業務における付加価値あなたならではの仕事の仕方をみつけよう

オフィスにいると、専門用語でもないけれど、意味がよく解らない言葉ってありますよね。付加価値もそのひとつではないでしょうか。たまに耳にする言葉だけど、実際の意味はなんだろう？って思ってはみても改めて調べるほどでもない。そう思っていませんか・・・？

付加価値って、なに？

付加価値とは、「本来そのものにある価値に、別の価値を付け加えてやること」です。たとえば椅子の本来の価値は「座ることができる」ことですが、それにゴージャスな飾りや座り心地の良いクッション等を組み込むといった工夫が「付加価値」なのです。

会社のルーチンワークは、手順もフォーマットも定型化されていて、人と違ったことなど必要ないように感じますが、果たして本当にそうでしょうか？アナタが作業するからこそ価値が付く、そういうポイントはないのでしょうか？

届いたデータをチェックする

業務が分業されている企業では、アナタが行う作業の前に、かならず誰かが作業を行っています。まずは、それをしっかりチェックする癖をつけましょう。

もしアナタが「請求書をお客様へ送付する」業務を行うとしたら、同封する納品書と請求書の内容と金額に差異がないかを確認するのは当たり前ですね。では日付や誤字脱字についても、しっかり確認しているでしょうか。表計算を使った請求書の場合、明細が枠に入りきれず文字が切れているということもよくあります。

このようなチェックが怠りなく行われていれば、お客様から請求書の再発行を要求されることも減りますし、何より営業担当者からの信頼を得ることができるでしょう。それこそが、アナタの付加価値となるのです。

チェックシートを作成する

数字のデータを扱う業務であれば、元データから整備・完成させたデータの結果が正しいかどうかを確認するためのチェックシートを作成すると、ミスが格段に減ります。

わたしの場合、元データからアクセスやエクセルの関数を使用して必要なデータだけを抽出し、体裁を整えた完成データにしてお客様に納品するといった業務を行っていました。

ある程度法則の決まったデータであれば、数か月も作業していれば、ポイントとなるトータルの数字や正負など、「10,000以下の数字にはならない」とか「マイナスは存在しない」といった特性が見えてきます。その特性に添って自分なりのチェック項目を作成し、「何かがおかしいかもしれない」という可能性をチェックするようにしたのです。

元データのチェックでは、必要な数字の未入力など作成者のミスによるデータ不備の可能性を発見し、無駄なデータ整備を行う前に作成元へ確認を入れることができました。完成データでは、求める数字が例月と大きく違っていないか、範囲が決まっている箇所はその通りになっているかなどをチェックし、作業ミスの発生をゼロにすることに成功しました。

これらの工夫（付加価値）により正確な完成データを納品することができ、お客様の信用を得て、業務担当を指名いただけるようになったのです。

自分なりの付加価値を見つけよう

一見、誰にでもできそうな業務ほど、人より少し気の利いた作業が結果につながってくるものです。交代でみんなのお茶を煎れることを例に挙げれば、Aさんは前もって湯呑を温めてから煎れてくれる、珈琲の好みをわかってくれているといった心遣いがあると、ほかの人よりAさんのお茶を飲みたいと思うようになるでしょう。小さなことですが、それこそがまさに付加価値なのです。

誰でもできる仕事だからと気分を腐らせることなく、だからこそ自分にしかできない心遣いを見つけるチャンスだと思って、探してみませんか？アナタだけの付加価値を。