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1ヶ月後には信頼される?意外と知らない新人教育のポイント!事務編

事務所に新人さんが入ってくる!しかも教育係をまかされた!!どんな人かもわからないし、教えるの苦手だし、ちょっと憂鬱だなぁ~。

と思っているあなた!!教えるのが下手?いやいや大丈夫!仕事の中身を教える前に心がけることがあることがあるんです。

自分のキャラは2週間隠せ

会社に限らず初対面だと相手の印象一つで調子がくるう時ありませんか?ましてや第一印象でちょっと癖のありそうなタイプだったり、できそうなタイプだったりするとドキドキ。でもよく考えればそれはたぶん相手も同じこと。どんな風に思われたい…とか気合も入るでしょうが、まずは2週間は自分のキャラクターを隠してみましょう!

じゃぁ、どんな人でいればいいの?簡単です!!それは…『親切な人』!!一言で言われても考えてしまいますか?人それぞれ親切だと思う度合いは違うのかもしれませんね。でも自分が思う“親切”でいいのです。お節介とは違いますよ!できないからと言ってなんでも代わりにやってあげては新人さんにとっては不親切ですから!!

これって当たり前に思いますか?そうですよね。…でも現場では、あれもこれもと忙しくてイライラして教えてる場合じゃないっていうオーラをだしまくり。なんて上司いますよね。なにもかもわからない新人さんにとってはただでさえ気持ちがオロオロすることでしょうね。

たしかにわからなくもないですが忙しければ一言!!“今は手が離せないけれどあとでもいいですか?”と親切に伝えてあげましょう。もしアップアップになってしまったら必ずあとでフォローの一言もお忘れなく!

コピーやお茶出しは一番に

仕事内容はもちろんのこと新人さんにとってはどこに何があるのか?コピー機は使ったことあるけどこのコピー機は機能がいっぱいあって難しそう。などとまどうことはたくさん!まずは社内を案内して誰にでもできそうな仕事をおしえてあげましょう。

お茶出しがある会社ならこれは誰のコップでいつも何時にいれている、とか。これがたまっていたらファイリングしてね、とか。教育係といえど、急ぎの仕事中に気長に教えてあげられないことも多々あるはず。そんな時でも新人さんが手持ち無沙汰にならないように仕事をふってあげましょう。

電話対応は積極的にやらせよう

新人さんにとってはいきなりやりたくない仕事の1つが電話応対なのでは?でもそこは敢えて積極的にやってもらうようにしてみましょう。電話応対や来客応対は会社の顔ともいえます。そのため教える側も相手に失礼がないように!!と電話に出させるのを後回しにさせる気持ちがうまれることでしょう。でもそれを敢えて最初からやらせてみるのです。

まったくわからない状態で対応したとしても、必死にメモをし、伝言をまわすために書いて伝えて、それを何度かくりかえし対応することで仕事の動線がなんとなく見えてくるはずです!

もちろん教える側も最初はいつでもフォローできるようスタンバイした状態で、隣にいてメモでフォローしたり…そして、できれば受話器をおいた直後に相手先の説明や社内で誰が担当していることが多いのか…などつながりも説明できたら最高ですね!

電話応対はほかの仕事も効率よくこなすことができるきっかけになるはずです。あっ、おわかりだとは思いますが、もちろん最初に社内での基本トークや重要ポイントは伝え、2~3回お手本をみせたうえで(笑)!

叱るのは3度目から

人間だれでも間違いはあるもの。それがはじめてやることならなおさら。逆に間違えることで覚えることってたくさんありますよね?教えた側からすると同じ間違いをされるとイラっとすることもあるでしょう。けれど2度の間違いまでは心広く対応してあげましょう!さらに「なぜ間違えたと思う?」と聞いて次は同じ理由での間違いがないようにしてあげましょう。

ただし同じ間違いを3回。これはなにか問題がありそうです。ほんとはわかってないのにわかってるフリをしたか?それともそもそも何かを勘違いしているか。はたまた“わからないことがわからない”というパターンか。

中には能力的にゆっくりタイプの人もいます。そういう場合は他の人より少しだけ気を長くもつ必要はありますが…。なんにしても仕事にミスが許されないことがほとんどです!今後のためにもそれを意識させなくてはなりません!!原因をみつけて叱りましょう!

いかがでしたか?これならできますよね?仕事の内容を教え込む前にまずは不安な気持ちいっぱいな新人さんに安心してもらうということです!!ここでなら頑張れそう!!この人に教えてもらえてよかった!!って思ってもらえたらいいですね!

最後に…もちろん悪いうわさ話や裏話は厳禁ですよ!どうしても…って方は最低1ヶ月は待ちましょう(笑) なにより信用してもらってなんぼですから…!!がんばってくださいね!