【新社会人マナー講座】このポイントは外せない！ビジネスメール編 - “働く”をもっと楽しく！仕事応援型ウェブマガジンJOBLY [ジョブリー]

新社会人としての日々頑張る皆さん、メールについてのマナーはしっかりできてますか？今回は、【新社会人マナー講座】のメール編です。

社内・社外の人とメールのやり取りをする中で、曖昧なままにしていること、ありませんか？気を抜くと、基礎的なビジネスマナーほど曖昧にして年数を重ねてしまいがち。あとあと恥をかかないように、入社１年目のうちにきちんと知っておきたいものですね。

件名は簡潔に！

まずは件名。簡潔に、相手が見ただけで概要がわかるようなものにしましょう。「○○の件につきまして」「○○のご連絡」などが一般的。打ち合わせや会議などについてであれば、開催日なども入れて、ほかの会議などと混同せずにすむようにしましょう。

相手と何度もメールのやり取りをしていると、「Re:Re:Re:Re:Re:…」となってしまいますね。これはこまめに修正するようにしましょう。多くとも３回程度にとどめておくのがマナーです。

気をつけたいのが、「CC」と「BCC」の使い分け。「CC」には、参考までにメールを確認してもらいたい相手を設定します。宛先（「TO」）からは「CC」に設定した人のアドレスが見え、CCからもTOが見えます。

これを「BCC」に設定すると、「TO」の相手からは「BCC」の人のアドレスは見えません。「BCC」からは、「TO」が見えるので注意しましょう。

プライベートのメールでも、読みづらいのは面倒くさいもの。ビジネスでは、「読みづらいメール＝仕事ができない人」となってしまうので要注意。「メールは見やすく！」これは鉄則です。

まずは、適度に改行を入れること。「。（句点）」ごとに改行して、読みやすい文面にするよう心がけましょう。適度に空白行を入れるのもポイント。話の節目など、２～４行おきに入れると見やすくなります。また、本文中にも「、（読点）」を入れることも読みやすさにつながります。

署名を作って設定しよう！

あなたの所属・氏名・メールアドレスなどを入れた署名を作り、メールの最後につけるよう設定しましょう。社内向けと社外向けの２種類作っておくことを忘れずに。

社外向けの署名には、「会社名・所属部署・メールアドレス・会社住所・電話番号・ＦＡＸ番号・ホームページＵＲＬ」などの情報を入れること。氏名のあとに読みがなをつけると親切です。

所属部署・氏名・メールアドレス・内線番号など、社内の人が見たときにわかりやすく、連絡しやすいような情報を入れましょう。

メールを送った相手がすぐに開いて確認してくれるとは限りません。席を外していたり、仕事が立て込んでいたりすることもあるでしょう。相手にすぐに確認したいときなど、急を要する場合はメールではなく電話で直接話をするよう徹底しましょう。

メールは、顔が見えないやり取りであるぶん、文面やレイアウトなどが重要になってきます。読みやすく伝わりやすいメールの書き方を身につけて、「デキる新人」を目指しましょう！