょう。100枚でもせいぜい2000円前後です。その分以上の見返りはきっとあるはず。
そしてデスクの上に
- 当日分
- 1週間以内分
- それ以外
と、納期に合わせた仕分けができるように、3段トレーや引き出しなど、フォルダーを管理できるスペースを設けます。色で管理するほうが分かりやすいタイプなら、ファイルの色を変えてもOKです。
ただし、色をわける＝脳が無意識に判断できるようにすることが目的です。
人間は信号機の色をインプットされています。また、赤いものは緊急性が特に高いと刷り込まれていますので、期限の差し迫っているものから、
- 当日分は赤
- 1週間以内分は黄色
- それ以外はブルー
などというように使い分けましょう。この方法は、仕事が忙しくなればなるほど功を奏します。
話したことは必ずメールで履歴を残す
仕事をしていて最もトラブルに発展しやすい原因は、「言った」「聞いていない」のやりとりです。
記憶だけに頼ると、どちらかの勝手な思い込みによる受け取り違いや、自分では正しく伝えたつもりが、思いもよらず違う内容を口にしていたり、相手が聞き間違っていたり、というようなことがよく起こります。
また、その時は正しくコミュニケーションが取れていても、たとえば取引先において、会社の経営状況などが悪化すると、そんなこと言ってない、としらばっくれて約束を反故にしてしまったり、言ってもいないことを言ったことにされて、賠償金を払わされたりといった、取引先との大きなトラブルに巻き込まれてしまうこともあります。
ですので、それが電話で話したことだろうが、直接話したことだろうが、
- 履歴を残す目的で、必ずメールでその内容を送る
- 自社の上司と相手先の担当者の上司に、CCまたはBCCでそのメールを送信しておく
ようにしましょう。それがどんなに頼関係をしっかり築いたと思える取引先や社内の人間だったとしてもです。
こうして会社として、組織として、しっかりやりとりしているという形跡を残しておくことで、万一トラブルになった際、弁護士を挟んで法廷闘争、なんていうことになった場合にも、非常に有利に働きます。
人が言いにくいことほど気をつける
最後に、どんなに仕事ができても、どんなにヘアスタイルやスーツをバッチリ決めていても、不潔な印象を一度でも与えてしまったりすると、人はずっとそのことを忘れてはくれず、あなたに対する印象は悪いままとなってしまいます。
またこういうのは、上司や同僚もなかなか注意しづらく、実は最も困る事項でもあるのです。
毎日、朝出かける前に
- 耳垢がたまっていないか
- 鼻毛が出ていたりしないか
- 口臭はしないか
- 体臭はしないか
について、必ずチェックしましょう。
ニオイについては、自分ではわからないことも多いので、社内に一人、心許せるチェック係をやってくれる人を作り、今日臭くない？どこか汚くない？と正直に言ってもらえるようにするとベスト。もちろん家族や恋人でもOKです。
言うまでもなく、疲れたから風呂に入らない、洗濯は2日に1度・・・なんていうのは絶対にタブーですよ。
以上、新人が気をつけなくてはならないことについてまとめてみました。 ぜひ今日からでもチャレンジしてみて下さいね。
