仕事は複数同時進行がいい？一つずつ片づけるのがいい？

どんな仕事も一つずつやりましょうって事は有りませんよね。同時に沢山の仕事をこなさなくてはなりません。

しかし、その沢山の仕事のこなし方は人それぞれ。沢山の仕事を同時進行で片づける人もいれば、一つずつ片づける人もいます。果たしてどちらが効率が良いのでしょうか？

例えばパソコンで文章を書く仕事をしている間に、同じパソコン画面に出していたメール画面に他の仕事のメールが届きました。更に携帯電話にメール下さいとのメッセージが届きました。

文章の仕事。パソコンに来たメール返信の仕事。携帯に来た電話下さいに対しての電話と、同時に３つの仕事が来た訳です。こんな時にどう対処するか。人それぞれ仕事のスタイルや考え方、慣れなどの様々な要因が有りますから、一概に言えないと思われているかも知れません。

例えば、文章を書く手を一旦止めて、電話をかけながら、メールを返信して、文章を書く仕事に戻る同時進行タイプの人もいるかと思えば、文章の仕事を終えて、その後、電話をして、それが終わってからメールを返信するという風に、一つ一つこなしていく人もいます。さて、あなたは一体どちらのタイプでしょうか？

一つずつこなした方が良いと思う人

一つずつこなした方が良いと思う人の多くは、自分自身は不器用だと思われている方が多い様です。ですので、同時進行で仕事を片付けるのでは無く、一つずつ着実にこなしていく方が良いと考えられている様です。

話は飛躍しますが、戦国時代に三つの敵部隊が襲って来たとします。それぞれ同時に反撃をしたのではこちらの部隊を３つに分散しないといけませんから、一つずつ敵の部隊を倒していくという戦術が有ります。これを各個撃破と言います。一つずつ仕事を片づける方は各個撃破型の仕事術です。

同時進行でこなした方が良いと思う人

逆に同時進行でこなした方が良いと思う人の多くは、自分自身は器用だと思われている方が多い様です。例え集中している時に他の仕事がパッと入って来ても、それも同時に対応して片づける事が出来るのです。

こういう方はサイドビジネスを持っても、本業と上手く両立させる事が出来る方で、頭の切り替えが得意の方の様です。

私は今まで同時進行が良いと思ってました

私の個人的なお話で恐縮ですが、私は昔は同時進行が良いと思っていました。例えば今回の例で言いますと、文章を書くという比較的長い時間がかかる仕事をしている時に、ちょっとメールを返信するだけですむ仕事や、一本電話をかけるだけで良い仕事であれば、直ぐに対応した方が効率が良いと思っていたのです。

タイムリーに対応しないと、メールも電話もたまっていき、結果的に後からやらなければならない事を覚えておいて意識し続ける必要も有りますし、忘れるリスクも有ると思っていたのです。

ですから、私はビジネスメールの返信マナーは２４時間以内で良いのにも関わらず、すぐに返信しておりましたし、電話で約束した事も、期限よりも圧倒的に早く回答をしておりました。しかし、どうやら人の脳の構造を考えると各個撃破型の方が効率が良い様です。

脳の構造を考えると

実は人間の脳は、一つ一つの仕事を片付けて行く方が効率が良い様に出来ているらしいです。仕事をする時に組みあがっていくワーキングメモリーというのが有ります。一つの仕事をして、ワーキングメモリーを形成し、その仕事を達成したら解体されるのですが、もしも同時進行で仕事をしたらどうなるのでしょうか？

文章を書いている時に作ったワーキングメモリー、しかしメール対応をした時点で一旦崩れてしまって、メール対応用に作り直すんです。更に電話を掛ける時にも一旦崩れて作り直します。

つまり、一つの仕事を行う時に作られるワーキングメモリーが、他の仕事のチャチャが入る度に崩れてしまい、作り直す必要が発生しますから、その段取り効率がとても悪いんだそうです。ですので、仕事はなるべく一つずつ片づけた方が効率が良いという事になる訳です。

ですから、自分自身が今はこの仕事をする。その間はメールも電話も出ないと決めておいて、仕事のプランをしっかりと作っておく方が良いですね。万が一それでも同時進行の必要に迫られた場合は、なるべく同じ種類の仕事を合わせた方が良いようですよ。

仕事で大切なのはやはり効率。効率を上げて能率も上げる工夫を考えたプランニングを行いましょう。少々乱暴な言い方かもしれませんが、同じ種類の仕事を各個撃破の考え方で行うには、他人のペースに巻き込まれてはいけません。マイペースで仕事を行う必要が有りますから、周りの人の仕事との折り合いも上手く考えておかなければいけませんよ。