もしあなたが組織のリーダーになったら、会議は極力減らしましょう！

会議の多い会社は無駄な時間が多いです。最小限のホウ・レン・ソウを簡単に出来る仕組み、成果に焦点を当てた仕組みを作れば、会議は自然と不要になります。会議が要らなくなった浮いた時間を営業に回せます。会議と成果は反比例。会議不要の仕組み作りをしましょう。

あなたの会社は会議が多いですか？実はこの会議は時間泥棒と言っても過言ではありません。日本の企業の会議の特徴として、ダラダラ会議が多いという事。会議中に始まる雑談のせいで、決めなければならない事以上に会議の時間は長引きます。

そもそも会議はなぜ必要なのでしょうか？例えば売上達成を目的とした会議において必要な事は、売上数字の確認しかありません。しかしそう書くと、こう反論する方がいます。

「売上を達成するために、ちゃんと数字が達成しているのかを見る会議、具体的に日々どこにアタックするのかを確認する会議、数字に届かなさそうな場合の数字の補填をするための会議が必要だ」などと。

しかし、実はこれらのほとんどは、わざわざ会議を開かなくても、普段のコミュニケーションで解決出来る事ばかりです。営業同士のコミュニケーションや、営業とマネージャーの間でのコミュニケーションで十分な内容です。

それをわざわざ会議という場で、時間を取って、報告を延々とする人がとても多いのが実情です。その報告を何人もの人が順番に行いますので、最後の人の話を聞き終わった頃には、もう最初の人の話は、皆随分と忘れてしまっています。

更に、会議で配られる資料も時間泥棒です。会議をするために、わざわざ何時間も割いて資料を作り、コピーを取って配布するのです。そうして始まった会議、終始仕事の話が繰り広げられるのかと思いきや、仕事に関連した雑談が始まります。

「どこどこ会社の担当さんはいつもこんな事を言ってくる」とか、「どこどこ会社の社長さんに会うと、いつもコーヒーをくれるのでお腹がタプタプになる」とか。あたかも仕事の話をしている雰囲気で、実は業務以外の話が延々展開される場合があります。

挙句の果てには、仕事と関係のない、同席社員のプライベートな話で盛り上がったり、会議を開いた目的に全く無関係の話が展開されて、結局会議で決めなければならない事が中途半端のままで閉会、という事もよくあります。

こういった事に疑問を持つことがとても重要です。特にこれは若手の社員よりも、経営者や管理職の方が率先して、会議を減らす取り組みをしなければなりません。若手社員は会議が不要だというような進言はしにくいものです。

にも関わらず、最初に犠牲になるのは若手社員です。彼らの立場で想像をしますと、与えられた目標金額があるわけですから、そこから逆算して日々営業活動をしていたとします。しかし週に１度の１時間の定例会議が入りました。

彼らはこう思います。

「いつも数字を出せを言われるけど、定例会議が無ければ４時間は浮く。１件くらい見込み客が出来るのになぁ・・・」

しかし、先ほども書いたように、無駄な時間はまだまだ続きます。１時間の定例会議のために、１時間かけて資料を作りました。しかも会議はダラダラした話になり、結局２時間かかりました。もう午前中は完全に会議のために潰れます。毎週の事だとすると午前中はフイになるのです。

しかも、その会議での決め事が決まらなくて、翌日の夜に繰越になれば、またそこで無駄な時間が発生です。会議は決定の場として進めるのであれば、普段からコミュニケーションさえ取れていれば、実はとても短い時間で終わります。

決定事項の相談以外には使わない様にするのです。そして、その相談のための案は、事前に会議の前に考えるようにしておくと、営業は移動中にでも考える事が出来ます。営業は売ることに専念するべきで、そのためにどうしても必要な会議だけ残して下さい。

いえ、残すと言うよりも、全ての会議を一旦止めてしまって下さい。止めたことでどれだけ困る事が出てくるのでしょうか？出てこなければ不必要だったという事ですから、このまま止めてしまい、出た部分の会議だけすればいいのです。

一旦ゼロベースで物事をとらまえて、本当に必要な事だけを行うほうが、実は営業の効率が良い分成果に繋がります。毎週午前中を潰して行った会議がトータル１２時間とすると、１つの定例会議だけでこれだけのロスです。

２つ３つとある会社さんは、そのロスを見直し、その時間に何件の見込み客が出来て、何件の受注に繋がっていたのかを分析して下さいね。そうすると、会議をしたくなくなるのではないでしょうか？