事前準備で差が付く！参加者の心に響く効率の良い会議の進め方

なぜ、会議がダラダラと長引くのかというと、会議が始まってから考えるからです。みんなで一生懸命考えているふりをしても、行き詰まっている雰囲気の時には良いアイデアなんて浮かびません。アイデアが出るまで続けるというのは明らかに非効率です。

事前にやること

考えるだけなら、トイレの中でもお風呂に入っている時でも、通勤の電車の中でも出来るはず。事前に資料と案件を用意して、落ち着いている時にアイデアを出してもらいましょう。思いついたアイデアは、すぐにメールで送ってもらいます。

これなら普段あまり意見が言えない人でも発言できます。必ず１人１件以上はメールで意見を出すこと。本来は担当者が個別に聞いて回るのが１番なのですが、業務もこなしながらでは難しいことでしょうし、担当者に負担がかかります。

会議を早く終わらせるために協力して欲しいと頼めば、協力してくれるはずです。集まった意見は匿名という形で抜き出し、プリントアウトしてみんなに配ります。コピー＆ペーストするだけなので、作業的にもそれほど苦にはならないはずです。

目的をはっきりさせる

会議では、プリントアウトした匿名の意見を元にまとめます。大切なことは「何を決めるのか」ということをはっきりせること。ここがあいまいでは、結果がなかなか出ません。

１問１答の穴埋めのように今回決めるべきことの質問を、具体的にはっきりプリントやホワイトボードに書いて示します。この企画をやるのかやらないのか、誰が担当するのか、いつまでに何をやるのか、具体的に決めなければ意味のない会議で終わってしまいます。

ある程度賛成意見や反対意見を整理したら、やるのかやらないのか結論を出しましょう。やると決まったら、いつまでに誰がやるのか積極的に決めていきます。担当者が決まらない時などは、議論する時間を定め「５０分までに決まらなかったらくじ引き」などとルールを決めましょう。

暗黙の了解で時が過ぎるのを待つ会議が多いですが、その沈黙はどの社員にとってもかなりのストレスになるはず。時間で区切ることは社員のストレスを減らします。

時間で区切る

内容にもよりますが、１つの議題で集中力が続くのは大体３０分ぐらいです。事前準備さえしっかりしていれば、決まる時にはぱっぱと決まるものです。それでも決まらない時には、次回に持ち越します。その際に必ず全員に宿題を出しましょう。

賛成の人には反対の人が主張することを反論できる証拠を。反対の人はそれに代わるアイデアを必ず用意して、資料にして持って来てもらいます。アイデアが行き詰まった時も同じで、再開する日時を決めていったん解散します。アイデアがひらめいたら、その場でメールをして意見を集めましょう。

参加者全員にメールするのも良いですが、年中会議をしないといけなくなります。会議専用メールアドレスを用意して担当者がまとめ、会議時にプリントアウトして匿名として持って行くのがベストでしょう。ただし管理者は、提出していない人に対してメールするように促すことはして下さい。

何度でも訂正して送ってＯＫなので、必ず１回以上は送ること。案件がいくつかある場合は、１つ１つ結果もしくは次回への課題を出して、決着をつけてから次に進みます。それでも１つの案件に制限時間が付くので、全体の会議時間は短くなるはずです。中途半端で終わらせる会議は１番時間の無駄で、参加者にとっても苦痛のはず。

心に響く会議

上司や主だった人が勝手に決めて部下に命令すれば、会議なんて必要ないはずですが、会議をするのは「みんなで意見を出し合って決めたことだから、みんなで頑張ろう！」というのが真の目的のはず。

ダラダラ目的も分からずに、時間が過ぎるのを待つだけの会議では、参加者の心にも響きません。参加者全員が意見を出し合い、納得し、みんなで決めた答えだからこそ頑張ろう、という気持ちになるのです。

小さな声を拾うことが成功のカギです。それには、上手くしゃべれない人への配慮が必要。的外れな意見や社会人としては幼いアイデアもあるかもしれませんが、「それを元にこんなことを考えてみました」というようなフォローがあれば、発言した人も嬉しくなるはず。

マイナス思考な人もいるかもしれませんが、そこだけは治してもらわなければみんなに感染してしまいます。病的な人も、みんなでフォローし助け合って、素晴らしいチームを作って下さい。