退職の挨拶メールでトラブルを招かないために気をつけるべき３つの事 - “働く”をもっと楽しく！仕事応援型ウェブマガジンJOBLY [ジョブリー]

退職が正式に決まったら挨拶状を準備する人は多いと思います。お世話になった方、取引先などにはハガキの挨拶状を送ることが多いでしょう。しかし、ハガキを送るほどではないにしても、黙って消えてしまうのは考え物。

大なり小なり関わった相手なら、連絡をしておくに越したことはありません。社会というのはどこかで繋がっているもの。思わぬところで再び出会ってしまい、気まずい思いをするなんてバカバカしいことです。そんなことにならないよう、退職の挨拶メールを上手に利用しましょう。

宛先はＣＣではなくＢＣＣにする気遣いを

宛先をＣＣにしているせいで、誰に送ったかがまる分かりになったメールが届くことがあります。別に極秘の内容でもないのだから、特に問題などないのでは？そう思うかもしれません。

しかし、社内向けのメールならまだしも、社外向けのメールの場合はこれが思わぬトラブルの元に。たかがメール１通で、取引先がまる分かりなってしまうことさえあるのです。

社内向けのメールであっても、あの人には送ったのにあの人には送ってないのか・・・。そんなくだらない勘ぐりをする人が、どういうわけだかどこの世界にも必ずいるもの。

それが万が一何か誤解を生んだとしても、退職した後では弁明する機会すらありません。立つ鳥後を濁さず――。これを徹底させることが大事です。

社内向けにしろ、社外向けにしろ、テンプレートを作ることになるでしょう。社内向けはいいとしても、取引先などに送るメールの場合は注意が必要です。出来るだけ内容を上司に見せ、確認してから送信しましょう。

季節の挨拶がふさわしくない。書かなくてもいいことが書かれている。引き継いだ担当者の連絡先など、大切なことが抜けている。などなど、社会人として不合格の挨拶メールを送ったことで、赤っ恥をかくのは残された社内の人々です。

「あのバカ、恥ずかしい挨拶メールを送りやがって・・・！」・・・なんて、知らないところで評価を下げることになるかもしれません。そんなことにならないよう、きちんと上司に相談し、内容を確認してもらってから送った方がよいでしょう。

大切な取引先や、お世話になった社内の人の場合、直接出向いて挨拶するのが一番です。しかし相手も忙しく、なかなかそんな機会はとれないかもしれません。そういう場合は挨拶状をハガキで送った方が無難です。

しかし住所などが分からない場合は、挨拶メールで済ませることもあるわけですが・・・。その場合は全員一律に送るテンプレで済ませてしまうのではなく、個別の内容を盛り込んで送りましょう。

何かと関わりがあったにも関わらず、テンプレな内容のみの退職メールをもらうと寂しいもの。なんだ、けっこう薄情なやつだったんだな。最後の最後にそんな評価になるなんて、もったいないことです。

「○○の時は、助けていただいて本当に助かりました」というように、その人限定のエピソードを交えるだけでもぐっと親近感が増すものです。そういうちょっとした気遣いが後の自分を助けたりするものですから、面倒臭いなんて思ってはいけません。せっかくなのですから、気遣いのある挨拶メールを送りましょう。