会議中のメモがポイント！あいまいな会議での議事録の書き方
議事録の書きやすさは、その時の進行役次第です。議長が上手にみんなの意見をまとめ、最後に結論を言ってくれれば、それをそのまま文章にすればよいのですが、あいまいな形で意見が分かれた時に、お茶を濁して終了してしまうことも。
議事録は会議に参加していない重役などが、その会議の様子が分かるように書くのが目的です。また、後日見直して「会議ではみんなでこうすると決めました」と確認する目的もあり、記録者の責任は重大です。
議事録を作ることは会社に慣れる教材
書記的役割になるので、発言力が少ない人に頼んだ方が会議の邪魔にならないし、公平な見方が出来るということから、新人が議事録を作ることが多いです。
会社の影の組織図や暗黙事項、個々の性格も見えてくるので、会社に慣れるにはうってつけの教材です。
とは言っても、基本ルールに基づいて書いていけば、大部分は埋まってくるはずです。重要な結果については、穴埋め式の会議メモを前もって作り、埋めるつもりでメモしていけば、そう難しくないはずです。
基本的な書き方
議事録は立派なビジネス文書で、書き方や形式が決まっています。決まっていることを書くだけなので、途中まではどんな人でも書けます。その会社独自のフォーマットがあるなら、それを使います。
１、日時 平成○年○月○日 ＡＭ１０：００～ＡＭ１１：５０
２、場所 （株）○×商事 ４階会議室（社外の場合）
３、出席者 ○×領事 営業部 部長 山本様
○×商事 ＷＥＢ担当 山田様
ＷＥＢ開発課 課長 田中
営業部 中田
ここまでは普通に書けると思います。もちろん社内会議の場合は場所を「本社会議室」などとし、上司であってもメンバーの名前に敬称はいりません。ただし部署名、役職名は書くこと。
４、議題 （１）新製品の開発について
（２）回収商品の対応について
（３）クレームについて
５、資料 新商品に関する提案書（企画部 田中）
回収商品一覧表（○×商事営業部 部長 山本様）
議題はいくつかある時には、通し番号をつけましょう。概要や結果を書く時に見やすくなります。会議で資料が配られた場合は、そのタイトルと後ろに作成者名を書きます。
フォーマットを使用している場合では、この欄が無いこともありますが、添付するのが好ましいでしょう。
その会社独自のやり方があるはずです。上司や先輩に確認しましょう。議題は会議中に増えることもあります。
結論が出なかった場合などは雑談として扱うこともありますが、結論が出た場合は記録します。こちらも議題に入れてよいか、提出する上司に確認しましょう。
６、議事概要（内容）
（１）当社が発案した新製品開発に関する企画書の意見など。実用化に向けての改良点など。
（２）回収商品の再利用方法等、対応等の検討。回収品が出ないための対策など。
（３）○○様より当社製品についてのクレーム対応に付いての報告と対策に付いて。
この議題の内容はくわしいほど結論が出しやすくなります。ただし、会議の目的をしっかり理解していないと書けません。ここで間違ってしまうと、いつまでたっても書き直しをさせられてしまいます。
どういう結果が欲しくてこの会議を開いたのかということを考えながら、議事概要を書きます。結論（結果）と連動しているものなので、結果から文章を導き出しても良いでしょう。
７、結論（決定事項）
（１）実用化に向けてデザインをＷＥＢ課、田中が何日までに作成し持参する。
（２）返品などの回収品のためのセールを行う。ネット販売での特別ページを作り２月１日から３１日までの期間とする。
（３）○○様にはお詫びの文章を当社から送り、返品に応じ、今後は必ず２人以上で確認することとする。
決定事項の内容は、具体的な事実をできるだけ細かく丁寧に書いていきます。会議中にメモするのはこの文章を作るためです。
文章にすることを考えながらメモを取りましょう。その為には、議題の内容を十分に理解していなければいけません。
議事録は、ポイントをおさえて正確に
それまでのいきさつなどが分からないと、理解できない場合もあります。分からない時には、参加する先輩に前もって聞いておくとよいでしょう。
意見が分かれて結論が出なかった場合は、賛成の人の意見とその人の名前、反対の人の意見とその人の名前などを書き、未解決事項として処理します。
今後の課題などに入れるのもＯＫです。議事録に必要なのは正確な描写です。
ボイスレコーダーなどを用意している時には、さらに正確な記録が必要なこともあります。会議で決まったことはみんなで決めた約束事になります。
言った言わないのトラブルにならないためにも、前例に沿って正確な記録を残しましょう。
