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出世できる報告書の書き方-クレーム処理から毎日の日誌スタイルまで

報告書の基本は、短い文章でわかりやすく適切に書くこと。読む人の身になって、くどくどと愚痴や言い訳のような文章は書かないのが原則です。

報告書といっても、クレーム処理から開発研究、出張報告書などさまざまなものがあります。ひな形はたくさん出回っていますが、その会社で使われている形式がいちばん読む人にとっても見やすいもの。過去の他の人の書いた報告書の書き方を参考にしながらアレンジして下さい。

その会社で過去に使われている形式で書く

必要事項は 日時、場所、メンバーもしくは相手先、目的やクレーム内容、そして結果やどう処理をしたのかという内容です。新聞の記事の様にズルズルと長文で書くのは読みづらいので、決まりが無ければ箇条書きで書きましょう。

まず左上に「○○部長殿」といった提出する人の名前を書きます。一行下がり、右上に提出日の日付を西暦から。そのすぐ下に自分の名前を書きます。行を変えて、報告書の名前を中央に書きます。何枚にもなる場合は表紙を作ってタイトルと共に書いて下さい。

報告書の名前は「●●への出張報告書」や「▲▲様クレームに関する報告書」など、内容がすぐにわかるようにしましょう。その下からは本文ですが、「以下の様に○○の報告を致します」と頭に付け、右下に「以上」とそえて結びます。

出張や営業報告書であれば、行った場所、期間、同伴メンバーを書きます。スペースがあれば箇条書きに。無い場合は括弧や記号などを入れ、わかりやすいように工夫しましょう。

次に目的を書きます。ただ何となく顧客を増やすために外回りの営業をしていたり、言われたからとりあえず出張に行ってきたと言うのでは会社側だって給料を払うのももったいないと思ってしまいます。

営業ならどの製品の交渉のために行っているのか、出張ならどんな情報を得るために行ったのか、会社にとってメリットのある目的を書かなくては会社は無駄金を投資したことのなってしまいます。

ただ意味も無く外回りでブラブラしているわけではないことをアピールしたいですが、長々と書くのは禁物。短文で書くのが基本です。適切な言葉を使い、ぱっと見てわかるような文にしましょう。

このクライアントにこの商品を売りたい、この知識を習得して会社に貢献したいという自分自身の目標を提示する欄です。不要な人物と思われないように、達成可能で有意義な目標を立てましょう。

箇条書き等も織り交ぜ見やすくわかりやすく書くこと

ここでようやく本文です。本文においても短文でわかりやすく書くルールは同じです。研究開発の報告書など、報告内容が数枚になるような場合は内容を簡単にまとめた要約を最初に付けましょう。

多くの報告書に目を通す上層部のことを考え、箇条書き等も織り交ぜながら見やすくわかりやすい報告書を心がけましょう。

報告書はあなたの感想文ではありません。がんばったことを認めてもらいたいことが目的ですが、心情などを書いても逆効果で、読むのが面倒になるばかり。

管理職が読みたい報告書の内容は 下記の4つ。経営判断に必要な情報を 具体的な金額や数量などを織り交ぜながら報告できたら最高の報告書になるはずです。

1 現状がどうなっていて、どのように処理をしたのかという報告

2 何がいけないのかという問題提起

3 対応策の提案

4 具体的な数値データ、現場の写真等上層部が客観的に判断できる資料や今後の経営戦略に役立つ資料

あなたは管理職ではないので、「今後はこうするべきだ」という訴えや「この会社はここが間違っている」といったような上層部への批判は、読んでいる人にとっても面白く感じないもの。社内の人間であっても、お客様に報告するような気持ちで書いた方が良いでしょう。

現状と問題点など、具体的な資料をそえて報告

本来、展示会や勉強会などの出張は 経営方針を考える上層部が行くべきですが、代わりにあなたが行くのであれば上司の目線になって知識や情報を集め、それを報告しなければいけません。

相手に読みやすく貴重な情報がたくさんあり、経営判断や経営戦力に重要な意味を持つデータを上げることで あなたへの報酬が発生するのですから報告書はきちんと書きましょう。

クレームの報告でも、重要なミスを改善されないままにしていると会社を危機に陥れかねない場合があります。個人的な意見ではなく、現状と問題点、具体的な資料をそえて上層部に報告し判断してもらうことが大切です。

また、クレーム処理はあなたの実力が試されるチャンス。ピンチをチャンスに生かし、信頼を熱いものにできたのなら報告書で大いに認めてもらいましょう。中途半端な報告書では、せっかくの苦労も小さい物になってしまいます。

何がいけなかったのか、どういう対策が必要なのか、今後の会社経営に大いに貢献できる報告書が書くことが出来るようになれば 出世も間違いないでしょう。