業務をフロー化。仕事が役立っているかを知ろう【フローとは】
仕事をしていて、ふと、「この作業、役に立ってるのかな?」と思うこと、ありませんか?
企業の業務は、誰か一人がすべてを一貫して担当するわけではありませんね。自分の手元にあるのは、業務の一部を切り取ってルーチン化された作業だけ。結果に直接つながる部署でもないと、関連性が見えづらいのは仕方ありません。
でも、もしそれが解らないために仕事へのモチベーションが保てないということであれば、自分の作業をフロー化してみてはいかがでしょうか。
フローとは?
どのような業務・作業にも、それを行うための「始め」と「終わり」が存在します。
定期的にあるルーチンワークであれば、「毎月●日になったら始める」、「毎週●曜日になったら始める」というように、日付が業務開始のサインかもしれません。単発・突発的な業務であれば、それは上司からの命令、トップダウンかもしれませんね。
このように、作業の「始め」は割合はっきりしているものです。では「終わり」はどうでしょう?
例えばアナタが所属部の経理担当であれば、毎月●日までに部に届いた請求書等をまとめるといった作業が発生します。この場合、最初の請求書の到着が作業開始のサインとなります。
請求書が届くたびに封を開けて内容をチェックし、間違いがなければ会社の経理システムに詳細を入力、決まった締切日までに届いた請求書をまとめて経理本部へ送る。
この「請求書をまとめて本部送る」ことで作業がアナタの手を離れるのであれば、それがこの作業の「終わり」ということになるのです。
これら一連の作業を「フロー」といい、可視化した図が「フローチャート」と呼ばれるものです。
フローチャートで可視化する
シンプルな流れを図1に描いてみました。上に「始め」があり、その間にあるいくつかの「処理」や「判断」という作業が順次行われ、下の「終わり」に繋がります。フローチャートのパーツはエクセルに内蔵されています。
リボンの「挿入」から「図形」を開くと、部品の中に「フローチャート」群がありますので、確認してみてください。
「始め」と「終わり」は、端子という記号で表します。どのような作業であっても、端子に始まり、端子で締め括られるのは約束です。
流れの中で一般的な事務作業に使われるのは、様々な手順を示す処理記号、YES・NO、OK・NGなど内容によって処理が変わってくるものを示す判断記号、作業によって発生した書類を示す書類記号などです。
厳密に記号を使い分けたいとするなら、データ記号や準備記号も有効です。
事例として、先に述べた経理作業を図2のようにフローチャート化しました。
フロー化することで客観的に判断できる
1.請求書が届く
これが作業の始めです。
2.封を開け、請求書に該当する内部資料を手元に準備する
3.請求書の内容を確認する
部署内の資料と比較して、その正誤を判断します。
4.内容が一致していなければ、まず部署の担当者に資料が間違っていないか連絡確認する
内部資料の方が間違っていることも多いので、それが解ったら担当者に修正してもらいます。
5.内部資料が間違いなければ請求書の間違いということなので、請求書を発行した業者に連絡し修正発行してもらう
再発行したものが届いたら、3からの作業を繰り返します。
6.3で請求書の内容が間違いなければ、社内経理システムへ内容を入力
7.原本を経理へ送付する
これで、作業は終わりです。
作業をフロー化することで、気づかないうちに無駄な動きをしていたことに気がつくこともあります。また、自分の作業がどのように役だっているのかを客観的に判断することもできるのです。