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退職をスムーズにする仕事の引き継ぎ方法と抑えるべきポイント

すっきりとした気持ちで転職先で仕事をスタートするために重要なのが前職での〝引き継ぎ〟。特に同じ業界に転職する場合は、引き継ぎを雑に行って悪評が立たないように注意したいもの。

いずれにせよ、思いやりを持ってきめ細かい引き継ぎを心がけることが大切。余裕をもった予定を立て、気持ちよく今の職場から巣立ちましょう!

スケジュールづくりが肝心

退職前の時期は、通常の業務と並行して引き継ぎ進めなければならないので、忙しくなりがちです。また慌ただしさの中でミスやモレも発生しやすいので要注意。

まずは、引き継ぐべき業務の項目を挙げ、リストをつくってみましょう。そしてそれぞれの業務を「どういう順番で」「いつまでに」「誰に」引き継がなければならないか書き出しましょう。

ここで注意したいのが「誰に」引き継ぐのかということ。ベテラン社員ならば、引き継ぎ書類を一度見ただけで次回から一人でこなせるかも知れませんが、引き継ぎ相手が入社して間もない社員の場合、理解に時間がかかったり1~2回は一緒に業務をおこなわなければならいないかも知れません。

その他、取引先にあいさつ周りが必要な場合は相手のスケジュールも考慮する必要があります。スケジュールづくりの一番のポイントは、全体に3営業日くらいの余裕を持たせるということ。急な予定が入ったときや、相手の急なスケジュール変更などにも対応できるでしょう。

引き継ぎで伝えるべき具体的な内容

引き継ぎの際の一番の理想は、後任者にその業務の流れを把握してもらうために一緒に各案件の仕事を行ってみることです。しかし、場合によってはそんな時間の余裕がないこともあるでしょう。

モレなく確実に引き継ぐためには、口頭で説明するだけではなく、できるだけ文書にして残すこと。担当案件ごとにファイルをつくって、後任者がいつでもすぐに見直すことができるようにしておきましょう。

引き継ぎ作業で伝えるべき具体的なことは、

  • その業務の目的や社内での意義
  • 業務の一連の流れ(どのタイミングで何をするべきかの表などをつくって残しましょう)
  • 一人に複数の案件を引き継ぐ場合は、その優先順位
  • トラブルが起きたときの対応(過去の事例も合わせて伝えておきましょう)
  • 取引先、社内担当者のリスト
  • 業務に使用する際の書類のフォーマット
  • 自分の連絡先(緊急の場合や不明点がある場合の問合せのため)

顧客への信頼関係も引き継ぐ

取引先へ退職のあいさつ回りをする際は、できるだけ後任者と一緒に行きましょう。これまで通り、先方の担当者と良好な関係を築けるようにサポートを。

「○○(後任者の名前)は、社内でもいつもおもしろい企画を上げてくるんですよ」「○○はマメによく動くので、社内でも顔が広いんですよ」など、 相手に信頼されるような紹介ができればベストです。印象よくあいさつ回りができれば、転職先でもその取引先の人と関係が続くかもしれませんよ。

引き継ぎ完了から最終出社日までは何をする?

順調に引き継ぎが進んで最終出社日が近づくにつれて、今度はだんだん時間が余ってくるかも知れません。そんな時は、単純作業や共有スペースの整理整頓などを積極的に行いましょう。

暇そうに過ごしていては印象は悪いものです。小まめに動いて残りの業務時間を有効に使っていれば、最終日までの居づらさも軽減されるはずです。