会社で共有されているスケジュールソフトの上手な使い方 - “働く”をもっと楽しく！仕事応援型ウェブマガジンJOBLY [ジョブリー]

いまや多くの会社でスケジュールソフトが導入されていることと思います。さてみなさんはきちんと使いこなしていますか？

スケジュールソフトといえば「会議」や「取引先とのアポイント」などを入れるもの、それだけと思っていたら、スケジュールソフトを使いこなしているとは言えません。

そこで今回は仕事をしていく上で「スケジュールに入れておきたい」予定のいつくかをご紹介したいと思います。

１．デスクワークをスケジュールに入れる。

会社によっては「空いている日時」は予告なしにスケジュールを入れてもＯＫというルールがあります。そうすると「ここで書類を作成したかったのに」と思った時間を潰されてしまいますのでそのための予防策としてデスクワークの予定のスケジュールに入れるのです。

もちろん、仕事の重要度によっては変更せざるを得ないケースもありますが「予定有」の意思表示をしておくことで、他の日程を選んでもらえる可能性もあるのです。

さらに企画職の場合は「作業の段取をつける」という意味でも、その工程を「見える化」することになります。関係者に公開されるスケジュールの場合は、その工程が「見える」ことで安心感を生み出すことになるのです。

そしてデスクワークをスケジュール化することで作業記録が残ります。どのタイミングでどの作業をしたのかを回顧することで、結果的にそのタイミングで作業をしたことで問題があった場合、次はもっと早く作業をしなければ、といった目安にもなるのです。

営業職の方などは、出来る限り取引先との訪問スケジュールを入れたいはず。しかしながらアポイントの日時だけを入れておくと効率が悪いことが多々あります。

例えば外出先で次のスケジュールを入れる際に、移動時間を考えないで日時を決めてしまう、

あるいは、移動時間をおおざっぱに見積もり過ぎて無駄な時間が空いてしまう…等。

その対策として相手先とのアポイントが決まった時点で、可能な限り「正確な移動時間」を踏まえた「外出予定」をスケジュールに入れておきます。例えば15時に取引先とのアポイントがある場合、そこまでの移動時間が30分であるのなら「14:30●●商事」と入れておくのです。

移動時間は駅間ならWEBで無料で調べられますし、有料サービスなら会社から会社のトータルの時間を提供してくれるものもあるので、こちらを使ってみるのも良いでしょう。

但し、ひとつだけ注意が必要です。移動時間を踏まえてスケジュールを入れてしまうと実際の訪問時間が分からなくなってしまうケースがあります。この対策としてスケジュールには「14:30●●商事（15時アポ）」と記載しておきます。これで約束の時間を忘れることはありません。

最近はアポイントの約束をメールで行うケースが多くなっています。その際に「都合の良い日時」をあなたから複数提示した時に、その日時のスケジュールを空白にしておくとダブルブッキングになるケースがあります。

「空いている日時」ということで同僚の誰かが予定を入れる場合もありますし、自分自身で他の予定を入れてしまうミスもあるはずです。

そのために提示した日時はスケジュール上では埋めておくことが必要です。その場合は「仮・●●商事」とか記載しておくといいでしょう。

好きなアーチストのライブや、大切なヒトとの約束等、できれば仕事より優先したいスケジュールというのは誰しもがあることだと思います。そうったケースは「定時即退社」したいのが本音でしょう。

どうしても仕事が優先される場合はやむを得ないことと諦めるしかありませんが、予め予防策として「スケジュール」があることをアピールしておくことは少なからず効果があります。特にそれほど急ぎでない社内打合せなどの場合、スケジュールをみて他を選んでくれる可能性も高いはずです。

それ以上に「空いている日時」だったから予定を入れたのに、それをプライベートを理由に断るとなると、正直お互い良い印象は残らないのは間違いないでしょう。この場合、正直に「デート」とか「ライブ」とかを入れる必要はありません。単純に「外出」として予定を入れれば良いのです。

スケジュールソフトの記載方法については会社によって細かくルール化されている場合もあるかと思いますが、現状はそれほど厳格なルールはないのが大多数かと思います。

今回ご紹介した予定をスケジュールに入れることで仕事の効率は必ず高まるはず、スケジュールソフトが時間の管理だけでなく、仕事環境もコントロールするのですから。